Undvik att ordrar under godkännande skrivs ut och skickas

En order som skickats för godkännande bör inte lämna huset innan den är godkänd. Ändå kan en order som väntar på godkännande ofta både skrivas ut och skickas. Artikeln förklarar vad status väntar på godkännande gör i Business Central, vad workflowets spärr omfattar och vilka praktiska regler som kan fylla luckan. Du får också en bedömning av hur stor risken egentligen är och när en teknisk spärr är värd att överväga.

Vad godkännande låser

När ett dokument skickas för godkännande ändras statusen från öppen till väntar på godkännande. Microsoft Learn skriver att dokumentet är låst för bearbetning tills alla godkännare har godkänt. Därefter blir statusen frisläppt.

Det betyder att ordern inte kan redigeras eller bokföras medan den väntar. Learn säger inte att utskrift och sändning är spärrade.

Det är värt att testa på en testorder: skicka en inköpsorder för godkännande och se vilka åtgärder som fortfarande är aktiva på sidan. Då vet ni exakt vad er version tillåter och kan skriva reglerna därefter.

Vad spärren i workflow omfattar

Business Central har två workflowsvar som lägger till och tar bort en spärr på en post. Learn skriver att standard stöder spärr för bokföring, för export som betalning och för utskrift som check. Ska andra åtgärder spärras krävs det att en partner anpassar koden.

Utskrift eller sändning av en inköpsorder finns alltså inte på listan. Idén om att inaktivera utskrift av inköpsordrar som väntar på godkännande har ungefär 163 röster på Microsofts idéportal.

Observera att spärren är uppsatt som workflowsvar, så den styrs av er uppsättning. Det är inget ni ska välja bort på varje order.

Praktiska regler i dag

Gör regeln synlig. En liten notering i rutinbeskrivningen och en fast kolumn för status i orderlistan gör det lättare att hålla.

Sätt datum på regeln och gå igenom den när ni får nya medarbetare.

Skicka bara frisläppta ordrar. Lär teamet att sortera eller filtrera listan på status frisläppt innan de skickar något. Du kan spara filter så att det blir ett klick.
Använd godkännande vid skapande. Learn nämner skapande av inköpsordrar som händelse, så du kan starta godkännandet automatiskt i stället för att vänta på att någon kommer ihåg att trycka.
Ta bort utskriftsbehörigheten från dem som inte bör skicka. Behörigheter kan ändras per användare eller grupp, men det är ett grovt verktyg, så testa noga.
Skriv in det i rutinen: en order skickas aldrig till leverantören innan godkännaren har svarat.

Vad en utskrift gör i systemet

Learn skriver att antalet utskrifter uppdateras på dokument, även när man skickar dem som e-post, eftersom en PDF skapas. Siffran uppdateras även om e-postmeddelandet inte skickas. Om arkivering är påslagen skapas dessutom en ny arkiverad version vid utskrift, nedladdning och e-post. Det kan användas för att upptäcka att en order skickades innan den var godkänd.

Använd den arkiverade versionen som kontroll i motsatt riktning: titta på ordrar som har skickats och kontrollera att godkännandet var avslutat före dess.

Hur stor är risken

Risken beror på vad som skickas. Skickar ni inköpsordrar till leverantörer kan en oavsiktligt skickad order leda till leverans och en faktura ni inte har godkänt. Skickar ni orderbekräftelser till kunder kan ni lova något som inte är klarlagt internt.

Om det sker sällan kan en rutin och ett stickprov vara nog. Om det sker ofta, eller om beloppen är stora, är det värt att titta på en teknisk spärr. Börja med att räkna hur många gånger det hände under det senaste kvartalet genom att titta på arkiverade versioner och skickade e-postmeddelanden.

Idén

Print Guard finns på vår lista över möjliga appar. Den ska spärra utskrift och sändning medan godkännandet väntar. Det är en idé vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag.