Verhindern, dass Aufträge während der Genehmigung gedruckt und versendet werden

Eine zur Genehmigung gesendete Bestellung sollte das Haus nicht verlassen, bevor sie genehmigt ist. Trotzdem lässt sich eine Bestellung, die auf Genehmigung wartet, oft sowohl drucken als auch versenden. Der Artikel erklärt, was der Status Genehmigung ausstehend in Business Central bewirkt, was die Sperre im Workflow abdeckt und welche praktischen Regeln die Lücke füllen können. Dazu gibt es eine Einschätzung, wie groß das Risiko tatsächlich ist und wann eine technische Sperre erwägenswert ist.

Was die Genehmigung sperrt

Wird ein Beleg zur Genehmigung gesendet, wechselt der Status von Offen zu Genehmigung ausstehend. Microsoft Learn schreibt, dass der Beleg für die Bearbeitung gesperrt ist, bis alle Genehmiger genehmigt haben. Danach wird der Status Freigegeben.

Das bedeutet, dass die Bestellung während des Wartens nicht bearbeitet oder gebucht werden kann. Learn sagt nicht, dass Druck und Versand gesperrt sind.

Es lohnt sich, das an einer Testbestellung auszuprobieren: Senden Sie eine Einkaufsbestellung zur Genehmigung und sehen Sie, welche Aktionen auf der Seite noch aktiv sind. Dann wissen Sie genau, was Ihre Version erlaubt, und können Ihre Regeln danach formulieren.

Was die Sperre im Workflow abdeckt

Business Central hat zwei Workflow-Antworten, die eine Sperre für einen Datensatz hinzufügen und entfernen. Learn schreibt, dass der Standard das Sperren für das Buchen, für den Export als Zahlung und für den Druck als Scheck unterstützt. Sollen weitere Aktionen gesperrt werden, muss ein Partner den Code anpassen.

Druck oder Versand einer Einkaufsbestellung stehen also nicht auf der Liste. Die Idee, den Druck von Einkaufsbestellungen zu deaktivieren, die auf Genehmigung warten, hat im Ideenportal von Microsoft rund 163 Stimmen.

Beachten Sie, dass die Sperre als Workflow-Antwort eingerichtet wird und damit über Ihre Einrichtung gesteuert wird. Sie ist nichts, was Sie bei jeder Bestellung abwählen müssten.

Praktische Regeln heute

Machen Sie die Regel sichtbar. Eine kurze Notiz in der Verfahrensanweisung und eine feste Statusspalte in der Bestellliste erleichtern das Einhalten.

Versehen Sie die Regel mit einem Datum und gehen Sie sie durch, wenn neue Mitarbeiter anfangen.

Senden Sie nur freigegebene Bestellungen. Bringen Sie dem Team bei, die Liste nach dem Status Freigegeben zu sortieren oder zu filtern, bevor sie etwas versenden. Sie können Filter speichern, sodass es ein Klick ist.
Nutzen Sie die Genehmigung beim Anlegen. Learn nennt das Anlegen von Einkaufsbestellungen als Ereignis, sodass Sie die Genehmigung automatisch starten können, statt darauf zu warten, dass jemand daran denkt.
Entziehen Sie das Druckrecht denjenigen, die nicht versenden sollten. Berechtigungen lassen sich je Benutzer oder Gruppe ändern, aber das ist ein grobes Werkzeug, also testen Sie gründlich.
Schreiben Sie es in die Verfahrensanweisung: Eine Bestellung geht nie an den Lieferanten, bevor der Genehmiger geantwortet hat.

Was ein Ausdruck im System bewirkt

Learn schreibt, dass die Anzahl der Ausdrucke bei Belegen aktualisiert wird, auch wenn man sie als E-Mail sendet, weil dabei eine PDF erstellt wird. Die Zahl wird aktualisiert, auch wenn die E-Mail nicht gesendet wird. Ist die Archivierung aktiviert, wird außerdem beim Drucken, Herunterladen und E-Mailen eine neue archivierte Version erstellt. Das lässt sich nutzen, um zu erkennen, dass eine Bestellung gesendet wurde, bevor sie genehmigt war.

Nutzen Sie die archivierte Version als Kontrolle in der Gegenrichtung: Sehen Sie sich versendete Bestellungen an und prüfen Sie, dass die Genehmigung vorher abgeschlossen war.

Wie groß ist das Risiko

Das Risiko hängt davon ab, was versendet wird. Senden Sie Einkaufsbestellungen an Lieferanten, kann eine unbeachtete Bestellung zu einer Lieferung und einer Rechnung führen, die Sie nicht genehmigt haben. Senden Sie Auftragsbestätigungen an Kunden, können Sie etwas zusagen, das intern nicht geklärt ist.

Passiert es selten, reichen vielleicht eine Verfahrensanweisung und eine Stichprobe. Passiert es oft oder sind die Beträge hoch, lohnt sich der Blick auf eine technische Sperre. Beginnen Sie damit zu zählen, wie oft es im letzten Quartal vorkam, indem Sie archivierte Versionen und gesendete E-Mails ansehen.

Die Idee

Print Guard steht auf unserer Liste möglicher Apps. Sie soll Druck und Versand sperren, solange die Genehmigung aussteht. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man heute herunterladen oder kaufen kann.