Skicka många bokförda fakturor på en gång

Efter en faktureringskörning kan det ligga flera hundra bokförda fakturor som ska skickas till kunderna. En i taget är ingen bra lösning. Artikeln går igenom hur skicka och bokför-och-skicka fungerar i Business Central, hur sändningsprofiler sparar klick och vilka gränser som finns för e-postutskick i bulk. Du får också ett praktiskt arbetssätt för en stor faktureringskörning så att ingen kund glöms bort.

Det standard kan

Från sidan med bokförda försäljningsfakturor väljer du Print/Send och därefter skicka som e-post, enligt Microsoft Learn. Dokumentet skickas som PDF och mottagaren är som utgångspunkt kundens e-postadress. På säljdokument kan du använda Post and Send, så att de två åtgärderna sker tillsammans.

Learn beskriver stegen för ett dokument i taget. Vi hittade ingen sida som beskriver att man markerar många bokförda fakturor och skickar dem i ett svep. Testa om sändningen fungerar på en markering hos er.

Det är en god idé att kontrollera att kundens e-postadress faktiskt står på kundkortet. Många fel vid sändning beror på att fältet är tomt eller att adressen är felstavad.

Sändningsprofiler tar bort dialogen

På sidan Document Sending Profiles kan du skapa profiler och tilldela dem på kundkortet. Du kan markera en profil som standard för alla kunder. Post and Send visar bekräftelsedialogen med den profil som används.

Om profilen är inställd på att använda standardinställningar öppnas inte sidan Send Email varje gång. Det är den största tidsbesparingen i dag. Kunder som hellre vill ha fakturan som elektroniskt dokument kan få en annan profil.

Överväg om några kunder hellre vill ha fakturorna som elektroniskt dokument. Det kan spara både tid och fel om kunden kan ta emot dem direkt i sitt system.

Batchbokföring och schemalagd bokföring

Man kan markera flera säljdokument med åtgärden Select More och bokföra dem som batch. På förfrågningssidan anges vad som ska med. Fel visas på sidan Error Messages. Rapporter som Batch Post Sales Invoices kan också schemaläggas i jobbkön. Sätt strikta filter, annars bokförs allt, även dokument som inte är klara.

Gränser för e-post

Det betyder i praktiken att en stor körning tar tid och att man inte ska förvänta sig att alla e-postmeddelanden är skickade på ett ögonblick.

Standardgränsen är 30 e-postmeddelanden i minuten för Microsoft 365-konton, motsvarande Exchange Online. Den kan ställas in per konto.
Samtidigheten är som standard 3 och kan höjas till 10.
Om e-postmeddelanden skickas i bakgrunden via jobbkön försöker Business Central igen upp till 10 gånger. Misslyckade meddelanden ligger i e-postutkorgen med ett felmeddelande.
Skickade e-postmeddelanden finns på sidan Sent Emails, så att du kan hitta dem efteråt.

När är det värt att automatisera

Om ni skickar få fakturor per dag räcker standard gott. När faktureringskörningarna är stora går tiden åt till tre saker: att välja dokument, att rätta mottagare och att hitta fel efteråt. Sändningsprofiler löser det första, kundkortens e-postadresser det andra och e-postutkorgen det tredje.

Om det finns många kunder utan e-postadress blir det snabbt manuellt arbete. Ren stamdata är därför den billigaste förbättringen.

Ett praktiskt arbetssätt

Se till att varje kund har en sändningsprofil och en korrekt e-postadress. Bokför i batch. Skicka därefter och kontrollera utkorgen efter fel. Spara listan över kunder utan e-post för manuell hantering.

Idén Bulk Document Sender finns på vår lista över möjliga appar. Den motsvarar flera idéer på Microsofts portal, bland annat en om att skicka många försäljningsfakturor med ungefär 205 röster. Den är en idé vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa.

Kontrollera till sist att antalet bokförda fakturor och antalet skickade e-postmeddelanden stämmer. Skillnaden är de kunder ni måste följa upp manuellt.