Ryd op i data før migrering

Dårlige stamdata flytter med, hvis du ikke rydder op først. Dubletter, kunder uden aktivitet og varer, ingen har solgt i ti år, bliver til støj i det nye system og fylder i jeres datakapacitet. Denne artikel viser, hvordan du rydder op før en migrering, hvad du kan lade ligge, og hvordan du dokumenterer beslutningerne, så revisor og brugere kan følge dem. Den passer til både små og større projekter.

Hvorfor oprydning kommer først

Efter go-live er det dyrere at rette. Hver fejlbehæftet kunde giver forkerte fakturaer, og hver gammel vare dukker op i søgninger. Oprydning før migreringen er den billigste kvalitetssikring, I kan lave.

Sæt en frist for oprydningen, og lad en fagperson eje hver stamdatatype. Bogholderen ejer debitorer og kreditorer, lageret ejer varer.

Dubletter

Find kunder og leverandører med samme CVR-nummer, samme adresse eller næsten samme navn. Sorter i Excel på CVR og på navn uden selskabsform. Beslut, hvilken post der overlever, og hvad der sker med åbne poster på den anden.

Business Central har i øvrigt en funktion til at flette dubletter af kunder og leverandører. Tjek på Microsoft Learn, om og hvordan den kan bruges i jeres version, og gør det kun i et testmiljø først. Gem listen over sammenlagte poster, så ingen skal gætte, hvorfor en kunde forsvandt.

Spærrede kunder, gamle varer og afstemning

Kunder, der er spærret i det gamle system, skal ikke bare overføres uden stillingtagen. Afgør for hver, om spærringen stadig gælder, og overfør spærringen eller undlad at flytte kunden.

En enkel regel kan være, at kunder uden salg og uden åbne poster de seneste tre år ikke flyttes. Reglen er et eksempel. Fastlæg selv grænsen ud fra jeres behov og regnskabsloven.

Varer med nul beholdning, uden bevægelse i lang tid og uden åbne ordrer er kandidater til at blive sat ud. Tjek styklister og erstatningsvarer, før du fjerner noget.

Kontrollér også måleenheder, varegrupper, bogføringsgrupper og vægt. Manglende grupper stopper bogføring første gang, varen bruges.

Gem en liste over, hvad der er fjernet, og hvorfor. Afstem antal og saldi før og efter oprydningen, så du kan forklare enhver forskel.

Antal aktive kunder, leverandører og varer før og efter.
Debitor- og kreditorsaldo pr. skæringsdato.
Lagerværdi pr. skæringsdato.
Liste over sammenlagte og fjernede poster.

Leverandører og Excel som værktøj

Gennemgå leverandører med særlig omhu, fordi forkerte bankoplysninger kan give fejlbetalinger. Tjek IBAN, SWIFT, betalingsbetingelser og valuta, og bed om bekræftelse hos leverandøren, hvis noget er uklart.

Fjern leverandører uden bevægelser i længere tid, men behold dem, hvor I skal kunne dokumentere gamle køb.

Eksportér stamdata til Excel, og brug filtre, sortering og dublet-markering. En pivottabel viser hurtigt, hvor mange kunder der har samme postnummer eller samme kontaktperson. Gem den originale eksport uændret, og arbejd i en kopi.

Lad kolleger gennemgå listen over poster, der foreslås fjernet. Det tager en halv time, og det fanger ofte kunder, som alligevel er aktive.

Hvem gør hvad

Fordel arbejdet, så oprydningen ikke ender hos én person. Lad fagpersonerne beslutte, og lad en projektleder følge fremdriften på en enkel liste med status pr. stamdatatype.

Sæt oprydningen tidligt i planen. Den afhænger af menneskers tid, ikke af systemet, og den kan ikke skyndes på sidste uge.

Sådan kommer du videre

Addverk er et nyt Business Central-hus. Vi kan hjælpe med at udtrække, analysere og rydde op i data før en migrering. Se vores implementeringsydelse og prissiden.