Voorkom dat orders in goedkeuring worden geprint en verstuurd

Wat goedkeuring vergrendelt

Wanneer een document ter goedkeuring wordt verzonden, wisselt de status van Open naar Pending Approval. Microsoft Learn schrijft dat het document is vergrendeld voor bewerking totdat alle goedkeurders hebben goedgekeurd. Daarna wordt de status Released.

Dat betekent dat de order niet kan worden bewerkt of geboekt terwijl hij wacht. Learn zegt niet dat printen en versturen geblokkeerd zijn.

Het is de moeite waard dit op een testorder te proberen: verzend een inkooporder ter goedkeuring en kijk welke acties op de pagina nog actief zijn. Dan weet u precies wat uw versie toestaat en kunt u de regels daarop afstemmen.

Wat de blokkade in de workflow dekt

Business Central heeft twee workflowreacties die een blokkade op een record toevoegen en verwijderen. Learn schrijft dat standaard het blokkeren van boeken, van export als betaling en van afdrukken als cheque wordt ondersteund. Moeten andere acties worden geblokkeerd, dan moet een partner de code aanpassen.

Het printen of versturen van een inkooporder staat dus niet op de lijst. Het idee om het printen van inkooporders die op goedkeuring wachten uit te schakelen, heeft ongeveer 163 stemmen op het ideeënportaal van Microsoft.

Let op dat de blokkade als workflowreactie is ingesteld, dus wordt bestuurd door uw inrichting. U hoeft hem niet bij elke order zelf te kiezen.

Praktische regels voor nu

Maak de regel zichtbaar. Een korte notitie in de procedurebeschrijving en een vaste kolom voor de status in de orderlijst maken het makkelijker vol te houden.

Zet een datum op de regel en bekijk hem opnieuw wanneer u nieuwe medewerkers krijgt.

• Verstuur alleen vrijgegeven orders. Leer het team de lijst te sorteren of te filteren op status Released voordat ze iets versturen. U kunt filters opslaan, zodat het één klik is.
• Gebruik goedkeuring bij het aanmaken. Learn noemt het aanmaken van inkooporders als gebeurtenis, zodat u de goedkeuring automatisch kunt starten in plaats van te wachten tot iemand eraan denkt op de knop te drukken.
• Haal het printrecht weg bij wie niet mag versturen. Machtigingen kunnen per gebruiker of groep worden gewijzigd, maar het is een grof middel, dus test grondig.
• Schrijf het in de procedure: een order wordt nooit naar de leverancier gestuurd voordat de goedkeurder heeft gereageerd.

Wat een afdruk doet in het systeem

Learn schrijft dat het aantal afdrukken op documenten wordt bijgewerkt, ook wanneer u ze als e-mail verstuurt, omdat er een pdf wordt gemaakt. Het getal wordt bijgewerkt, ook als de e-mail niet wordt verzonden. Als archivering is ingeschakeld, wordt bij afdrukken, downloaden en e-mailen bovendien een nieuwe gearchiveerde versie aangemaakt. Dat kunt u gebruiken om te ontdekken dat een order is verstuurd voordat hij was goedgekeurd.

Gebruik de gearchiveerde versie als controle in de andere richting: kijk naar orders die zijn verstuurd en controleer of de goedkeuring daarvoor was afgerond.

Hoe groot is het risico

Het risico hangt af van wat er wordt verstuurd. Stuurt u inkooporders naar leveranciers, dan kan een onbedoelde order leiden tot een levering en een factuur die u niet hebt goedgekeurd. Stuurt u orderbevestigingen naar klanten, dan kunt u iets beloven dat intern niet is afgestemd.

Gebeurt het zelden, dan is een procedure en een steekproef misschien genoeg. Gebeurt het vaak, of zijn de bedragen groot, dan loont het om naar een technische blokkade te kijken. Begin met tellen hoe vaak het het afgelopen kwartaal is gebeurd, door naar gearchiveerde versies en verzonden e-mails te kijken.

Het idee

Print Guard staat op onze lijst met mogelijke apps. Het moet printen en versturen blokkeren terwijl de goedkeuring loopt. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u vandaag kunt downloaden of kopen.