Utgångsdatum vid lagerinventering

Artiklar med utgångsdatum ska räknas per lot, och utgångsdatumet ska vara rätt när inventeringen bokförs. Ändå är det inte självklart var man skriver datumet i BC, och det beror på hur lagret är uppsatt. Artikeln visar vad standard gör i journaler och i fysiska lagerorder och vad man själv bör kontrollera. Här är en kort vägledning. Du får också en checklista.

Journal eller dokument

BC kan inventera på två sätt. Det ena är Phys. Inventory Journal och, för lagerställen med styrd placering och plockning, Whse. Phys. Inventory Journal. Det andra är dokument: Physical Inventory Order med tillhörande inräkningar. Dokumenten ger mer kontroll och kan fördelas på flera medarbetare, men de går inte att använda om lagret använder zoner.

Utgångsdatum i journaler

Enligt Microsoft Learn är fälten för lot, serienummer, garantidatum och utgångsdatum tillgängliga i Whse. Phys. Inventory Journal på lagerställen med styrd placering och plockning när artikelspårning är aktiverad. Posten registreras och därefter synkroniserar man med artikelposterna.

I en vanlig artikeljournal kan man aktivera Item Tracking on Lines på journalkörningen. Då blir fälten Lot No., Serial No., Expiration Date och Warranty Date tillgängliga på raden. Det går också att göra via Edit in Excel.

Utgångsdatum i Physical Inventory Order

På en Physical Inventory Order aktiveras fältet Use Item Tracking automatiskt om artikeln har en artikelspårningskod. Det finns då en rad per lotnummer eller serienummer på inräkningen, och man använder Copy Line för att skapa dem. Det förväntade antalet per lot syns under artikelspårningsraderna.

I Learns beskrivning av inräkningsdokument nämns lot, serienummer och paketnummer. Utgångsdatum nämns inte för inräkningsraderna. Det betyder inte att fältet saknas, men vi har inte kunnat bekräfta det. Kontrollera själva på en inräkningsrad i en testmiljö.

Rätta utgångsdatum i efterhand

Om utgångsdatumet är fel på en lot kan det rättas i Reclassification Journal. Välj lotnumret och skriv det nya utgångsdatumet i fältet New Expiration Date. Läs reglerna noga:

Rättar ni utgångsdatumet på samma lotnummer ska hela loten omklassificeras på en journalrad.
Slår ni ihop flera lotter till en ny lot ska alla få samma nya utgångsdatum.
Flyttar ni en lot till en befintlig lot med ett annat utgångsdatum ska ni använda den befintliga lotens datum.
Är fältet New Expiration Date tomt omklassificeras loten med tomt utgångsdatum.

Checklista före inventering av artiklar med hållbarhetstid

Se till att varje artikel har en artikelspårningskod med lot och utgångsdatum. Testa om ert inventeringsflöde visar utgångsdatum för de lotter som räknas. Bestäm vem som får ändra datum. Och tänk på att avvikelser i en lot också kan bero på felaktig mottagning och inte på inventeringen.

Därför spelar datumet roll

Utgångsdatumet styr vilka lotter som föreslås först vid utgående transaktioner. Learn nämner att artiklar med det tidigaste utgångsdatumet föreslås först vid omklassificering, och det finns en metod som heter FEFO-plockning. Ett felaktigt datum kan därför ge kasserade varor, felaktiga leveranser eller ett fel i värderingen. Därför är det värt att få datumet rätt redan vid inventeringen och inte först när kunden klagar. Gör ett stickprov på lotter med nära datum före varje stängning och jämför den fysiska etiketten med datumet i BC.

Idén på vår lista

Idén om att registrera utgångsdatum direkt på inventeringsorder och inräkningar har 235 röster hos Microsoft. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.