Serwisowa faktura korygująca na podstawie zaksięgowanej faktury

Faktura serwisowa została zaksięgowana z błędnymi godzinami lub błędną ceną, a klient ma dostać korektę. W dokumentach sprzedaży i zakupu można skopiować zaksięgowaną fakturę do dokumentu korygującego. Co obowiązuje przy serwisowych notach kredytowych? Oto co opisuje Microsoft Learn, czego nie udało nam się potwierdzić i jak przejść przez to bezpiecznie. To rutyna, którą ma być łatwo stosować.

Co opisuje Learn

Strona Create Invoices or Credit Memos for Service opisuje Service Credit Memo jako dokument używany zwykle wtedy, gdy klient zwraca towar. Można go też użyć, żeby zrekompensować klientowi albo poprawić fakturę, która była błędem. Procedura jest taka: otwórz Service Credit Memos, utwórz nowy, wypełnij pola i wpisz linie z towarami, które zostały zwrócone, albo z rekompensatą, którą klient ma dostać.

Data księgowania i data dokumentu to domyślnie data robocza. Można przetestować dokument raportem testowym i zaksięgować kilka serwisowych not kredytowych naraz zadaniem wsadowym.

Kopiowanie z zaksięgowanej faktury

Dla dokumentów sprzedaży i zakupu są akcje Copy Document i Get Posted Document Lines to Reverse. Learn opisuje je dla sprzedaży i zakupu. Dla serwisowych not kredytowych nie znaleźliśmy takiego samego opisu. Nie możemy więc powiedzieć, że Service Credit Memo w standardzie da się wypełnić z zaksięgowanej faktury serwisowej.

Sprawdź sam, czy Wasza nota kredytowa ma akcję kopiowania, i wypróbuj ją na kopii danych.

Jak postępować, gdy linie trzeba wpisać samemu

Otwórz zaksięgowaną fakturę serwisową i skopiuj linie do Excela, żeby mieć klienta, towary, zasoby, ilości i ceny.
Utwórz notę kredytową na tego samego klienta i wpisz linie z tym samym typem, numerem, jednostką i grupami księgowymi.
Użyj tych samych wymiarów co faktura, żeby księgowość wyzerowała się na właściwych częściach.
Potem sprawdź zlecenie serwisowe, umowę i pozycje towarowe, żeby zgadzały się z fakturą.
Uruchom raport testowy, a następnie księguj.

Uważaj przy towarach i umowach

Jeśli na fakturze są towary, sprawdź, czy mają wrócić na magazyn i po jakim koszcie. Przy sprzedaży i zakupie funkcje kopiowania i odwracania dbają o to, żeby koszt został odwrócony dokładnie. Przy ręcznie wpisanej nocie kredytowej to Wy odpowiadacie za kontrolę pozycji towarowych.

Jeśli faktura powstała z umowy serwisowej, sprawdź, jak wpływa to na umowę. Microsoft opisuje szczególny sposób usuwania faktur umowy, którego nie można użyć, jeśli umowa została zmieniona po zafakturowaniu.

Dokumentacja dla audytora

Ręcznie wpisaną notę kredytową trudniej skontrolować niż kopię. Zapisz więc w opisie noty odniesienie do pierwotnej faktury i podaj powód. Użyj stałego sformułowania, żeby noty dało się później wyszukać. Przy większych kwotach kolega może sprawdzić linie z fakturą przed zaksięgowaniem. Zajmuje to kilka minut i zapobiega błędom, które inaczej wychodzą dopiero przy uzgadnianiu należności.

Przykład

Faktura serwisowa ma trzy linie: dwie godziny, część zamienną i dojazd. Klient ma dostać kredyt za dojazd i jedną godzinę. Notę tworzy się na tego samego klienta z dwiema liniami, a ilości i ceny kopiuje z faktury. Wymiary i grupy księgowe ustawia się tak samo. Po zaksięgowaniu możecie uzgodnić pozycje należności tak, aby nota rozliczyła się z fakturą, a klient widział tylko kwotę do zapłaty.

Pomysł z naszej listy

Pomysł kopiowania dokumentów do serwisowych not kredytowych ma u Microsoftu 234 głosy. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.