Rydd opp i data før migrering

Dårlige stamdata flytter med hvis du ikke rydder opp først. Duplikater, kunder uten aktivitet og varer ingen har solgt på ti år blir til støy i det nye systemet og tar plass i datakapasiteten deres. Denne artikkelen viser hvordan du rydder opp før en migrering, hva du kan la ligge, og hvordan du dokumenterer beslutningene, slik at revisor og brukere kan følge dem. Den passer for både små og større prosjekter.

Hvorfor opprydding kommer først

Etter go-live er det dyrere å rette. Hver kunde med feil gir feil fakturaer, og hver gamle vare dukker opp i søk. Opprydding før migreringen er den billigste kvalitetssikringen dere kan gjøre.

Sett en frist for oppryddingen, og la en fagperson eie hver stamdatatype. Regnskapsfører eier kunder og leverandører, lageret eier varer.

Duplikater

Finn kunder og leverandører med samme organisasjonsnummer, samme adresse eller nesten samme navn. Sorter i Excel på organisasjonsnummer og på navn uten selskapsform. Bestem hvilken post som overlever, og hva som skjer med åpne poster på den andre.

Business Central har for øvrig en funksjon for å slå sammen duplikater av kunder og leverandører. Sjekk på Microsoft Learn om og hvordan den kan brukes i deres versjon, og gjør det bare i et testmiljø først. Ta vare på listen over sammenslåtte poster, slik at ingen må gjette hvorfor en kunde forsvant.

Sperrede kunder, gamle varer og avstemming

Kunder som er sperret i det gamle systemet, skal ikke bare overføres uten at noen tar stilling til dem. Avgjør for hver enkelt om sperringen fortsatt gjelder, og overfør sperringen eller la være å flytte kunden.

En enkel regel kan være at kunder uten salg og uten åpne poster de siste tre årene ikke flyttes. Regelen er et eksempel. Fastsett grensen selv ut fra deres behov og regnskapsreglene der dere hører hjemme.

Varer med null beholdning, uten bevegelse på lenge og uten åpne ordrer er kandidater til å settes ut. Sjekk stykklister og erstatningsvarer før du fjerner noe.

Kontroller også måleenheter, varegrupper, bokføringsgrupper og vekt. Manglende grupper stopper bokføringen første gang varen brukes.

Ta vare på en liste over hva som er fjernet, og hvorfor. Avstem antall og saldoer før og etter oppryddingen, slik at du kan forklare enhver forskjell.

Antall aktive kunder, leverandører og varer før og etter.
Kunde- og leverandørsaldo per skjæringsdato.
Lagerverdi per skjæringsdato.
Liste over sammenslåtte og fjernede poster.

Leverandører og Excel som verktøy

Gå gjennom leverandørene med særlig omhu, fordi feil bankopplysninger kan gi feilbetalinger. Sjekk IBAN, SWIFT, betalingsbetingelser og valuta, og be leverandøren om bekreftelse hvis noe er uklart.

Fjern leverandører uten bevegelser på lenge, men behold dem der dere må kunne dokumentere gamle kjøp.

Eksporter stamdata til Excel, og bruk filtre, sortering og markering av duplikater. En pivottabell viser raskt hvor mange kunder som har samme postnummer eller samme kontaktperson. Ta vare på den opprinnelige eksporten uendret, og arbeid i en kopi.

La kolleger gå gjennom listen over poster som foreslås fjernet. Det tar en halvtime, og det fanger ofte opp kunder som likevel er aktive.

Hvem gjør hva

Fordel arbeidet, slik at oppryddingen ikke ender hos én person. La fagpersonene bestemme, og la en prosjektleder følge fremdriften på en enkel liste med status per stamdatatype.

Legg oppryddingen tidlig i planen. Den avhenger av folks tid, ikke av systemet, og den kan ikke skyndes på i siste uke.

Slik kommer du videre

Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil ha hjelp til å hente ut, analysere og rydde opp i data før en migrering.