Wysyłanie wielu wniosków o zatwierdzenie naraz

Gdy do zatwierdzenia trafia wiele dokumentów, wnioski wysyła się jeden po drugim. Zatwierdzający może w standardzie obsłużyć kilka naraz, ale nadawca nie ma takiego skrótu. Artykuł pokazuje, co oferuje Business Central po obu stronach i jak zautomatyzować wysyłanie, żeby nikt nie musiał pamiętać o naciśnięciu przycisku. Dostajesz też trzy sposoby na mniej ręczny proces.

Strona zatwierdzającego

Na stronie wniosków do zatwierdzenia zatwierdzający może zaznaczyć kilka linii i wybrać zatwierdź, odrzuć lub przekaż. Microsoft Learn wyraźnie pisze, że można zatwierdzać kilka naraz. Jest też akcja wysyłająca przypomnienia o spóźnionych wnioskach.

Robi to różnicę, gdy zatwierdzający ma w kolejce wiele wniosków: może załatwić je w kilka minut zamiast otwierać każdy osobno.

Strona nadawcy

Learn opisuje wniosek jako akcję wybieraną na stronie, która pokazuje zapis. Nie znaleźliśmy opisu, że można zaznaczyć kilka dokumentów na liście i wysłać je razem. Sprawdźcie sami w sandboxie, czy akcję można uruchomić na zaznaczeniu na Waszych listach. Wynik może się różnić w zależności od typu dokumentu.

Zapytajcie też partnera, czy strona dla Waszego typu dokumentu obsługuje akcję na zaznaczeniu. Odpowiedź może być inna dla zamówień, dzienników i danych podstawowych i lepiej to wiedzieć, zanim zbudujecie wokół tego proces.

Cztery sposoby, żeby uniknąć ręcznego wysyłania

Wybierz rozwiązanie, które wymaga najmniej utrzymania. Przepływ pracy uruchamiany automatycznie rzadko trzeba potem pilnować, podczas gdy własny przepływ w Power Automate wymaga właściciela, licencji i monitorowania.

Niech przepływ pracy uruchamia się sam. Learn wymienia jako zdarzenia tworzenie zamówień sprzedaży i zakupu, ofert i faktur. Wtedy wniosek jest wysyłany bez naciskania czegokolwiek.
Użyj menu Automate. Learn opisuje ręczne przepływy w Power Automate, które można uruchamiać ze stron list, kart i dokumentów i które mogą pracować na danych w Business Central.
Użyj automatycznych przepływów w Power Automate, uruchamianych przez zdarzenia w Business Central.
Ustaw zatwierdzanie na dzienniku, a nie na każdym dokumencie. Jeden wniosek obejmuje wtedy cały dziennik.

Żeby zatwierdzanie się nie piętrzyło

Ustaw termin na wnioskach i pozwól systemowi automatycznie przekazywać je zastępcy po jednym, dwóch lub pięciu dniach. To ustawienia w przepływie pracy, według Learn. Używaj przypomnień o spóźnionych wnioskach jako stałego cotygodniowego zadania.

Pamiętaj, że powiadomienia o krokach przepływu pracy są wysyłane przez kolejkę zadań. Jeśli stoi, wygląda to tak, jakby nikogo o nic nie poproszono.

Ustalcie też, kto zatwierdza, gdy główny zatwierdzający jest na urlopie, i z wyprzedzeniem skonfigurujcie zastępcę w Approval User Setup.

Przykład: zamówienia zakupu powyżej kwoty

Typowy przykład to zamówienia zakupu, które musi zatwierdzić kierownik działu, jeśli przekraczają określoną wartość. Zamiast tego, by zaopatrzeniowiec wysyłał każde zamówienie, przepływ może uruchamiać się przy tworzeniu zamówienia, a dalej przechodzą tylko zamówienia powyżej kwoty. Limit zatwierdzania ustawia się w Approval User Setup.

Wtedy zaopatrzeniowiec nie musi niczego pamiętać, a zatwierdzający może obsłużyć kilka wniosków naraz na stronie wniosków do zatwierdzenia. To najtańszy sposób osiągnięcia tego samego celu co wysyłka zbiorcza i wymaga tylko konfiguracji, bez programowania.

Wadą jest to, że tracicie możliwość zebrania zamówień przed wysłaniem. Jeśli ważne jest, żeby jedna osoba oceniła całą paczkę, lepszym wyborem jest dziennik albo przepływ w Power Automate.

Pomysł

Bulk Approval Sender jest na naszej liście możliwych aplikacji. Chodzi o wysyłanie lub anulowanie wniosków o zatwierdzenie dla kilku dokumentów jednocześnie. To pomysł, który rozważamy, i nie jest jeszcze dostępny. Zobacz pozostałe pomysły, jeśli chcesz być na bieżąco.