Hindre at ordrer under godkjenning blir skrevet ut og sendt

En ordre som er sendt til godkjenning, bør ikke forlate huset før den er godkjent. Likevel kan en ordre som venter på godkjenning, ofte både skrives ut og sendes. Artikkelen forklarer hva statusen venter på godkjenning gjør i Business Central, hva sperren i workflyten dekker, og hvilke praktiske regler som kan fylle hullet. Du får også en vurdering av hvor stor risikoen egentlig er, og når en teknisk sperre er verdt å vurdere.

Hva godkjenning låser

Når et dokument sendes til godkjenning, skifter statusen fra åpen til venter på godkjenning. Microsoft Learn skriver at dokumentet er låst for behandling til alle godkjennere har godkjent. Deretter blir statusen frigitt.

Det betyr at ordren ikke kan redigeres eller bokføres mens den venter. Learn sier ikke at utskrift og sending er sperret.

Det er verdt å teste på en testordre: send en innkjøpsordre til godkjenning, og se hvilke handlinger som fortsatt er aktive på siden. Da vet dere nøyaktig hva deres versjon tillater, og kan skrive reglene ut fra det.

Hva sperren i workflyten dekker

Business Central har to workflytsvar som legger til og fjerner en sperre på en post. Learn skriver at standard støtter å sperre for bokføring, for eksport som betaling og for utskrift som sjekk. Skal andre handlinger sperres, krever det at en partner tilpasser koden.

Utskrift eller sending av en innkjøpsordre er altså ikke på listen. Ideen om å deaktivere utskrift av innkjøpsordrer som venter på godkjenning, har omtrent 163 stemmer på Microsofts ideportal.

Legg merke til at sperren er satt opp som workflytsvar, slik at den styres av deres oppsett. Den er ikke noe dere skal velge bort på hver ordre.

Praktiske regler i dag

Gjør regelen synlig. En liten note i prosedyrebeskrivelsen og en fast kolonne for status i ordrelisten gjør det lettere å holde.

Sett dato på regelen, og gå gjennom den når dere får nye medarbeidere.

Send bare frigitte ordrer. Lær teamet å sortere eller filtrere listen på status frigitt før de sender noe ut. Du kan lagre filtre, slik at det er ett klikk.
Bruk godkjenning ved opprettelse. Learn nevner opprettelse av innkjøpsordrer som hendelse, slik at du kan starte godkjenningen automatisk i stedet for å vente på at noen husker å trykke.
Ta utskriftsrettigheten fra dem som ikke bør sende. Tillatelser kan endres per bruker eller gruppe, men det er et grovt verktøy, så test grundig.
Skriv det inn i prosedyren: en ordre sendes aldri til leverandøren før godkjenneren har svart.

Hva en utskrift gjør i systemet

Learn skriver at antall utskrifter oppdateres på dokumenter, også når man sender dem som e-post, fordi det opprettes en PDF. Tallet oppdateres selv om e-posten ikke blir sendt. Hvis arkivering er slått på, opprettes det dessuten en ny arkivert versjon ved utskrift, nedlasting og e-post. Det kan brukes til å oppdage at en ordre ble sendt før den var godkjent.

Bruk den arkiverte versjonen som kontroll i motsatt retning: se på ordrer som er sendt, og sjekk at godkjenningen var avsluttet før den tid.

Hvor stor er risikoen

Risikoen avhenger av hva som sendes. Sender dere innkjøpsordrer til leverandører, kan en utilsiktet ordre føre til levering og en faktura dere ikke har godkjent. Sender dere ordrebekreftelser til kunder, kan dere love noe som ikke er avklart internt.

Hvis det skjer sjelden, er en prosedyre og en stikkprøve kanskje nok. Hvis det skjer ofte, eller hvis beløpene er store, er det verdt å se etter en teknisk sperre. Start med å telle hvor mange ganger det skjedde det siste kvartalet, ved å se på arkiverte versjoner og sendte e-poster.

Ideen

Print Guard står på listen vår over mulige apper. Den skal sperre utskrift og sending mens godkjenningen venter. Det er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe i dag.