Servicegutschrift aus einer gebuchten Servicerechnung erstellen

Eine Servicerechnung wurde mit falschen Stunden oder einem falschen Preis gebucht, und der Kunde soll eine Gutschrift erhalten. Bei Verkaufs- und Einkaufsbelegen kann man eine gebuchte Rechnung in die Gutschrift kopieren. Was gilt für Servicegutschriften? Hier steht, was Microsoft Learn beschreibt, was wir nicht bestätigen konnten und wie Sie sicher durchkommen. Es ist eine Routine, die leicht zu befolgen sein soll.

Was Learn beschreibt

Die Seite Create service invoices or credit memos beschreibt die Servicegutschrift als Beleg, den man typischerweise verwendet, wenn der Kunde einen Artikel zurückgibt. Man kann sie auch verwenden, um den Kunden zu entschädigen oder um eine fehlerhafte Rechnung zu berichtigen. Das Vorgehen: Service Credit Memos öffnen, neu anlegen, die Felder ausfüllen und die Zeilen mit den zurückgegebenen Artikeln oder der Entschädigung des Kunden erfassen.

Buchungsdatum und Belegdatum sind standardmäßig das Arbeitsdatum. Sie können den Beleg mit dem Testbericht prüfen und mehrere Servicegutschriften auf einmal mit einem Batchjob buchen.

Aus gebuchter Rechnung kopieren

Für Verkaufs- und Einkaufsbelege gibt es die Aktionen Copy Document und Get Posted Document Lines to Reverse. Learn beschreibt sie für Verkauf und Einkauf. Für Servicegutschriften haben wir keine entsprechende Beschreibung gefunden. Wir können deshalb nicht sagen, dass die Servicegutschrift im Standard aus einer gebuchten Servicerechnung befüllt werden kann.

Prüfen Sie selbst, ob Ihre Gutschrift eine Kopieraktion hat, und probieren Sie sie an einer Kopie der Daten aus.

So gehen Sie vor, wenn Sie die Zeilen selbst schreiben

Öffnen Sie die gebuchte Servicerechnung und kopieren Sie die Zeilen nach Excel, sodass Sie Kunde, Artikel, Ressourcen, Mengen und Preise haben.
Legen Sie die Gutschrift für denselben Kunden an und erfassen Sie die Zeilen mit demselben Typ, derselben Nummer, derselben Einheit und denselben Buchungsgruppen.
Verwenden Sie dieselben Dimensionen wie die Rechnung, damit die Buchhaltung auf den richtigen Teilen ausgeglichen wird.
Prüfen Sie anschließend Serviceauftrags-, Vertrags- und Artikelposten, damit sie mit der Rechnung übereinstimmen.
Führen Sie den Testbericht aus und buchen Sie danach.

Vorsicht bei Artikeln und Verträgen

Sind Artikel auf der Rechnung, prüfen Sie, ob sie zurück ins Lager sollen und zu welchem Einstandspreis. Bei Verkauf und Einkauf sorgen die Kopier- und Rückbuchungsfunktionen dafür, dass der Einstandspreis exakt zurückgebucht wird. Bei einer von Hand geschriebenen Gutschrift müssen Sie die Artikelposten selbst kontrollieren.

Wurde die Rechnung aus einem Servicevertrag erstellt, prüfen Sie, wie der Vertrag beeinflusst wird. Microsoft beschreibt eine besondere Art, Vertragsrechnungen zu löschen, und sie kann nicht verwendet werden, wenn der Vertrag nach der Fakturierung geändert wurde.

Dokumentation für den Abschlussprüfer

Eine von Hand geschriebene Gutschrift ist schwerer zu kontrollieren als eine Kopie. Bewahren Sie deshalb einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung in der Beschreibung der Gutschrift auf und notieren Sie den Grund. Verwenden Sie eine feste Formulierung, damit Gutschriften später gefunden werden können. Bei größeren Beträgen kann ein Kollege die Zeilen vor dem Buchen mit der Rechnung abgleichen. Das dauert wenige Minuten und verhindert Fehler, die sonst erst bei der Abstimmung der Debitoren auffallen.

Beispiel

Eine Servicerechnung hat drei Zeilen: zwei Stunden, ein Ersatzteil und Anfahrt. Der Kunde soll eine Gutschrift für die Anfahrt und eine Stunde erhalten. Die Gutschrift wird für denselben Kunden mit zwei Zeilen angelegt, Mengen und Preise werden aus der Rechnung übernommen. Dimensionen und Buchungsgruppen werden gleich gesetzt. Nach dem Buchen können Sie die Debitorenposten abstimmen, sodass die Gutschrift gegen die Rechnung ausgeglichen wird und der Kunde nur den zu zahlenden Betrag sieht.

Die Idee auf unserer Liste

Die Idee, Belege in Servicegutschriften zu kopieren, hat bei Microsoft 234 Stimmen. Bei Addverk sammeln wir Ideen für kleine Apps, die solche Lücken schließen könnten. Es sind Ideen, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können. Die Liste der 30 Ideen finden Sie auf der Seite In Planung. Dort sehen Sie, welche davon dem ähneln, was Ihnen selbst fehlt.