Send mange godkjenningsforespørsler samtidig

Når mange dokumenter skal til godkjenning, ender man opp med å sende forespørsler én og én. Godkjenneren kan i standard behandle flere samlet, men avsenderen har ikke den samme snarveien. Artikkelen viser hva Business Central tilbyr på begge sider, og hvordan man kan automatisere sendingen, slik at ingen må huske å trykke på knappen. Du får også tre måter å gjøre prosessen mindre manuell på.

Godkjennerens side

På siden Requests to Approve kan godkjenneren markere flere linjer og velge godkjenn, avvis eller deleger. Microsoft Learn skriver uttrykkelig at man kan godkjenne flere om gangen. Det finnes også en handling som sender påminnelser om forsinkede forespørsler.

Det utgjør forskjellen når en godkjenner har mange forespørsler i kø: de kan avvikle dem på noen få minutter i stedet for å åpne hver for seg.

Avsenderens side

Learn beskriver forespørselen som en handling man velger på siden som viser posten. Vi fant ingen beskrivelse av at man kan markere flere dokumenter på en liste og sende dem samlet. Prøv selv i en sandkasse om handlingen kan kjøres på en markering på listene deres. Resultatet kan variere fra dokumenttype til dokumenttype.

Spør også partneren deres om siden for deres dokumenttype støtter handlingen på en markering. Svaret kan være ulikt for ordrer, kladder og stamdata, og det er bedre å vite det før dere bygger en prosess rundt det.

Fire måter å unngå manuell sending

Velg løsningen som krever minst vedlikehold. En workflyt som starter automatisk, er sjelden noe man må passe på i etterkant, mens en egen flyt i Power Automate krever eierskap, lisens og overvåking.

La workflyten starte av seg selv. Learn nevner opprettelse av salgs- og innkjøpsordrer, tilbud og fakturaer som hendelser. Da sendes forespørselen uten at noen trykker.
Bruk Automate-menyen. Learn beskriver manuelle flyter i Power Automate som kan startes fra listesider, kort og dokumenter, og som kan arbeide på data i Business Central.
Bruk automatiske flyter i Power Automate, som utløses av hendelser i Business Central.
Sett godkjenningen på kladden, ikke på hvert dokument. Én forespørsel dekker da hele kladden.

Slik at godkjenningene ikke hoper seg opp

Sett forfallsdato på forespørslene, og la systemet delegere automatisk til en stedfortreder etter en, to eller fem dager. Det er innstillinger i workflyten, ifølge Learn. Bruk påminnelsene om forsinkede forespørsler som en fast ukentlig oppgave.

Husk at varsler om workflytrinn sendes via jobbkøen. Hvis den står stille, ser det ut som om ingen er blitt bedt om noe.

Avtal også hvem som godkjenner når hovedgodkjenneren har ferie, og sett opp stedfortrederen i Approval User Setup i god tid.

Et eksempel: innkjøpsordrer over et beløp

Et typisk eksempel er innkjøpsordrer som skal godkjennes av en avdelingsleder hvis de er over en bestemt verdi. I stedet for at innkjøperen sender hver ordre, kan workflyten starte når ordren opprettes, og bare ordrer over beløpet går videre. Godkjenningsgrensen settes under Approval User Setup.

Da trenger ikke innkjøperen å huske noe, og godkjenneren kan behandle flere forespørsler om gangen på siden Requests to Approve. Det er den billigste måten å nå det samme målet som en masseutsending på, og den krever bare oppsett, ingen utvikling.

Ulempen er at dere mister muligheten til å samle ordrer før de sendes. Er det viktig at én person tar stilling til en samlet pakke, er en kladd eller en Power Automate-flyt et bedre valg.

Ideen

Bulk Approval Sender står på listen vår over mulige apper. Tanken er å sende eller kansellere godkjenningsforespørsler på flere dokumenter samtidig. Det er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe. Se de øvrige ideene på siden På vei hvis du vil følge med.