Städa data före migrering

Dåliga stamdata följer med om du inte städar först. Dubbletter, kunder utan aktivitet och artiklar som ingen har sålt på tio år blir brus i det nya systemet och tar plats i er datakapacitet. Den här artikeln visar hur du städar före en migrering, vad du kan låta ligga och hur du dokumenterar besluten så att revisorn och användarna kan följa dem. Den passar både små och större projekt.

Varför städningen kommer först

Efter go-live är det dyrare att rätta. Varje felaktig kund ger felaktiga fakturor, och varje gammal artikel dyker upp i sökningar. Städning före migreringen är den billigaste kvalitetssäkring ni kan göra.

Sätt en tidsgräns för städningen och låt en fackperson äga varje typ av stamdata. Redovisningsansvarig äger kunder och leverantörer, lagret äger artiklarna.

Dubbletter

Hitta kunder och leverantörer med samma organisationsnummer, samma adress eller nästan samma namn. Sortera i Excel på organisationsnummer och på namn utan bolagsform. Bestäm vilken post som överlever och vad som händer med öppna poster på den andra.

Business Central har för övrigt en funktion för att slå ihop dubbletter av kunder och leverantörer. Kontrollera på Microsoft Learn om och hur den kan användas i er version, och gör det bara i en testmiljö först. Spara listan över sammanslagna poster så att ingen behöver gissa varför en kund försvann.

Spärrade kunder, gamla artiklar och avstämning

Kunder som är spärrade i det gamla systemet ska inte bara föras över utan ställningstagande. Avgör för var och en om spärren fortfarande gäller, och för över spärren eller låt bli att flytta kunden.

En enkel regel kan vara att kunder utan försäljning och utan öppna poster de senaste tre åren inte flyttas. Regeln är ett exempel. Fastställ själv gränsen utifrån era behov och gällande bokföringsregler.

Artiklar med noll i lagersaldo, utan rörelse under lång tid och utan öppna ordrar är kandidater för att sättas ur bruk. Kontrollera styckelistor och ersättningsartiklar innan du tar bort något.

Kontrollera också måttenheter, artikelgrupper, bokföringsgrupper och vikt. Saknade grupper stoppar bokföringen första gången artikeln används.

Spara en lista över vad som har tagits bort och varför. Stäm av antal och saldon före och efter städningen så att du kan förklara varje skillnad.

Antal aktiva kunder, leverantörer och artiklar före och efter.
Kund- och leverantörssaldo per brytdatum.
Lagervärde per brytdatum.
Lista över sammanslagna och borttagna poster.

Leverantörer och Excel som verktyg

Gå igenom leverantörerna extra noggrant, eftersom felaktiga bankuppgifter kan leda till felbetalningar. Kontrollera IBAN, SWIFT, betalningsvillkor och valuta, och be om bekräftelse från leverantören om något är oklart.

Ta bort leverantörer utan rörelser under lång tid, men behåll dem där ni måste kunna dokumentera gamla inköp.

Exportera stamdata till Excel och använd filter, sortering och markering av dubbletter. En pivottabell visar snabbt hur många kunder som har samma postnummer eller samma kontaktperson. Spara den ursprungliga exporten oförändrad och arbeta i en kopia.

Låt kollegor granska listan över poster som föreslås tas bort. Det tar en halvtimme och fångar ofta kunder som ändå är aktiva.

Vem gör vad

Fördela arbetet så att städningen inte hamnar hos en enda person. Låt fackpersonerna besluta och låt en projektledare följa framstegen i en enkel lista med status per typ av stamdata.

Lägg städningen tidigt i planen. Den beror på människors tid, inte på systemet, och den går inte att skynda på under sista veckan.

Så går du vidare

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp att hämta ut, analysera och städa data före en migrering kan ni skriva till oss.