Skicka många godkännandeförfrågningar på en gång

När många dokument ska skickas för godkännande slutar det med att man skickar förfrågningar en i taget. Godkännaren kan i standard hantera flera samlat, men avsändaren har inte samma genväg. Artikeln visar vad Business Central erbjuder på båda sidor och hur man kan automatisera sändningen så att ingen behöver komma ihåg att trycka på knappen. Du får också tre sätt att göra processen mindre manuell.

Godkännarens sida

På sidan Requests to Approve kan godkännaren markera flera rader och välja godkänn, avslå eller delegera. Microsoft Learn skriver uttryckligen att man kan godkänna flera åt gången. Det finns också en åtgärd som skickar påminnelser om försenade förfrågningar.

Det gör skillnad när en godkännare har många förfrågningar i kö: de kan avverka dem på några minuter i stället för att öppna var och en för sig.

Avsändarens sida

Learn beskriver förfrågan som en åtgärd man väljer på den sida som visar posten. Vi hittade ingen beskrivning av att man kan markera flera dokument i en lista och skicka dem samlat. Prova själva i en sandlåda om åtgärden går att köra på en markering i era listor. Resultatet kan variera mellan dokumenttyper.

Fråga också er partner om sidan för er dokumenttyp stöder åtgärden på en markering. Svaret kan vara olika för ordrar, journaler och stamdata, och det är bättre att veta det innan ni bygger en process kring det.

Fyra sätt att undvika manuell sändning

Välj den lösning som kräver minst underhåll. Ett workflow som startar automatiskt är sällan något man behöver passa efteråt, medan ett eget flöde i Power Automate kräver ägarskap, licens och övervakning.

Låt workflowet starta av sig självt. Learn nämner skapande av sälj- och inköpsordrar, offerter och fakturor som händelser. Då skickas förfrågan utan att någon trycker.
Använd Automate-menyn. Learn beskriver manuella flöden i Power Automate som kan startas från listsidor, kort och dokument och som kan arbeta med data i Business Central.
Använd automatiska flöden i Power Automate som utlöses av händelser i Business Central.
Sätt godkännandet på journalen, inte på varje dokument. En förfrågan täcker då hela journalen.

Så att godkännandena inte hopar sig

Sätt förfallodatum på förfrågningarna och låt systemet delegera automatiskt till en ersättare efter en, två eller fem dagar. Det är inställningar i workflowet enligt Learn. Använd påminnelserna om försenade förfrågningar som en fast veckouppgift.

Kom ihåg att meddelanden om workflowsteg skickas via jobbkön. Om den står still ser det ut som om ingen har blivit ombedd att göra något.

Kom också överens om vem som godkänner när huvudgodkännaren har semester och ställ in ersättaren i Approval User Setup i god tid.

Ett exempel: inköpsordrar över ett belopp

Ett typiskt exempel är inköpsordrar som ska godkännas av en avdelningschef om de överstiger ett visst värde. I stället för att inköparen skickar varje order kan workflowet starta när ordern skapas och bara ordrar över beloppet gå vidare. Godkännandegränsen ställs in under Approval User Setup.

Då behöver inköparen inte komma ihåg något, och godkännaren kan hantera flera förfrågningar åt gången på sidan Requests to Approve. Det är det billigaste sättet att nå samma mål som med en massutskick, och det kräver bara uppsättning, ingen utveckling.

Nackdelen är att ni förlorar möjligheten att samla ordrar innan de skickas. Om det är viktigt att en person tar ställning till ett samlat paket är en journal eller ett Power Automate-flöde ett bättre val.

Idén

Bulk Approval Sender finns på vår lista över möjliga appar. Tanken är att skicka eller avbryta godkännandeförfrågningar på flera dokument samtidigt. Det är en idé vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa. Se de övriga idéerna om du vill följa utvecklingen.