Veel geboekte facturen in één keer versturen

Na een factuurrun staan er misschien honderden geboekte facturen klaar die naar de klanten moeten. Eén voor één is geen goede oplossing. Dit artikel beschrijft hoe verzenden en boeken-en-verzenden werken in Business Central, hoe Document Sending Profiles klikken besparen en welke grenzen er zijn aan het in bulk versturen van e-mail. U krijgt ook een praktische werkwijze voor een grote factuurrun, zodat geen enkele klant wordt vergeten.

Wat standaard kan

Vanaf de pagina Posted Sales Invoices kiest u volgens Microsoft Learn Print/Send en daarna verzenden als e-mail. Het document wordt als pdf verzonden en de ontvanger is standaard het e-mailadres van de klant. Op verkoopdocumenten kunt u Post and Send gebruiken, zodat de twee acties samen plaatsvinden.

Learn beschrijft de stappen voor één document tegelijk. We vonden geen pagina die beschrijft dat u veel geboekte facturen selecteert en in één keer verstuurt. Test of het verzenden bij u op een selectie werkt.

Het is verstandig te controleren of het e-mailadres van de klant ook echt op de klantenkaart staat. Veel fouten bij het verzenden komen doordat het veld leeg is of het adres verkeerd is getypt.

Document Sending Profiles halen het dialoogvenster weg

Op de pagina Document Sending Profiles kunt u profielen aanmaken en toewijzen op de klantenkaart. U kunt één profiel als standaard voor alle klanten markeren. Post and Send toont het bevestigingsvenster met het profiel dat wordt gebruikt.

Als het profiel is ingesteld op standaardinstellingen, opent de pagina Send Email niet elke keer. Dat is de grootste tijdwinst op dit moment. Klanten die de factuur liever als elektronisch document ontvangen, kunnen een ander profiel krijgen.

Overweeg of sommige klanten de facturen liever als elektronisch document ontvangen. Dat kan zowel tijd als fouten besparen, als de klant ze rechtstreeks in zijn eigen systeem kan ontvangen.

Batchgewijs boeken en geplande boeking

U kunt meerdere verkoopdocumenten selecteren met de actie Select More en ze als batch boeken. Op de aanvraagpagina geeft u aan wat er mee moet. Fouten ziet u op de pagina Error Messages. Rapporten zoals Batch Post Sales Invoices kunnen ook in de jobwachtrij worden gepland. Gebruik strikte filters, anders wordt alles geboekt, ook documenten die nog niet klaar zijn.

Grenzen voor e-mail

In de praktijk betekent dit dat een grote run tijd kost en dat u niet moet verwachten dat alle e-mails in een oogwenk zijn verzonden.

De standaardgrens is 30 e-mails per minuut voor Microsoft 365-accounts, overeenkomstig Exchange Online. Die kan per account worden ingesteld.
De gelijktijdigheid is standaard 3 en kan worden verhoogd tot 10.
Als e-mails op de achtergrond via de jobwachtrij worden verzonden, probeert Business Central het tot 10 keer opnieuw. Mislukte e-mails staan in de Email Outbox met een foutmelding.
Verzonden e-mails staan op de pagina Sent Emails, zodat u ze achteraf kunt terugvinden.

Wanneer loont automatiseren

Verstuurt u weinig facturen per dag, dan is standaard ruim voldoende. Bij grote factuurruns gaat de tijd naar drie dingen: documenten kiezen, ontvangers corrigeren en achteraf fouten zoeken. Document Sending Profiles lossen het eerste op, de e-mailadressen op de klantenkaarten het tweede en de Email Outbox het derde.

Zijn er veel klanten zonder e-mailadres, dan wordt het snel handwerk. Schone stamgegevens zijn daarom de goedkoopste verbetering.

Een praktische werkwijze

Zorg dat elke klant een Document Sending Profile en een correct e-mailadres heeft. Boek in batch. Verstuur daarna en controleer de outbox op fouten. Bewaar de lijst met klanten zonder e-mail voor handmatige afhandeling.

Het idee Bulk Document Sender staat op onze lijst met mogelijke apps. Het komt overeen met meerdere ideeën op het portaal van Microsoft, onder meer een over het versturen van veel verkoopfacturen met ongeveer 205 stemmen. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u kunt downloaden of kopen.

Controleer tot slot of het aantal geboekte facturen en het aantal verzonden e-mails overeenkomen. Het verschil zijn de klanten bij wie u handmatig moet opvolgen.