Veel goedkeuringsverzoeken tegelijk versturen

Wanneer veel documenten ter goedkeuring moeten, verstuurt u de verzoeken uiteindelijk één voor één. De goedkeurder kan in standaard meerdere verzoeken tegelijk afhandelen, maar de afzender heeft die sluiproute niet. Dit artikel laat zien wat Business Central aan beide kanten biedt en hoe u het versturen kunt automatiseren, zodat niemand eraan hoeft te denken op de knop te drukken. U krijgt ook drie manieren om het proces minder handmatig te maken.

De kant van de goedkeurder

Op de pagina Requests to Approve kan de goedkeurder meerdere regels markeren en kiezen voor goedkeuren, afwijzen of delegeren. Microsoft Learn schrijft uitdrukkelijk dat u meerdere verzoeken tegelijk kunt goedkeuren. Er is ook een actie die herinneringen stuurt over verlopen verzoeken.

Dat maakt het verschil wanneer een goedkeurder veel verzoeken in de wachtrij heeft: ze kunnen die in een paar minuten afhandelen in plaats van elk apart te openen.

De kant van de afzender

Learn beschrijft het verzoek als een actie die u kiest op de pagina die het record toont. We vonden geen beschrijving dat u meerdere documenten in een lijst kunt markeren en gezamenlijk kunt verzenden. Probeer zelf in een sandbox of de actie op een selectie in uw lijsten kan worden uitgevoerd. Het resultaat kan per documenttype verschillen.

Vraag ook uw partner of de pagina voor uw documenttype de actie op een selectie ondersteunt. Het antwoord kan verschillen voor orders, journaals en stamgegevens en het is beter dat te weten voordat u er een proces omheen bouwt.

Vier manieren om handmatig versturen te vermijden

Kies de oplossing die het minste onderhoud vraagt. Een workflow die automatisch start, hoeft u achteraf zelden te bewaken, terwijl een eigen flow in Power Automate eigenaarschap, licentie en monitoring vraagt.

Laat de workflow zelf starten. Learn noemt het aanmaken van verkoop- en inkooporders, offertes en facturen als gebeurtenissen. Dan wordt het verzoek verstuurd zonder dat iemand drukt.
Gebruik het menu Automate. Learn beschrijft handmatige flows in Power Automate die kunnen worden gestart vanaf lijstpagina's, kaarten en documenten en die met gegevens in Business Central kunnen werken.
Gebruik automatische flows in Power Automate die worden gestart door gebeurtenissen in Business Central.
Zet de goedkeuring op het journaal, niet op elk document. Eén verzoek dekt dan het hele journaal.

Zodat goedkeuringen zich niet opstapelen

Zet een vervaldatum op de verzoeken en laat het systeem na één, twee of vijf dagen automatisch delegeren aan een vervanger. Dat zijn volgens Learn instellingen in de workflow. Gebruik de herinneringen over verlopen verzoeken als vaste wekelijkse taak.

Houd er rekening mee dat meldingen over workflowstappen via de jobwachtrij worden verzonden. Staat die stil, dan lijkt het alsof niemand ergens om is gevraagd.

Spreek ook af wie goedkeurt wanneer de hoofdgoedkeurder op vakantie is en stel de vervanger tijdig in onder Approval User Setup.

Een voorbeeld: inkooporders boven een bedrag

Een typisch voorbeeld zijn inkooporders die door een afdelingsmanager moeten worden goedgekeurd als ze boven een bepaalde waarde liggen. In plaats van dat de inkoper elke order verstuurt, kan de workflow starten wanneer de order wordt aangemaakt en gaan alleen orders boven het bedrag verder. De goedkeuringsgrens stelt u in onder Approval User Setup.

Dan hoeft de inkoper nergens aan te denken en kan de goedkeurder meerdere verzoeken tegelijk afhandelen op de pagina Requests to Approve. Dit is de goedkoopste manier om hetzelfde doel te bereiken als met een massaverzending en het vraagt alleen inrichting, geen ontwikkeling.

Het nadeel is dat u de mogelijkheid verliest om orders te bundelen voordat ze worden verzonden. Is het belangrijk dat iemand een oordeel velt over een gebundeld pakket, dan is een journaal of een Power Automate-flow een betere keuze.

Het idee

Bulk Approval Sender staat op onze lijst met mogelijke apps. De gedachte is goedkeuringsverzoeken voor meerdere documenten tegelijk te verzenden of te annuleren. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u kunt downloaden of kopen. Bekijk de overige ideeën als u het wilt volgen.