Undgå at ordrer under godkendelse bliver printet og sendt

En ordre sendt til godkendelse bør ikke forlade huset, før den er godkendt. Alligevel kan en ordre, der afventer godkendelse, ofte både printes og sendes. Artiklen forklarer, hvad status afventer godkendelse gør i Business Central, hvad workflowets spærring dækker, og hvilke praktiske regler der kan fylde hullet. Du får også en vurdering af, hvor stor risikoen egentlig er, og hvornår en teknisk spærring er værd at overveje.

Hvad godkendelse låser

Når et dokument sendes til godkendelse, skifter status fra åben til afventer godkendelse. Microsoft Learn skriver, at dokumentet er låst for behandling, til alle godkendere har godkendt. Derefter bliver status frigivet.

Det betyder, at ordren ikke kan redigeres eller bogføres, mens den afventer. Learn siger ikke, at udskrift og afsendelse er spærret.

Det er værd at teste på en testordre: send en indkøbsordre til godkendelse, og se, hvilke handlinger der stadig er aktive på siden. Så ved I præcis, hvad jeres version tillader, og kan skrive reglerne efter det.

Hvad spærringen i workflow dækker

Business Central har to workflowsvar, der tilføjer og fjerner en spærring på en post. Learn skriver, at standard understøtter at spærre for bogføring, for eksport som betaling og for udskrift som check. Skal andre handlinger spærres, kræver det, at en partner tilpasser koden.

Udskrift eller afsendelse af en indkøbsordre er altså ikke på listen. Idéen om at deaktivere udskrift af indkøbsordrer, der afventer godkendelse, har cirka 163 stemmer på Microsofts idéportal.

Læg mærke til, at spærringen er opsat som workflowsvar, så den styres af jeres opsætning. Den er ikke noget, I skal vælge fra på hver ordre.

Praktiske regler i dag

Gør reglen synlig. En lille note i procedurebeskrivelsen og en fast kolonne for status i listen over ordrer gør det lettere at holde.

Sæt dato på reglen, og gennemgå den, når I får nye medarbejdere.

Send kun frigivne ordrer. Lær teamet at sortere eller filtrere listen på status frigivet, før de sender noget ud. Du kan gemme filtre, så det er ét klik.
Brug godkendelse ved oprettelse. Learn nævner oprettelse af indkøbsordrer som hændelse, så du kan starte godkendelsen automatisk i stedet for at vente på, at nogen husker at trykke.
Tag udskriftsrettigheden fra dem, der ikke bør sende. Tilladelser kan ændres pr. bruger eller gruppe, men det er et grovt værktøj, så test grundigt.
Skriv det ind i proceduren: en ordre sendes aldrig til leverandøren, før godkenderen har svaret.

Hvad en udskrift gør i systemet

Learn skriver, at antallet af udskrifter opdateres på dokumenter, også når man sender dem som e-mail, fordi der oprettes en PDF. Tallet opdateres, selv om e-mailen ikke bliver sendt. Hvis arkivering er slået til, oprettes der desuden en ny arkiveret version ved udskrift, download og e-mail. Det kan bruges til at opdage, at en ordre blev sendt, før den var godkendt.

Brug den arkiverede version som kontrol i den modsatte retning: kig på ordrer, der er sendt, og tjek, at godkendelsen var afsluttet inden da.

Hvor stor er risikoen

Risikoen afhænger af, hvad der sendes. Sender I indkøbsordrer til leverandører, kan en uagtet ordre føre til levering og en faktura, I ikke har godkendt. Sender I ordrebekræftelser til kunder, kan I love noget, som ikke er afklaret internt.

Hvis det sker sjældent, er en procedure og en stikprøve måske nok. Hvis det sker ofte, eller hvis beløbene er store, er det værd at kigge efter en teknisk spærring. Start med at tælle, hvor mange gange det skete det sidste kvartal, ved at se på arkiverede versioner og sendte mails.

Idéen

Print Guard står på vores liste over mulige apps. Den skal spærre udskrift og afsendelse, mens godkendelsen afventer. Det er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag.