Send mange bogførte fakturaer på én gang

Efter en fakturakørsel ligger der måske flere hundrede bogførte fakturaer, som skal sendes til kunderne. Én ad gangen er ikke en god løsning. Artiklen gennemgår, hvordan send og bogfør-og-send virker i Business Central, hvordan afsendelsesprofiler sparer klik, og hvilke grænser der er for e-mailafsendelse i bulk. Du får også en praktisk arbejdsgang for en stor fakturakørsel, så ingen kunder bliver glemt.

Det standard kan

Fra siden med bogførte salgsfakturaer vælger du Udskriv/Send og derefter send som e-mail, ifølge Microsoft Learn. Dokumentet sendes som PDF, og modtageren er som udgangspunkt kundens e-mailadresse. På salgsdokumenter kan du bruge Bogfør og send, så de to handlinger sker sammen.

Learn beskriver trinnene for ét dokument ad gangen. Vi fandt ikke en side, der beskriver, at man markerer mange bogførte fakturaer og sender dem i ét hug. Test, om afsendelsen virker på en markering hos jer.

Det er en god ide at tjekke, om kundens e-mailadresse faktisk står på kundekortet. Mange fejl ved afsendelse skyldes, at feltet er tomt, eller at adressen er skrevet forkert.

Afsendelsesprofiler fjerner dialogen

På siden Afsendelsesprofiler kan du oprette profiler og tildele dem på kundekortet. Du kan markere én profil som standard for alle kunder. Bogfør og send viser bekræftelsesdialogen med den profil, der bruges.

Hvis profilen er sat til brug af standardindstillinger, åbner siden Send e-mail ikke hver gang. Det er den største tidsbesparelse i dag. Kunder, der vil have fakturaen som elektronisk dokument i stedet, kan få en anden profil.

Overvej, om nogle kunder hellere vil have fakturaerne som elektronisk dokument. Det kan spare både tid og fejl, hvis kunden kan modtage dem direkte i sit system.

Batchbogføring og planlagt bogføring

Man kan markere flere salgsdokumenter med handlingen Vælg flere og bogføre dem som batch. På anmodningssiden angives, hvad der skal med. Fejl ses på siden siden for fejlmeddelelser. Rapporter som Bogfør salgsfakturaer (batch) kan også planlægges i jobkøen. Sæt strenge filtre, ellers bogføres alt, også dokumenter, der ikke er klar.

Grænser for e-mail

Det betyder i praksis, at en stor kørsel tager tid, og at man ikke skal forvente, at alle mails er sendt på et øjeblik.

Standardgrænsen er 30 mails i minuttet for Microsoft 365-konti, svarende til Exchange Online. Den kan indstilles pr. konto.
Samtidigheden er som standard 3 og kan hæves til 10.
Hvis mails sendes i baggrunden via jobkøen, prøver Business Central igen op til 10 gange. Fejlede mails ligger i e-mailudbakken med en fejlbesked.
Sendte mails ligger på siden Sendte e-mails, så du kan finde dem bagefter.

Hvornår er det værd at automatisere

Hvis I sender få fakturaer om dagen, er standard rigeligt. Når fakturakørsler er store, bliver tiden brugt på tre ting: at vælge dokumenter, at rette modtagere og at finde fejl bagefter. Afsendelsesprofiler løser det første, kundekortenes e-mailadresser det andet, og e-mailudbakken det tredje.

Er der mange kunder uden e-mailadresse, bliver det hurtigt manuelt arbejde. En ren stamdata er derfor den billigste forbedring.

En praktisk arbejdsgang

Sørg for, at hver kunde har en afsendelsesprofil og en korrekt e-mailadresse. Bogfør i batch. Send derefter, og tjek udbakken for fejl. Gem listen over kunder uden e-mail til manuel behandling.

Idéen Bulk Document Sender står på vores liste over mulige apps. Den svarer til flere idéer på Microsofts portal, blandt andet en om at sende mange salgsfakturaer med cirka 205 stemmer. Den er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe.

Tjek til sidst, at antal bogførte fakturaer og antal sendte mails stemmer. Forskellen er de kunder, I skal følge op på manuelt.