Daten vor der Migration bereinigen

Schlechte Stammdaten wandern mit, wenn Sie nicht zuerst aufräumen. Dubletten, Debitoren ohne Aktivität und Artikel, die seit zehn Jahren niemand verkauft hat, werden im neuen System zu Rauschen und belegen Ihre Datenkapazität. Dieser Artikel zeigt, wie Sie vor einer Migration aufräumen, was Sie liegen lassen können und wie Sie die Entscheidungen dokumentieren, damit Abschlussprüfer und Benutzer sie nachvollziehen können. Er eignet sich sowohl für kleine als auch für größere Projekte.

Warum das Aufräumen zuerst kommt

Nach dem Go-live ist das Korrigieren teurer. Jeder fehlerhafte Debitor führt zu falschen Rechnungen, und jeder alte Artikel taucht in Suchen auf. Das Aufräumen vor der Migration ist die günstigste Qualitätssicherung, die Sie betreiben können.

Setzen Sie eine Frist für das Aufräumen und lassen Sie jede Stammdatenart von einer Fachperson verantworten. Die Buchhaltung verantwortet Debitoren und Kreditoren, das Lager verantwortet Artikel.

Dubletten

Suchen Sie Debitoren und Kreditoren mit derselben Umsatzsteuer-ID oder Registernummer, derselben Adresse oder fast gleichem Namen. Sortieren Sie in Excel nach Steuer- bzw. Registernummer und nach dem Namen ohne Rechtsform. Entscheiden Sie, welcher Datensatz bestehen bleibt und was mit den offenen Posten des anderen geschieht.

Business Central hat im Übrigen eine Funktion zum Zusammenführen von doppelten Debitoren und Kreditoren. Prüfen Sie auf Microsoft Learn, ob und wie sie in Ihrer Version nutzbar ist, und tun Sie das zunächst nur in einer Testumgebung. Bewahren Sie die Liste der zusammengeführten Datensätze auf, damit niemand raten muss, warum ein Debitor verschwunden ist.

Gesperrte Debitoren, alte Artikel und Abstimmung

Debitoren, die im alten System gesperrt sind, sollten nicht einfach ohne Entscheidung übertragen werden. Klären Sie für jeden, ob die Sperre noch gilt, und übertragen Sie die Sperre oder übertragen Sie den Debitor nicht.

Eine einfache Regel kann lauten, dass Debitoren ohne Umsatz und ohne offene Posten in den letzten drei Jahren nicht übertragen werden. Die Regel ist ein Beispiel. Legen Sie die Grenze selbst fest, nach Ihrem Bedarf und den für Sie geltenden Rechnungslegungsvorschriften.

Artikel mit Bestand null, ohne Bewegung seit langer Zeit und ohne offene Aufträge sind Kandidaten zum Aussortieren. Prüfen Sie Stücklisten und Ersatzartikel, bevor Sie etwas entfernen.

Kontrollieren Sie auch Maßeinheiten, Artikelgruppen, Buchungsgruppen und Gewicht. Fehlende Gruppen stoppen die Buchung beim ersten Mal, wenn der Artikel verwendet wird.

Bewahren Sie eine Liste auf, was entfernt wurde und warum. Stimmen Sie Anzahl und Salden vor und nach dem Aufräumen ab, damit Sie jede Abweichung erklären können.

Anzahl aktiver Debitoren, Kreditoren und Artikel vorher und nachher.
Debitoren- und Kreditorensaldo zum Stichtag.
Lagerwert zum Stichtag.
Liste der zusammengeführten und entfernten Datensätze.

Kreditoren und Excel als Werkzeug

Prüfen Sie Kreditoren mit besonderer Sorgfalt, denn falsche Bankdaten können zu Fehlzahlungen führen. Kontrollieren Sie IBAN, SWIFT, Zahlungsbedingungen und Währung und bitten Sie den Lieferanten um Bestätigung, wenn etwas unklar ist.

Entfernen Sie Kreditoren ohne Bewegungen seit längerer Zeit, behalten Sie aber diejenigen, bei denen Sie alte Einkäufe belegen können müssen.

Exportieren Sie Stammdaten nach Excel und nutzen Sie Filter, Sortierung und Dublettenmarkierung. Eine Pivot-Tabelle zeigt schnell, wie viele Debitoren dieselbe Postleitzahl oder dieselbe Kontaktperson haben. Bewahren Sie den ursprünglichen Export unverändert auf und arbeiten Sie in einer Kopie.

Lassen Sie Kollegen die Liste der zum Entfernen vorgeschlagenen Datensätze durchsehen. Das dauert eine halbe Stunde und fängt oft Debitoren ab, die doch aktiv sind.

Wer was tut

Verteilen Sie die Arbeit, damit das Aufräumen nicht bei einer einzelnen Person landet. Lassen Sie die Fachpersonen entscheiden und lassen Sie eine Projektleitung den Fortschritt auf einer einfachen Liste mit Status je Stammdatenart verfolgen.

Legen Sie das Aufräumen früh in den Plan. Es hängt von der Zeit der Menschen ab, nicht vom System, und es lässt sich in der letzten Woche nicht beschleunigen.

So kommen Sie weiter

Wenn Sie Fragen zum Extrahieren, Analysieren und Aufräumen von Daten vor einer Migration haben, schreiben Sie uns.