Uporządkuj dane przed migracją

Złe dane podstawowe przeniosą się razem z resztą, jeśli ich wcześniej nie uporządkujesz. Duplikaty, nieaktywni klienci i towary, których nikt nie sprzedawał od dziesięciu lat, stają się szumem w nowym systemie i zajmują miejsce w Waszym limicie danych. Ten artykuł pokazuje, jak porządkować dane przed migracją, co można zostawić i jak udokumentować decyzje, aby audytor i użytkownicy mogli je prześledzić. Pasuje do małych i większych projektów.

Dlaczego porządki są pierwsze

Po uruchomieniu poprawianie jest droższe. Każdy błędny klient daje błędne faktury, a każdy stary towar pojawia się w wyszukiwaniu. Porządkowanie przed migracją to najtańsza kontrola jakości, jaką możecie zrobić.

Ustal termin porządków i niech każdy typ danych podstawowych ma właściciela merytorycznego. Księgowa odpowiada za klientów i dostawców, magazyn za towary.

Duplikaty

Znajdź klientów i dostawców z tym samym numerem rejestrowym lub podatkowym firmy, tym samym adresem albo niemal taką samą nazwą. Posortuj w Excelu po numerze i po nazwie bez formy prawnej. Zdecyduj, który rekord zostaje i co dzieje się z otwartymi pozycjami na drugim.

Business Central ma zresztą funkcję łączenia duplikatów klientów i dostawców. Sprawdź w Microsoft Learn, czy i jak można jej użyć w Waszej wersji, i najpierw zrób to tylko w środowisku testowym. Zachowaj listę połączonych rekordów, aby nikt nie musiał zgadywać, dlaczego klient zniknął.

Zablokowani klienci, stare towary i uzgodnienie

Klientów zablokowanych w starym systemie nie należy po prostu przenosić bez decyzji. Dla każdego ustal, czy blokada nadal obowiązuje, i przenieś blokadę albo nie przenoś klienta.

Prosta reguła może brzmieć: klientów bez sprzedaży i bez otwartych pozycji w ciągu ostatnich trzech lat nie przenosimy. To tylko przykład. Granicę ustal sam, zależnie od potrzeb i przepisów o rachunkowości.

Towary z zerowym stanem, bez ruchu od dawna i bez otwartych zamówień są kandydatami do wycofania. Zanim cokolwiek usuniesz, sprawdź zestawienia (BOM) i towary zastępcze.

Sprawdź też jednostki miary, grupy towarów, grupy księgowania i wagę. Brakujące grupy zatrzymają księgowanie przy pierwszym użyciu towaru.

Zachowaj listę tego, co usunięto, i dlaczego. Uzgodnij liczbę rekordów i salda przed porządkami i po nich, aby móc wyjaśnić każdą różnicę.

Liczba aktywnych klientów, dostawców i towarów przed i po.
Saldo należności i zobowiązań na datę graniczną.
Wartość zapasów na datę graniczną.
Lista połączonych i usuniętych rekordów.

Dostawcy i Excel jako narzędzie

Dostawców przejrzyj ze szczególną starannością, ponieważ błędne dane bankowe mogą prowadzić do błędnych płatności. Sprawdź IBAN, SWIFT, warunki płatności i walutę, a przy wątpliwościach poproś dostawcę o potwierdzenie.

Usuń dostawców bez ruchu od dłuższego czasu, ale zostaw tych, przy których musicie móc udokumentować dawne zakupy.

Wyeksportuj dane podstawowe do Excela i użyj filtrów, sortowania i oznaczania duplikatów. Tabela przestawna szybko pokaże, ilu klientów ma ten sam kod pocztowy lub tę samą osobę kontaktową. Zachowaj oryginalny eksport bez zmian i pracuj na kopii.

Poproś współpracowników o przejrzenie listy rekordów proponowanych do usunięcia. Zajmuje to pół godziny i często wyłapuje klientów, którzy jednak są aktywni.

Kto co robi

Rozdziel pracę tak, aby porządki nie zostały u jednej osoby. Niech decydują osoby z danej dziedziny, a kierownik projektu śledzi postęp na prostej liście ze statusem dla każdego typu danych podstawowych.

Wpisz porządki wcześnie do planu. Zależą od czasu ludzi, nie od systemu, i nie da się ich przyspieszyć w ostatnim tygodniu.

Jak iść dalej

Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz porozmawiać o wyciąganiu, analizie i porządkowaniu danych przed migracją, napisz do nas.