Viele gebuchte Rechnungen auf einmal versenden

Nach einem Fakturalauf liegen vielleicht mehrere hundert gebuchte Rechnungen vor, die an die Kunden gehen müssen. Eine nach der anderen ist keine gute Lösung. Der Artikel zeigt, wie Senden und Buchen und Senden in Business Central funktionieren, wie Versandprofile Klicks sparen und welche Grenzen es für den E-Mail-Versand in großen Mengen gibt. Dazu gibt es einen praktischen Ablauf für einen großen Fakturalauf, damit kein Kunde vergessen wird.

Was der Standard kann

Auf der Seite für gebuchte Verkaufsrechnungen wählen Sie laut Microsoft Learn Drucken/Senden und dann Per E-Mail senden. Der Beleg wird als PDF gesendet, und Empfänger ist standardmäßig die E-Mail-Adresse des Kunden. Bei Verkaufsbelegen können Sie Buchen und Senden verwenden, sodass beide Aktionen zusammen ausgeführt werden.

Learn beschreibt die Schritte für jeweils einen Beleg. Wir haben keine Seite gefunden, die beschreibt, dass man viele gebuchte Rechnungen markiert und in einem Zug sendet. Testen Sie, ob der Versand bei Ihnen auf einer Markierung funktioniert.

Prüfen Sie am besten, ob die E-Mail-Adresse des Kunden tatsächlich auf der Debitorenkarte steht. Viele Versandfehler kommen daher, dass das Feld leer ist oder die Adresse falsch geschrieben wurde.

Versandprofile entfernen den Dialog

Auf der Seite Document Sending Profiles können Sie Profile anlegen und auf der Debitorenkarte zuweisen. Sie können ein Profil als Standard für alle Kunden markieren. Buchen und Senden zeigt den Bestätigungsdialog mit dem verwendeten Profil.

Ist das Profil so eingestellt, dass es die Standardeinstellungen verwendet, öffnet sich die Seite Send Email nicht jedes Mal. Das ist heute die größte Zeitersparnis. Kunden, die die Rechnung lieber als elektronischen Beleg erhalten möchten, können ein anderes Profil bekommen.

Überlegen Sie, ob einige Kunden die Rechnungen lieber als elektronischen Beleg haben möchten. Das kann Zeit und Fehler sparen, wenn der Kunde sie direkt in seinem System empfangen kann.

Stapelbuchung und geplantes Buchen

Sie können mehrere Verkaufsbelege mit der Aktion Mehrere auswählen markieren und als Batch buchen. Auf der Anforderungsseite legen Sie fest, was einbezogen wird. Fehler sehen Sie auf der Seite für Fehlermeldungen. Berichte wie Batch Post Sales Invoices lassen sich auch in der Jobwarteschlange planen. Setzen Sie strenge Filter, sonst wird alles gebucht, auch Belege, die nicht bereit sind.

Grenzen beim E-Mail-Versand

Das bedeutet in der Praxis, dass ein großer Lauf Zeit braucht und dass man nicht erwarten sollte, dass alle E-Mails im Handumdrehen versendet sind.

Die Standardgrenze liegt bei 30 E-Mails pro Minute für Microsoft-365-Konten, entsprechend Exchange Online. Sie lässt sich je Konto einstellen.
Die Parallelität beträgt standardmäßig 3 und lässt sich auf 10 erhöhen.
Werden E-Mails im Hintergrund über die Jobwarteschlange gesendet, versucht Business Central es bis zu 10-mal erneut. Fehlgeschlagene E-Mails liegen mit einer Fehlermeldung im E-Mail-Postausgang.
Gesendete E-Mails liegen auf der Seite Sent Emails, sodass Sie sie hinterher finden können.

Wann sich die Automatisierung lohnt

Versenden Sie nur wenige Rechnungen pro Tag, reicht der Standard völlig. Bei großen Fakturaläufen geht die Zeit für drei Dinge drauf: Belege auswählen, Empfänger korrigieren und Fehler hinterher finden. Versandprofile lösen das erste, die E-Mail-Adressen auf den Debitorenkarten das zweite und der E-Mail-Postausgang das dritte.

Haben viele Kunden keine E-Mail-Adresse, wird es schnell zu manueller Arbeit. Saubere Stammdaten sind deshalb die günstigste Verbesserung.

Ein praktischer Ablauf

Sorgen Sie dafür, dass jeder Kunde ein Versandprofil und eine korrekte E-Mail-Adresse hat. Buchen Sie im Batch. Senden Sie anschließend und prüfen Sie den Postausgang auf Fehler. Bewahren Sie die Liste der Kunden ohne E-Mail zur manuellen Bearbeitung auf.

Die Idee Bulk Document Sender steht auf unserer Liste möglicher Apps. Sie entspricht mehreren Ideen im Portal von Microsoft, unter anderem einer zum Senden vieler Verkaufsrechnungen mit rund 205 Stimmen. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man herunterladen oder kaufen kann.

Prüfen Sie zum Schluss, dass die Anzahl gebuchter Rechnungen und die Anzahl gesendeter E-Mails übereinstimmen. Die Differenz sind die Kunden, bei denen Sie manuell nachfassen müssen.