Viele Genehmigungsanfragen auf einmal senden

Müssen viele Belege zur Genehmigung, sendet man die Anfragen am Ende einzeln. Der Genehmiger kann im Standard mehrere gesammelt bearbeiten, aber der Absender hat diese Abkürzung nicht. Der Artikel zeigt, was Business Central auf beiden Seiten bietet und wie Sie den Versand automatisieren können, sodass niemand daran denken muss, auf die Schaltfläche zu klicken. Dazu gibt es drei Wege, den Prozess weniger manuell zu gestalten.

Die Seite des Genehmigers

Auf der Seite Requests to Approve kann der Genehmiger mehrere Zeilen markieren und Genehmigen, Ablehnen oder Delegieren wählen. Microsoft Learn schreibt ausdrücklich, dass man mehrere auf einmal genehmigen kann. Es gibt auch eine Aktion, die Erinnerungen zu überfälligen Anfragen sendet.

Das macht den Unterschied, wenn ein Genehmiger viele Anfragen in der Warteschlange hat: Er kann sie in wenigen Minuten abarbeiten, statt jede einzeln zu öffnen.

Die Seite des Absenders

Learn beschreibt die Anfrage als Aktion, die man auf der Seite wählt, die den Datensatz zeigt. Wir haben keine Beschreibung gefunden, dass man mehrere Belege in einer Liste markieren und gesammelt senden kann. Probieren Sie in einer Sandbox selbst aus, ob sich die Aktion auf einer Markierung in Ihren Listen ausführen lässt. Das Ergebnis kann je Belegtyp variieren.

Fragen Sie auch Ihren Partner, ob die Seite für Ihren Belegtyp die Aktion auf einer Markierung unterstützt. Die Antwort kann für Aufträge, Blätter und Stammdaten unterschiedlich sein, und es ist besser, das zu wissen, bevor Sie einen Prozess darum herum bauen.

Vier Wege, den manuellen Versand zu vermeiden

Wählen Sie die Lösung, die am wenigsten Pflege erfordert. Ein Workflow, der automatisch startet, muss danach selten beaufsichtigt werden, während ein eigener Flow in Power Automate Verantwortlichkeit, Lizenz und Überwachung braucht.

Lassen Sie den Workflow von selbst starten. Learn nennt das Anlegen von Verkaufs- und Einkaufsbestellungen, Angeboten und Rechnungen als Ereignisse. Dann wird die Anfrage gesendet, ohne dass jemand klickt.
Nutzen Sie das Menü Automatisieren. Learn beschreibt manuelle Flows in Power Automate, die von Listenseiten, Karten und Belegen aus gestartet werden können und mit Daten in Business Central arbeiten.
Nutzen Sie automatische Flows in Power Automate, die durch Ereignisse in Business Central ausgelöst werden.
Legen Sie die Genehmigung auf das Blatt, nicht auf jeden einzelnen Beleg. Eine Anfrage deckt dann das ganze Blatt ab.

Damit sich die Genehmigungen nicht stauen

Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum auf die Anfragen und lassen Sie das System nach ein, zwei oder fünf Tagen automatisch an einen Vertreter delegieren. Das sind laut Learn Einstellungen im Workflow. Nutzen Sie die Erinnerungen zu überfälligen Anfragen als feste wöchentliche Aufgabe.

Denken Sie daran, dass Benachrichtigungen zu Workflow-Schritten über die Jobwarteschlange gesendet werden. Steht sie still, sieht es aus, als sei niemand um etwas gebeten worden.

Vereinbaren Sie außerdem, wer genehmigt, wenn der Hauptgenehmiger im Urlaub ist, und richten Sie den Vertreter rechtzeitig unter Approval User Setup ein.

Ein Beispiel: Einkaufsbestellungen über einem Betrag

Ein typisches Beispiel sind Einkaufsbestellungen, die ein Abteilungsleiter genehmigen muss, wenn sie über einem bestimmten Wert liegen. Statt dass der Einkäufer jede Bestellung sendet, kann der Workflow beim Anlegen der Bestellung starten, und nur Bestellungen über dem Betrag gehen weiter. Die Genehmigungsgrenze wird unter Approval User Setup festgelegt.

Dann muss der Einkäufer an nichts denken, und der Genehmiger kann auf der Seite Requests to Approve mehrere Anfragen auf einmal bearbeiten. Das ist der günstigste Weg, dasselbe Ziel wie mit einem Massenversand zu erreichen, und er braucht nur Einrichtung, keine Entwicklung.

Der Nachteil ist, dass Sie die Möglichkeit verlieren, Bestellungen zu bündeln, bevor sie gesendet werden. Ist es wichtig, dass eine Person über ein gesamtes Paket entscheidet, ist ein Blatt oder ein Power-Automate-Flow die bessere Wahl.

Die Idee

Bulk Approval Sender steht auf unserer Liste möglicher Apps. Der Gedanke ist, Genehmigungsanfragen für mehrere Belege gleichzeitig zu senden oder zu stornieren. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man herunterladen oder kaufen kann. Sehen Sie sich die übrigen Ideen an, wenn Sie auf dem Laufenden bleiben möchten.