Utløpsdato ved lagertelling

Varer med utløpsdato skal telles per lot, og utløpsdatoen må være riktig når tellingen bokføres. Likevel er det ikke åpenbart hvor man skriver datoen i BC, og det avhenger av hvordan lageret er satt opp. Artikkelen viser hva standard gjør i journaler og i fysiske lagerordrer, og hva du må sjekke selv. Her er en kort veiledning. Du får også en sjekkliste.

Journal eller dokument

BC kan telle på to måter. Den ene er den fysiske lagerjournalen (Phys. Inventory Journal) og, for lokasjoner med styrt plassering og plukk, lagerjournalen for fysisk lager (Whse. Phys. Inventory Journal). Den andre er dokumenter: fysisk lagerordre (Physical Inventory Order) med tilhørende tellinger. Dokumentene gir mer kontroll og kan fordeles på flere medarbeidere, men de kan ikke brukes hvis lageret bruker soner.

Utløpsdato i journaler

Ifølge Microsoft Learn er feltene for lot, serienummer, garantidato og utløpsdato tilgjengelige i Whse. Phys. Inventory Journal på lokasjoner med styrt plassering og plukk, når varesporing er slått på. Posten registreres, og etterpå synkroniserer man med varepostene.

I en vanlig varejournal (Item Journal) kan man slå på Use Item Tracking on Lines på journalkjøringen. Da blir feltene Lot No., Serial No., Expiration Date og Warranty Date tilgjengelige på linjen. Det kan også gjøres via Edit in Excel.

Utløpsdato i fysiske lagerordrer

På en fysisk lagerordre slås feltet Use Item Tracking automatisk på hvis varen har en varesporingskode. Det er da én linje per lotnummer eller serienummer på tellingen, og man bruker Copy Line to for å opprette dem. Forventet antall per lot kan ses under varesporingslinjene.

I Learns beskrivelse av telledokumenter nevnes lot, serienummer og pakkenummer. Utløpsdato er ikke nevnt for tellelinjene. Det betyr ikke at feltet mangler, men vi har ikke kunnet bekrefte det. Sjekk det selv på en tellelinje i et testmiljø.

Rette utløpsdato i etterkant

Hvis utløpsdatoen er feil på en lot, kan den rettes i Reclassification Journal. Velg lotnummeret, og skriv den nye utløpsdatoen i feltet New Expiration Date. Les reglene nøye:

Hvis utløpsdatoen rettes på samme lotnummer, må hele loten omklassifiseres på én journallinje.
Hvis flere lotter samles i én ny lot, må alle få den samme nye utløpsdatoen.
Hvis en lot flyttes til en eksisterende lot med en annen utløpsdato, må du bruke den eksisterende lotens dato.
Hvis feltet New Expiration Date er tomt, omklassifiseres loten med tom utløpsdato.

Sjekkliste før telling av holdbare varer

Sørg for at hver vare har en varesporingskode med lot og utløpsdato. Test om tellerutinen deres viser utløpsdato for lottene som telles. Bestem hvem som har lov til å rette datoer. Og vær oppmerksom på at avvik i en lot også kan skyldes feil mottak og ikke telling.

Hvorfor datoen betyr noe

Utløpsdatoen styrer hvilke lotter som foreslås først ved utgående transaksjoner. Learn nevner at varer med tidligste utløpsdato foreslås først når man omklassifiserer, og at det finnes en metode som heter plukk etter FEFO. En feil dato kan derfor gi kasserte varer, feil leveranser eller feil verdsettelse. Derfor er det verdt å få datoen riktig allerede i tellingen og ikke først når kunden klager. Ta en stikkprøve av lotter med tette datoer før hver lukking, og sammenlign den fysiske etiketten med datoen i BC.

Ideen på listen vår

Ideen om å registrere utløpsdato direkte på tellingsordrer og -registreringer har 235 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.