Send mange bokførte fakturaer samtidig

Etter en fakturakjøring ligger det kanskje flere hundre bokførte fakturaer som skal sendes til kundene. Én om gangen er ingen god løsning. Artikkelen går gjennom hvordan send og bokfør og send virker i Business Central, hvordan sendingsprofiler sparer klikk, og hvilke grenser som gjelder for e-postsending i bulk. Du får også en praktisk arbeidsgang for en stor fakturakjøring, slik at ingen kunder blir glemt.

Det standard kan

Fra siden Posted Sales Invoices velger du Print/Send og deretter send som e-post, ifølge Microsoft Learn. Dokumentet sendes som PDF, og mottakeren er som utgangspunkt kundens e-postadresse. På salgsdokumenter kan du bruke Post and Send, slik at de to handlingene skjer sammen.

Learn beskriver trinnene for ett dokument om gangen. Vi fant ingen side som beskriver at man markerer mange bokførte fakturaer og sender dem i ett jafs. Test om sendingen virker på en markering hos dere.

Det er en god idé å sjekke om kundens e-postadresse faktisk står på kundekortet. Mange feil ved sending skyldes at feltet er tomt, eller at adressen er skrevet feil.

Sendingsprofiler fjerner dialogen

På siden Document Sending Profiles kan du opprette profiler og tildele dem på kundekortet. Du kan markere én profil som standard for alle kunder. Post and Send viser bekreftelsesdialogen med profilen som brukes.

Hvis profilen er satt til å bruke standardinnstillinger, åpnes ikke siden Send Email hver gang. Det er den største tidsbesparelsen i dag. Kunder som vil ha fakturaen som elektronisk dokument i stedet, kan få en annen profil.

Vurder om noen kunder heller vil ha fakturaene som elektronisk dokument. Det kan spare både tid og feil hvis kunden kan motta dem direkte i sitt system.

Batchbokføring og planlagt bokføring

Man kan markere flere salgsdokumenter med handlingen Select More og bokføre dem som batch. På forespørselssiden angis det hva som skal med. Feil vises på siden Error Messages. Rapporter som Batch Post Sales Invoices kan også planlegges i jobbkøen. Sett strenge filtre, ellers bokføres alt, også dokumenter som ikke er klare.

Grenser for e-post

Det betyr i praksis at en stor kjøring tar tid, og at man ikke bør forvente at alle e-poster er sendt på et øyeblikk.

Standardgrensen er 30 e-poster i minuttet for Microsoft 365-kontoer, tilsvarende Exchange Online. Den kan stilles inn per konto.
Samtidigheten er som standard 3 og kan økes til 10.
Hvis e-poster sendes i bakgrunnen via jobbkøen, prøver Business Central på nytt opptil 10 ganger. Mislykkede e-poster ligger i Email Outbox med en feilmelding.
Sendte e-poster ligger på siden Sent Emails, slik at du kan finne dem i etterkant.

Når er det verdt å automatisere

Hvis dere sender få fakturaer per dag, er standard rikelig. Når fakturakjøringene er store, går tiden til tre ting: å velge dokumenter, å rette mottakere og å finne feil i etterkant. Sendingsprofiler løser det første, e-postadressene på kundekortene det andre, og Email Outbox det tredje.

Er det mange kunder uten e-postadresse, blir det raskt manuelt arbeid. Ren stamdata er derfor den billigste forbedringen.

En praktisk arbeidsgang

Sørg for at hver kunde har en sendingsprofil og en riktig e-postadresse. Bokfør i batch. Send deretter, og sjekk utboksen for feil. Ta vare på listen over kunder uten e-post til manuell behandling.

Ideen Bulk Document Sender står på listen vår over mulige apper. Den svarer til flere ideer på Microsofts portal, blant annet en om å sende mange salgsfakturaer med omtrent 205 stemmer. Den er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe.

Sjekk til slutt at antall bokførte fakturaer og antall sendte e-poster stemmer. Forskjellen er kundene dere må følge opp manuelt.