Send mange godkendelsesanmodninger på én gang

Når mange dokumenter skal til godkendelse, ender man med at sende anmodninger én ad gangen. Godkenderen kan i standard behandle flere samlet, men afsenderen har ikke den samme genvej. Artiklen viser, hvad Business Central tilbyder på begge sider, og hvordan man kan automatisere afsendelsen, så ingen skal huske at trykke på knappen. Du får også tre måder at gøre processen mindre manuel.

Godkenderens side

På siden for anmodninger, der skal godkendes, kan godkenderen markere flere linjer og vælge godkend, afvis eller delegér. Microsoft Learn skriver udtrykkeligt, at man kan godkende flere ad gangen. Der findes også en handling, der sender påmindelser om forsinkede anmodninger.

Det gør forskellen, når en godkender har mange anmodninger i kø: de kan afvikle dem på få minutter i stedet for at åbne hver for sig.

Afsenderens side

Learn beskriver anmodningen som en handling, man vælger på den side, der viser posten. Vi fandt ikke en beskrivelse af, at man kan markere flere dokumenter på en liste og sende dem samlet. Prøv selv i en sandkasse, om handlingen kan køres på en markering på jeres lister. Resultatet kan variere fra dokumenttype til dokumenttype.

Spørg også din partner, om siden for jeres dokumenttype understøtter handlingen på en markering. Svaret kan være forskelligt for ordrer, kladder og stamdata, og det er bedre at vide det, før I bygger en proces omkring det.

Fire måder at undgå manuel afsendelse

Vælg den løsning, der kræver mindst vedligehold. Et workflow, der starter automatisk, er sjældent noget, man skal passe på bagefter, mens et eget flow i Power Automate kræver ejerskab, licens og overvågning.

Lad workflowet starte af sig selv. Learn nævner oprettelse af salgs- og indkøbsordrer, tilbud og fakturaer som hændelser. Så sendes anmodningen uden, at nogen trykker.
Brug Automatiser-menuen. Learn beskriver manuelle flows i Power Automate, som kan startes fra listesider, kort og dokumenter, og som kan arbejde på data i Business Central.
Brug automatiske flows i Power Automate, som udløses af hændelser i Business Central.
Sæt godkendelsen på kladden, ikke på hvert dokument. Én anmodning dækker så hele kladden.

Så godkendelsen ikke hober sig op

Sæt forfaldsdato på anmodningerne, og lad systemet delegere automatisk til en stedfortræder efter en, to eller fem dage. Det er indstillinger i workflowet, ifølge Learn. Brug påmindelserne om forsinkede anmodninger som en fast ugentlig opgave.

Husk, at meddelelser om workflowtrin sendes via jobkøen. Hvis den står stille, ser det ud, som om ingen er blevet bedt om noget.

Aftal også, hvem der godkender, når hovedgodkenderen har ferie, og sæt stedfortræderen op i godkendelsesbrugere i god tid.

Et eksempel: indkøbsordrer over et beløb

Et typisk eksempel er indkøbsordrer, der skal godkendes af en afdelingsleder, hvis de er over en bestemt værdi. I stedet for at indkøberen sender hver ordre, kan workflowet starte, når ordren oprettes, og kun ordrer over beløbet gå videre. Godkendelsesgrænsen sættes under godkendelsesbrugere.

Så skal indkøberen ikke huske noget, og godkenderen kan behandle flere anmodninger ad gangen på siden for anmodninger, der skal godkendes. Det er den billigste måde at nå det samme mål som en masseafsendelse, og den kræver kun opsætning, ingen udvikling.

Ulempen er, at I mister muligheden for at samle ordrer, før de sendes. Er det vigtigt, at en person tager stilling til en samlet pakke, er en kladde eller et Power Automate-flow et bedre valg.

Idéen

Bulk Approval Sender står på vores liste over mulige apps. Tanken er at sende eller annullere godkendelsesanmodninger på flere dokumenter samtidig. Det er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe. Se de øvrige idéer, hvis du vil følge med.