Udløbsdato ved lageroptælling

Varer med udløbsdato skal tælles pr. lot, og udløbsdatoen skal være rigtig, når optællingen bogføres. Alligevel er det ikke indlysende, hvor man skriver datoen i BC, og det afhænger af, hvordan lageret er sat op. Artiklen viser, hvad standard gør i kladder og i fysiske lagerordrer, og hvad man selv skal tjekke. Her er en kort vejledning. Du får også en tjekliste.

Kladde eller dokument

BC kan optælle på to måder. Den ene er den fysiske lagerkladde og, for lokationer med styret placering og pluk, lagerkladden for fysisk lager. Den anden er dokumenter: fysisk lagerordre med tilhørende optællinger. Dokumenterne giver mere kontrol og kan fordeles på flere medarbejdere, men de kan ikke bruges, hvis lageret bruger zoner.

Udløbsdato i kladder

Ifølge Microsoft Learn er felterne for lot, serienummer, garantidato og udløbsdato tilgængelige i lagerkladden for fysisk lager på lokationer med styret placering og pluk, når varesporing er slået til. Posten registreres, og bagefter synkroniserer man med varepostene.

I en almindelig varekladde kan man slå Varesporing på linjer til på kladdekørslen. Så er felterne Lotnr., Serienr., Udløbsdato og Garantidato tilgængelige på linjen. Det kan også gøres via Rediger i Excel.

Udløbsdato i fysiske lagerordrer

På en fysisk lagerordre sættes feltet Brug varesporing automatisk til, hvis varen har en varesporingskode. Der er så en linje pr. lotnummer eller serienummer på optællingen, og man bruger Kopiér linje til at oprette dem. Det forventede antal pr. lot kan ses under varesporingslinjerne.

I Learns beskrivelse af optællingsdokumenter nævnes lot, serienummer og pakkenummer. Udløbsdato er ikke nævnt for optællingslinjerne. Det betyder ikke, at feltet mangler, men vi har ikke kunnet bekræfte det. Tjek det selv på en optællingslinje i et testmiljø.

Rettelse af udløbsdato bagefter

Er udløbsdatoen forkert på et lot, kan den rettes i omklassificeringskladden. Vælg lotnummeret, og skriv den nye udløbsdato i feltet Ny udløbsdato. Læs reglerne nøje:

Rettes udløbsdatoen på samme lotnummer, skal hele lotten omklassificeres på én kladdelinje.
Samles flere lots i ét nyt lot, skal alle få den samme nye udløbsdato.
Flyttes en lot til et eksisterende lot med en anden udløbsdato, skal du bruge det eksisterende lots dato.
Er feltet Ny udløbsdato tomt, omklassificeres lotten med tom udløbsdato.

Tjekliste før optælling af holdbare varer

Sørg for, at hver vare har en varesporingskode med lot og udløbsdato. Test, om jeres optællingsflow viser udløbsdato for de lots, der tælles. Beslut, hvem der må rette datoer. Og vær opmærksom på, at afvigelser i en lot også kan skyldes forkert modtagelse og ikke optælling.

Hvorfor datoen betyder noget

Udløbsdatoen styrer, hvilke lots der foreslås først ved udgående transaktioner. Learn nævner, at varer med den tidligste udløbsdato foreslås først, når man omklassificerer, og der findes en metode, der hedder pluk efter FEFO. En forkert dato kan derfor give kasserede varer, forkerte leveringer eller en uriktig værdiansættelse. Derfor er det værd at få datoen rigtig allerede i optællingen og ikke først, når kunden klager. Lav en stikprøve af lots med tætte datoer før hver lukning, og sammenlign den fysiske etiket med datoen i BC.

Idéen på vores liste

Idéen om at registrere udløbsdato direkte på optællingsordrer og -registreringer har 235 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.