Wysyłanie wielu zaksięgowanych faktur naraz

Po przebiegu fakturowania może być kilkaset zaksięgowanych faktur do wysłania klientom. Jedna po drugiej to nie jest dobre rozwiązanie. Artykuł omawia, jak działają wysyłanie oraz księgowanie i wysyłanie w Business Central, jak profile wysyłania oszczędzają kliknięcia i jakie są limity wysyłania e-maili hurtowo. Dostajesz też praktyczny przebieg pracy dla dużego przebiegu fakturowania, żeby żaden klient nie został pominięty.

Co potrafi standard

Na stronie zaksięgowanych faktur sprzedaży wybierasz Print/Send, a potem wyślij jako e-mail, według Microsoft Learn. Dokument jest wysyłany jako PDF, a odbiorcą jest domyślnie adres e-mail klienta. Na dokumentach sprzedaży możesz użyć Post and Send, żeby obie akcje odbyły się razem.

Learn opisuje kroki dla jednego dokumentu naraz. Nie znaleźliśmy strony, która opisywałaby zaznaczenie wielu zaksięgowanych faktur i wysłanie ich jednym ruchem. Sprawdźcie, czy wysyłanie działa u Was na zaznaczeniu.

Warto sprawdzić, czy adres e-mail klienta rzeczywiście jest na karcie klienta. Wiele błędów przy wysyłaniu bierze się stąd, że pole jest puste albo adres jest błędnie wpisany.

Profile wysyłania usuwają okno dialogowe

Na stronie Document Sending Profiles możesz tworzyć profile i przypisywać je na karcie klienta. Możesz oznaczyć jeden profil jako domyślny dla wszystkich klientów. Post and Send pokazuje okno potwierdzenia z używanym profilem.

Jeśli profil jest ustawiony na użycie ustawień domyślnych, strona Send Email nie otwiera się za każdym razem. To największa oszczędność czasu dziś. Klienci, którzy wolą dostawać fakturę jako dokument elektroniczny, mogą dostać inny profil.

Zastanów się, czy niektórzy klienci wolą faktury jako dokument elektroniczny. Może to oszczędzić czas i błędy, jeśli klient może je odbierać bezpośrednio w swoim systemie.

Księgowanie wsadowe i zaplanowane

Można zaznaczyć kilka dokumentów sprzedaży akcją Select More i zaksięgować je jako partię. Na stronie żądania określa się, co ma zostać uwzględnione. Błędy widać na stronie komunikatów o błędach. Raporty takie jak Batch Post Sales Invoices można też planować w kolejce zadań. Ustaw ścisłe filtry, bo inaczej zostanie zaksięgowane wszystko, także dokumenty, które nie są gotowe.

Limity dla e-maili

W praktyce oznacza to, że duży przebieg trwa i nie należy oczekiwać, że wszystkie e-maile zostaną wysłane w jednej chwili.

Domyślny limit to 30 e-maili na minutę dla kont Microsoft 365, odpowiednio do Exchange Online. Można go ustawić dla każdego konta.
Współbieżność wynosi domyślnie 3 i można ją zwiększyć do 10.
Jeśli e-maile są wysyłane w tle przez kolejkę zadań, Business Central ponawia próbę do 10 razy. E-maile, które się nie powiodły, leżą w skrzynce nadawczej e-mail z komunikatem o błędzie.
Wysłane e-maile są na stronie Sent Emails, więc można je później znaleźć.

Kiedy warto automatyzować

Jeśli wysyłacie kilka faktur dziennie, standard w zupełności wystarcza. Gdy przebiegi fakturowania są duże, czas schodzi na trzy rzeczy: wybieranie dokumentów, poprawianie odbiorców i szukanie błędów po fakcie. Profile wysyłania rozwiązują pierwszą, adresy e-mail na kartach klientów drugą, a skrzynka nadawcza e-mail trzecią.

Jeśli wielu klientów nie ma adresu e-mail, szybko robi się z tego ręczna praca. Czyste dane podstawowe to więc najtańsze usprawnienie.

Praktyczny przebieg pracy

Upewnij się, że każdy klient ma profil wysyłania i poprawny adres e-mail. Zaksięguj wsadowo. Następnie wyślij i sprawdź skrzynkę nadawczą pod kątem błędów. Zachowaj listę klientów bez adresu e-mail do ręcznej obsługi.

Pomysł Bulk Document Sender jest na naszej liście możliwych aplikacji. Odpowiada kilku pomysłom na portalu Microsoftu, między innymi pomysłowi wysyłania wielu faktur sprzedaży, który ma około 205 głosów. To pomysł, który rozważamy, i nie jest jeszcze dostępny.

Na koniec sprawdź, czy liczba zaksięgowanych faktur zgadza się z liczbą wysłanych e-maili. Różnica to klienci, których trzeba obsłużyć ręcznie.