Gegevens opschonen voor de migratie

Slechte stamgegevens gaan mee als u niet eerst opschoont. Dubbele records, klanten zonder activiteit en artikelen die al tien jaar niemand heeft verkocht, worden ruis in het nieuwe systeem en nemen ruimte in van uw gegevenscapaciteit. Dit artikel laat zien hoe u opschoont vóór een migratie, wat u kunt laten staan en hoe u de beslissingen vastlegt, zodat accountant en gebruikers ze kunnen volgen. Het past bij kleine en grotere projecten.

Waarom opschonen eerst komt

Na de go-live is corrigeren duurder. Elke foutieve klant geeft verkeerde facturen en elk oud artikel duikt op in zoekopdrachten. Opschonen vóór de migratie is de goedkoopste kwaliteitsborging die u kunt doen.

Stel een deadline voor het opschonen en laat een vakspecialist elk type stamgegevens bezitten. De boekhouder is eigenaar van debiteuren en crediteuren, het magazijn van artikelen.

Dubbele records

Zoek klanten en leveranciers met hetzelfde ondernemingsnummer, hetzelfde adres of bijna dezelfde naam. Sorteer in Excel op ondernemingsnummer en op naam zonder rechtsvorm. Beslis welk record blijft bestaan en wat er met de openstaande posten op het andere gebeurt.

Business Central heeft overigens een functie om dubbele klanten en leveranciers samen te voegen. Controleer op Microsoft Learn of en hoe die in uw versie kan worden gebruikt, en doe dat eerst alleen in een testomgeving. Bewaar de lijst met samengevoegde records, zodat niemand hoeft te raden waarom een klant is verdwenen.

Geblokkeerde klanten, oude artikelen en afstemming

Klanten die in het oude systeem zijn geblokkeerd, mogen niet zomaar worden overgezet zonder besluit. Bepaal voor elke klant of de blokkade nog geldt, en zet de blokkade over of laat de klant achter.

Een eenvoudige regel kan zijn dat klanten zonder verkoop en zonder openstaande posten in de afgelopen drie jaar niet worden overgezet. De regel is een voorbeeld. Bepaal de grens zelf aan de hand van uw behoeften en de geldende boekhoudregels.

Artikelen met nulvoorraad, zonder beweging gedurende lange tijd en zonder openstaande orders komen in aanmerking om te worden uitgefaseerd. Controleer stuklijsten en vervangende artikelen voordat u iets verwijdert.

Controleer ook eenheden, artikelgroepen, boekingsgroepen en gewicht. Ontbrekende groepen stoppen het boeken de eerste keer dat het artikel wordt gebruikt.

Bewaar een lijst van wat is verwijderd en waarom. Stem aantallen en saldi voor en na het opschonen af, zodat u elk verschil kunt verklaren.

Aantal actieve klanten, leveranciers en artikelen voor en na.
Debiteuren- en crediteurensaldo per afsluitdatum.
Voorraadwaarde per afsluitdatum.
Lijst van samengevoegde en verwijderde records.

Leveranciers en Excel als hulpmiddel

Loop leveranciers met bijzondere zorg door, omdat verkeerde bankgegevens tot foutieve betalingen kunnen leiden. Controleer IBAN, SWIFT, betalingsvoorwaarden en valuta, en vraag de leverancier om bevestiging als iets onduidelijk is.

Verwijder leveranciers zonder bewegingen gedurende langere tijd, maar behoud degene bij wie u oude inkopen moet kunnen aantonen.

Exporteer stamgegevens naar Excel en gebruik filters, sortering en markering van dubbelen. Een draaitabel laat snel zien hoeveel klanten dezelfde postcode of dezelfde contactpersoon hebben. Bewaar de oorspronkelijke export ongewijzigd en werk in een kopie.

Laat collega's de lijst met records doorlopen die voor verwijdering worden voorgesteld. Dat kost een half uur en vangt vaak klanten op die toch actief blijken.

Wie doet wat

Verdeel het werk, zodat het opschonen niet bij één persoon terechtkomt. Laat de vakspecialisten beslissen en laat een projectleider de voortgang volgen op een eenvoudige lijst met status per type stamgegevens.

Zet het opschonen vroeg in de planning. Het hangt af van de tijd van mensen, niet van het systeem, en het laat zich niet versnellen in de laatste week.

Hoe u verder komt

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u met ons van gedachten wisselen over het opschonen van gegevens vóór een migratie, schrijf ons dan.