Jak nie dopuścić do wydruku i wysłania zamówień w trakcie zatwierdzania

Zamówienie wysłane do zatwierdzenia nie powinno opuścić firmy, zanim zostanie zatwierdzone. Mimo to zamówienie oczekujące na zatwierdzenie często można zarówno wydrukować, jak i wysłać. Artykuł wyjaśnia, co robi status oczekuje na zatwierdzenie w Business Central, co obejmuje blokada w przepływie pracy i jakie praktyczne zasady mogą wypełnić lukę. Dostajesz też ocenę, jak duże jest naprawdę ryzyko i kiedy warto rozważyć blokadę techniczną.

Co blokuje zatwierdzanie

Gdy dokument jest wysyłany do zatwierdzenia, status zmienia się z otwarty na oczekuje na zatwierdzenie. Microsoft Learn pisze, że dokument jest zablokowany do przetwarzania, dopóki wszyscy zatwierdzający nie zatwierdzą. Potem status zmienia się na zwolniony.

Oznacza to, że zamówienia nie można edytować ani księgować, gdy czeka. Learn nie mówi, że wydruk i wysyłka są zablokowane.

Warto to sprawdzić na zamówieniu testowym: wyślij zamówienie zakupu do zatwierdzenia i zobacz, które akcje są nadal aktywne na stronie. Wtedy wiecie dokładnie, na co pozwala Wasza wersja, i możecie na tej podstawie napisać zasady.

Co obejmuje blokada w przepływie pracy

Business Central ma dwie odpowiedzi przepływu pracy, które dodają i zdejmują blokadę z zapisu. Learn pisze, że standard obsługuje blokadę księgowania, eksportu jako płatności i wydruku jako czeku. Jeśli trzeba zablokować inne akcje, partner musi dostosować kod.

Wydruk lub wysłanie zamówienia zakupu nie jest więc na liście. Pomysł wyłączenia wydruku zamówień zakupu oczekujących na zatwierdzenie ma około 163 głosów na portalu pomysłów Microsoftu.

Zwróć uwagę, że blokada jest ustawiona jako odpowiedź przepływu pracy, więc zależy od Waszej konfiguracji. Nie jest czymś, co wybierasz na każdym zamówieniu.

Praktyczne zasady na dziś

Uczyńcie zasadę widoczną. Krótka notatka w opisie procedury i stała kolumna ze statusem na liście zamówień ułatwiają jej przestrzeganie.

Dodajcie do zasady datę i przeglądajcie ją, gdy przychodzą nowi pracownicy.

Wysyłaj tylko zwolnione zamówienia. Naucz zespół sortować lub filtrować listę po statusie zwolniony, zanim cokolwiek wyślą. Możesz zapisać filtry, żeby było to jedno kliknięcie.
Używaj zatwierdzania przy tworzeniu. Learn wymienia tworzenie zamówień zakupu jako zdarzenie, więc możesz uruchamiać zatwierdzanie automatycznie zamiast czekać, aż ktoś pamięta o naciśnięciu przycisku.
Odbierz prawo do drukowania tym, którzy nie powinni wysyłać. Uprawnienia można zmieniać dla użytkownika lub grupy, ale to narzędzie niedokładne, więc dokładnie testuj.
Wpiszcie do procedury: zamówienie nigdy nie jest wysyłane do dostawcy, zanim zatwierdzający nie odpowie.

Co robi wydruk w systemie

Learn pisze, że liczba wydruków jest aktualizowana na dokumentach także wtedy, gdy wysyłasz je e-mailem, bo tworzony jest plik PDF. Liczba zmienia się, nawet jeśli e-mail nie zostanie wysłany. Jeśli archiwizacja jest włączona, przy wydruku, pobraniu i wysłaniu e-mailem powstaje dodatkowo nowa zarchiwizowana wersja. Można to wykorzystać, żeby wykryć, że zamówienie zostało wysłane przed zatwierdzeniem.

Użyj zarchiwizowanej wersji do kontroli w drugą stronę: przejrzyj wysłane zamówienia i sprawdź, że zatwierdzanie zakończyło się przed wysłaniem.

Jak duże jest ryzyko

Ryzyko zależy od tego, co jest wysyłane. Jeśli wysyłacie zamówienia zakupu do dostawców, niezatwierdzone zamówienie może doprowadzić do dostawy i faktury, której nie zatwierdziliście. Jeśli wysyłacie klientom potwierdzenia zamówień, możecie obiecać coś, co nie zostało uzgodnione wewnętrznie.

Jeśli zdarza się to rzadko, wystarczy może procedura i próbka kontrolna. Jeśli zdarza się często albo kwoty są duże, warto poszukać blokady technicznej. Zacznij od policzenia, ile razy zdarzyło się to w ostatnim kwartale, patrząc na zarchiwizowane wersje i wysłane e-maile.

Pomysł

Print Guard jest na naszej liście możliwych aplikacji. Ma blokować wydruk i wysyłanie, gdy zatwierdzanie jest w toku. To pomysł, który rozważamy, i nie jest jeszcze dostępny.