Opret servicekreditnota ud fra en bogført servicefaktura

En servicefaktura er bogført med forkerte timer eller en forkert pris, og kunden skal have en kreditnota. Ved salgs- og købsdokumenter kan man kopiere en bogført faktura ind i kreditnotaen. Hvad gælder for servicekreditnotaer? Her er, hvad Microsoft Learn beskriver, hvad vi ikke har kunnet bekræfte, og hvordan man kommer sikkert igennem. Det er en rutine, der skal være nem at følge.

Hvad Learn beskriver

Siden Opret fakturaer eller kreditnotaer for service beskriver servicekreditnotaen som et dokument, man typisk bruger, når kunden returnerer en vare. Man kan også bruge den til at godtgøre kunden eller til at rette en faktura, der var en fejl. Fremgangsmåden er: Åbn Servicekreditnotaer, opret ny, udfyld felterne, og skriv linjerne med de varer, der er returneret, eller den kompensation, kunden skal have.

Posteringsdato og dokumentdato er som udgangspunkt arbejdsdatoen. Man kan teste dokumentet med testrapporten og bogføre flere servicekreditnotaer ad gangen med et batchjob.

Kopiér fra bogført faktura

For salgs- og købsdokumenter findes handlingerne Kopiér fra dokument og Hent bogførte dokumentlinjer til tilbageførsel. Learn beskriver dem for salg og køb. For servicekreditnotaer har vi ikke fundet samme beskrivelse. Vi kan derfor ikke sige, at servicekreditnotaen i standard kan fyldes ud fra en bogført servicefaktura.

Tjek selv, om jeres kreditnota har en kopieringshandling, og afprøv den i en kopi af data.

Sådan gør man, når linjerne skal skrives selv

Åbn den bogførte servicefaktura og kopiér linjerne til Excel, så I har kunde, varer, ressourcer, antal og priser.
Opret kreditnotaen på samme kunde, og skriv linjerne med samme type, nummer, enhed og bogføringsgrupper.
Brug de samme dimensioner som fakturaen, så regnskabet nulstilles på de rigtige dele.
Tjek serviceordre-, kontrakt- og vareposter bagefter, så de stemmer med fakturaen.
Kør testrapporten, og bogfør derefter.

Pas på ved varer og kontrakter

Er der varer med på fakturaen, så tjek, om de skal tilbage på lager, og til hvilken kostpris. Ved salg og køb sørger kopierings- og tilbageførselsfunktionerne for, at kostprisen tilbageføres præcist. Ved en håndskrevet kreditnota er det op til jer at kontrollere varepostene.

Er fakturaen oprettet fra en servicekontrakt, så tjek, hvordan kontrakten påvirkes. Microsoft beskriver en særlig måde at slette kontraktfakturaer på, og den kan ikke bruges, hvis kontrakten er ændret efter fakturering.

Dokumentation til revisor

En håndskrevet kreditnota er sværere at kontrollere end en kopi. Gem derfor en reference til den oprindelige faktura i kreditnotaens beskrivelse, og skriv årsagen. Brug en fast formulering, så kreditnotaer kan søges frem senere. Ved større beløb kan en kollega kontrollere linjerne mod fakturaen, før der bogføres. Det tager få minutter og forebygger fejl, som ellers først opdages ved afstemning af debitorerne.

Eksempel

En servicefaktura har tre linjer: to timer, en reservedel og kørsel. Kunden skal have kredit for kørslen og en time. Kreditnotaen oprettes på samme kunde med to linjer, og antal og priser kopieres fra fakturaen. Dimensionerne og bogføringsgrupperne sættes ens. Efter bogføring kan I afstemme debitorposterne, så kreditnotaen udlignes mod fakturaen, og kunden kun ser det beløb, der skal betales.

Idéen på vores liste

Idéen om at kopiere dokumenter til servicekreditnotaer har 234 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.