Een servicecreditnota maken vanuit een geboekte servicefactuur

Een servicefactuur is geboekt met verkeerde uren of een verkeerde prijs en de klant moet een creditnota krijgen. Bij verkoop- en inkoopdocumenten kunt u een geboekte factuur in de creditnota kopiëren. Wat geldt voor servicecreditnota's? Hier staat wat Microsoft Learn beschrijft, wat wij niet hebben kunnen bevestigen en hoe u er veilig doorheen komt. Het is een routine die gemakkelijk te volgen moet zijn.

Wat Learn beschrijft

De pagina over het aanmaken van facturen of creditnota's voor service beschrijft de Service Credit Memo als een document dat u meestal gebruikt wanneer de klant een artikel retourneert. U kunt hem ook gebruiken om de klant te compenseren of om een factuur te corrigeren die een fout was. De werkwijze is: open Service Credit Memos, maak een nieuwe aan, vul de velden in en schrijf de regels met de artikelen die zijn geretourneerd of de compensatie die de klant moet krijgen.

Boekingsdatum en documentdatum zijn standaard de werkdatum. U kunt het document testen met het testrapport en meerdere servicecreditnota's tegelijk boeken met een batchjob.

Kopiëren vanuit een geboekte factuur

Voor verkoop- en inkoopdocumenten bestaan de acties Copy Document en Get Posted Document Lines to Reverse. Learn beschrijft ze voor verkoop en inkoop. Voor servicecreditnota's hebben we niet dezelfde beschrijving gevonden. We kunnen dus niet zeggen dat de servicecreditnota in standaard kan worden gevuld vanuit een geboekte servicefactuur.

Controleer zelf of uw creditnota een kopieeractie heeft en probeer die uit op een kopie van de gegevens.

Zo doet u het als u de regels zelf schrijft

Open de geboekte servicefactuur en kopieer de regels naar Excel, zodat u klant, artikelen, resources, aantallen en prijzen hebt.
Maak de creditnota aan op dezelfde klant en schrijf de regels met hetzelfde type, nummer, eenheid en boekingsgroepen.
Gebruik dezelfde dimensies als de factuur, zodat de administratie op de juiste onderdelen wordt teruggezet op nul.
Controleer daarna de serviceorder-, contract- en artikelposten, zodat ze overeenkomen met de factuur.
Voer het testrapport uit en boek daarna.

Let op bij artikelen en contracten

Staan er artikelen op de factuur, controleer dan of ze terug op voorraad moeten en tegen welke kostprijs. Bij verkoop en inkoop zorgen de kopieer- en terugboekfuncties ervoor dat de kostprijs exact wordt teruggedraaid. Bij een handgeschreven creditnota moet u zelf de artikelposten controleren.

Is de factuur aangemaakt vanuit een servicecontract, controleer dan hoe het contract wordt beïnvloed. Microsoft beschrijft een bijzondere manier om contractfacturen te verwijderen, en die kan niet worden gebruikt als het contract na het factureren is gewijzigd.

Documentatie voor de accountant

Een handgeschreven creditnota is moeilijker te controleren dan een kopie. Bewaar daarom een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur in de omschrijving van de creditnota en schrijf de reden op. Gebruik een vaste formulering, zodat creditnota's later zijn terug te vinden. Bij grotere bedragen kan een collega de regels vóór het boeken met de factuur vergelijken. Dat kost enkele minuten en voorkomt fouten die anders pas bij de afstemming van de debiteuren worden ontdekt.

Voorbeeld

Een servicefactuur heeft drie regels: twee uur, een reserveonderdeel en reiskosten. De klant moet krediet krijgen voor de reiskosten en een uur. De creditnota wordt aangemaakt op dezelfde klant met twee regels en aantallen en prijzen worden gekopieerd van de factuur. De dimensies en boekingsgroepen worden gelijk ingesteld. Na het boeken kunt u de debiteurenposten afstemmen, zodat de creditnota tegen de factuur wordt afgeletterd en de klant alleen het te betalen bedrag ziet.

Het idee op onze lijst

Het idee om documenten te kopiëren naar servicecreditnota's heeft 234 stemmen bij Microsoft. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.