Skapa en servicekreditfaktura utifrån en bokförd servicefaktura

En servicefaktura har bokförts med fel timmar eller fel pris och kunden ska ha en kreditfaktura. Vid försäljnings- och inköpsdokument kan man kopiera en bokförd faktura till kreditfakturan. Vad gäller för servicekreditfakturor? Här är vad Microsoft Learn beskriver, vad vi inte har kunnat bekräfta och hur man tar sig igenom det på ett säkert sätt. Det är en rutin som ska vara lätt att följa.

Vad Learn beskriver

Sidan Create invoices or credit memos for service beskriver Service Credit Memo som ett dokument man typiskt använder när kunden returnerar en artikel. Man kan också använda det för att kompensera kunden eller för att rätta en faktura som var ett misstag. Arbetssättet är: öppna Service Credit Memos, skapa ny, fyll i fälten och skriv raderna med de artiklar som har returnerats eller den kompensation kunden ska ha.

Bokföringsdatum och dokumentdatum är som utgångspunkt arbetsdatumet. Man kan testa dokumentet med testrapporten och bokföra flera servicekreditfakturor åt gången med ett batchjobb.

Kopiera från bokförd faktura

För försäljnings- och inköpsdokument finns åtgärderna Copy Document och Get Posted Document Lines to Reverse. Learn beskriver dem för försäljning och inköp. För servicekreditfakturor har vi inte hittat samma beskrivning. Vi kan därför inte säga att servicekreditfakturan i standard går att fylla i utifrån en bokförd servicefaktura.

Kontrollera själva om er kreditfaktura har en kopieringsåtgärd och prova den i en kopia av data.

Så gör man när raderna måste skrivas själv

Öppna den bokförda servicefakturan och kopiera raderna till Excel så att ni har kund, artiklar, resurser, antal och priser.
Skapa kreditfakturan på samma kund och skriv raderna med samma typ, nummer, enhet och bokföringsgrupper.
Använd samma dimensioner som fakturan så att bokföringen nollställs på rätt delar.
Kontrollera serviceorder-, avtals- och artikelposter efteråt så att de stämmer med fakturan.
Kör testrapporten och bokför därefter.

Se upp med artiklar och avtal

Finns det artiklar med på fakturan, kontrollera om de ska tillbaka i lager och till vilken kostnad. Vid försäljning och inköp ser kopierings- och återföringsfunktionerna till att kostnaden återförs exakt. Vid en handskriven kreditfaktura är det upp till er att kontrollera artikelposterna.

Är fakturan skapad från ett serviceavtal, kontrollera hur avtalet påverkas. Microsoft beskriver ett särskilt sätt att ta bort avtalsfakturor, och det går inte att använda om avtalet har ändrats efter faktureringen.

Dokumentation till revisorn

En handskriven kreditfaktura är svårare att kontrollera än en kopia. Spara därför en referens till den ursprungliga fakturan i kreditfakturans beskrivning och skriv orsaken. Använd en fast formulering så att kreditfakturor går att söka fram senare. Vid större belopp kan en kollega kontrollera raderna mot fakturan innan ni bokför. Det tar några minuter och förebygger fel som annars först upptäcks vid avstämning av kundreskontran.

Exempel

En servicefaktura har tre rader: två timmar, en reservdel och körning. Kunden ska ha kredit för körningen och en timme. Kreditfakturan skapas på samma kund med två rader, och antal och priser kopieras från fakturan. Dimensionerna och bokföringsgrupperna sätts likadant. Efter bokföring kan ni stämma av kundposterna så att kreditfakturan regleras mot fakturan och kunden bara ser det belopp som ska betalas.

Idén på vår lista

Idén om att kopiera dokument till servicekreditfakturor har 234 röster hos Microsoft. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.