Data ważności przy inwentaryzacji

Towary z datą ważności trzeba liczyć na partię, a data ważności musi być poprawna w chwili księgowania inwentaryzacji. Mimo to nie jest oczywiste, gdzie w BC wpisać datę, a zależy to od konfiguracji magazynu. Artykuł pokazuje, co robi standard w dziennikach i w zleceniach inwentaryzacji, oraz co trzeba sprawdzić samemu. To krótka instrukcja. Dostajesz też listę kontrolną.

Dziennik czy dokument

BC pozwala liczyć na dwa sposoby. Pierwszy to dziennik inwentaryzacji i, dla lokalizacji z kierowanym odkładaniem i pobraniem, Whse. Phys. Inventory Journal. Drugi to dokumenty: Physical Inventory Order z powiązanymi rejestracjami liczenia. Dokumenty dają większą kontrolę i można je rozdzielić między kilku pracowników, ale nie da się ich użyć, jeśli magazyn korzysta ze stref.

Data ważności w dziennikach

Według Microsoft Learn pola partii, numeru seryjnego, daty gwarancji i daty ważności są dostępne w Whse. Phys. Inventory Journal na lokalizacjach z kierowanym odkładaniem i pobraniem, gdy włączone jest śledzenie towaru. Pozycję się rejestruje, a potem synchronizuje z pozycjami towarowymi.

W zwykłym dzienniku towarowym (Item Journal) można włączyć na partii dziennika opcję Use Item Tracking. Wtedy pola Lot No., Serial No., Expiration Date i Warranty Date są dostępne w linii. Można to zrobić także przez Edit in Excel.

Data ważności w zleceniach inwentaryzacji

Na Physical Inventory Order włącza się pole Use Item Tracking automatycznie, jeśli towar ma kod śledzenia. Wtedy w liczeniu jest jedna linia na numer partii lub numer seryjny, a tworzy się je akcją Copy Line. Oczekiwaną ilość na partię widać pod liniami śledzenia towaru.

W opisie dokumentów liczenia na Learn wymieniono partię, numer seryjny i numer paczki. Daty ważności dla linii liczenia nie wymieniono. To nie znaczy, że pola brakuje, ale nie udało nam się tego potwierdzić. Sprawdź to sam na linii liczenia w środowisku testowym.

Poprawianie daty ważności po fakcie

Jeśli data ważności partii jest błędna, można ją poprawić w dzienniku reklasyfikacji (Reclassification Journal). Wybierz numer partii i wpisz nową datę w polu New Expiration Date. Przeczytaj uważnie zasady:

Jeśli poprawiasz datę ważności na tym samym numerze partii, całą partię trzeba reklasyfikować w jednej linii dziennika.
Jeśli łączysz kilka partii w jedną nową, wszystkie muszą dostać tę samą nową datę ważności.
Jeśli przenosisz partię do istniejącej partii z inną datą ważności, musisz użyć daty istniejącej partii.
Jeśli pole New Expiration Date jest puste, partia jest reklasyfikowana z pustą datą ważności.

Lista kontrolna przed liczeniem towarów z terminem

Zadbaj, żeby każdy towar miał kod śledzenia z partią i datą ważności. Sprawdź, czy Wasz przepływ liczenia pokazuje datę ważności dla liczonych partii. Zdecyduj, kto może poprawiać daty. I pamiętaj, że różnice w partii mogą wynikać też z błędnego przyjęcia, a nie z liczenia.

Dlaczego data ma znaczenie

Data ważności decyduje o tym, które partie są proponowane jako pierwsze przy transakcjach wychodzących. Learn wspomina, że przy reklasyfikacji jako pierwsze proponowane są towary o najwcześniejszej dacie ważności, a istnieje też metoda pobierania według FEFO. Błędna data może więc oznaczać wyrzucone towary, błędne dostawy lub nieprawidłową wycenę. Dlatego warto ustalić poprawną datę już przy liczeniu, a nie dopiero wtedy, gdy klient reklamuje towar. Przed każdym zamknięciem zrób próbę partii o bliskich datach i porównaj fizyczną etykietę z datą w BC.

Pomysł z naszej listy

Pomysł rejestrowania daty ważności bezpośrednio na zleceniach i rejestracjach inwentaryzacji ma u Microsoftu 235 głosów. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.