Ablaufdatum bei der Inventur

Artikel mit Ablaufdatum müssen pro Charge gezählt werden, und das Ablaufdatum muss stimmen, wenn die Inventur gebucht wird. Trotzdem ist nicht offensichtlich, wo man das Datum in BC einträgt, und es hängt davon ab, wie das Lager eingerichtet ist. Der Artikel zeigt, was der Standard in Journalen und in physischen Inventuraufträgen tut und was Sie selbst prüfen sollten. Hier eine kurze Anleitung. Sie erhalten außerdem eine Checkliste.

Journal oder Beleg

BC kann auf zwei Arten zählen. Die eine ist das Phys. Inventory Journal und, für Lagerorte mit gelenkter Einlagerung und Kommissionierung, das Whse. Phys. Inventory Journal. Die andere sind Belege: der Physical Inventory Order mit den zugehörigen Erfassungen. Die Belege bieten mehr Kontrolle und lassen sich auf mehrere Mitarbeiter verteilen, können aber nicht verwendet werden, wenn das Lager Zonen nutzt.

Ablaufdatum in Journalen

Laut Microsoft Learn stehen die Felder für Charge, Seriennummer, Garantiedatum und Ablaufdatum im Whse. Phys. Inventory Journal an Lagerorten mit gelenkter Einlagerung und Kommissionierung zur Verfügung, wenn die Artikelverfolgung aktiviert ist. Der Posten wird erfasst, und anschließend synchronisieren Sie mit den Artikelposten.

In einem gewöhnlichen Item Journal können Sie am Journal Batch die Option Item Tracking on Lines einschalten. Dann stehen die Felder Lot No., Serial No., Expiration Date und Warranty Date in der Zeile zur Verfügung. Das ist auch über Edit in Excel möglich.

Ablaufdatum in physischen Inventuraufträgen

Auf einem Physical Inventory Order wird das Feld Use Item Tracking automatisch eingeschaltet, wenn der Artikel einen Artikelverfolgungscode hat. Dann gibt es in der Erfassung eine Zeile pro Chargennummer oder Seriennummer, die Sie mit Copy Line anlegen. Die erwartete Menge pro Charge sehen Sie unter den Artikelverfolgungszeilen.

In der Beschreibung der Erfassungsbelege bei Learn werden Charge, Seriennummer und Paketnummer erwähnt. Das Ablaufdatum wird für die Erfassungszeilen nicht erwähnt. Das heißt nicht, dass das Feld fehlt, aber wir konnten es nicht bestätigen. Prüfen Sie es selbst an einer Erfassungszeile in einer Testumgebung.

Ablaufdatum nachträglich korrigieren

Ist das Ablaufdatum bei einer Charge falsch, kann es im Reclassification Journal korrigiert werden. Wählen Sie die Chargennummer und tragen Sie das neue Ablaufdatum im Feld New Expiration Date ein. Lesen Sie die Regeln genau:

Korrigieren Sie das Ablaufdatum bei derselben Chargennummer, muss die gesamte Charge in einer Journalzeile umgebucht werden.
Werden mehrere Chargen zu einer neuen Charge zusammengeführt, müssen alle dasselbe neue Ablaufdatum erhalten.
Wird eine Charge in eine bestehende Charge mit anderem Ablaufdatum verschoben, müssen Sie das Datum der bestehenden Charge verwenden.
Ist das Feld New Expiration Date leer, wird die Charge mit leerem Ablaufdatum umgebucht.

Checkliste vor der Inventur haltbarer Artikel

Stellen Sie sicher, dass jeder Artikel einen Artikelverfolgungscode mit Charge und Ablaufdatum hat. Testen Sie, ob Ihr Inventurablauf das Ablaufdatum der gezählten Chargen anzeigt. Legen Sie fest, wer Daten korrigieren darf. Und beachten Sie, dass Abweichungen in einer Charge auch von einem falschen Wareneingang herrühren können und nicht von der Zählung.

Warum das Datum wichtig ist

Das Ablaufdatum steuert, welche Chargen bei Ausgangsbuchungen zuerst vorgeschlagen werden. Learn erwähnt, dass bei der Umbuchung Artikel mit dem frühesten Ablaufdatum zuerst vorgeschlagen werden, und es gibt eine Methode namens Kommissionierung nach FEFO. Ein falsches Datum kann deshalb zu verworfener Ware, falschen Lieferungen oder einer falschen Bewertung führen. Darum lohnt es sich, das Datum schon bei der Inventur richtig zu erfassen und nicht erst, wenn sich der Kunde beschwert. Machen Sie vor jedem Abschluss eine Stichprobe von Chargen mit nahen Daten und vergleichen Sie das physische Etikett mit dem Datum in BC.

Die Idee auf unserer Liste

Die Idee, das Ablaufdatum direkt in Inventuraufträgen und Erfassungen zu erfassen, hat bei Microsoft 235 Stimmen. Bei Addverk sammeln wir Ideen für kleine Apps, die solche Lücken schließen könnten. Es sind Ideen, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können. Die Liste der 30 Ideen finden Sie auf der Seite In Planung. Dort sehen Sie, welche davon dem ähneln, was Ihnen selbst fehlt.