Opprett servicekreditnota ut fra en bokført servicefaktura

En servicefaktura er bokført med feil timer eller feil pris, og kunden skal ha en kreditnota. Ved salgs- og innkjøpsdokumenter kan man kopiere en bokført faktura inn i kreditnotaen. Hva gjelder for servicekreditnotaer? Her er hva Microsoft Learn beskriver, hva vi ikke har kunnet bekrefte, og hvordan man kommer trygt gjennom. Det er en rutine som skal være lett å følge.

Hva Learn beskriver

Siden Create service invoices or credit memos beskriver servicekreditnotaen som et dokument man vanligvis bruker når kunden returnerer en vare. Man kan også bruke den til å godtgjøre kunden eller til å rette en faktura som var en feil. Fremgangsmåten er: åpne Service Credit Memos, opprett ny, fyll ut feltene, og skriv linjene med varene som er returnert, eller kompensasjonen kunden skal ha.

Posteringsdato og dokumentdato er som utgangspunkt arbeidsdatoen. Man kan teste dokumentet med testrapporten og bokføre flere servicekreditnotaer om gangen med en batchjobb.

Kopier fra bokført faktura

For salgs- og innkjøpsdokumenter finnes handlingene Copy Document og Get Posted Document Lines to Reverse. Learn beskriver dem for salg og innkjøp. For servicekreditnotaer har vi ikke funnet den samme beskrivelsen. Vi kan derfor ikke si at servicekreditnotaen i standard kan fylles ut fra en bokført servicefaktura.

Sjekk selv om kreditnotaen deres har en kopieringshandling, og prøv den i en kopi av dataene.

Slik gjør man det når linjene må skrives selv

Åpne den bokførte servicefakturaen og kopier linjene til Excel, slik at dere har kunde, varer, ressurser, antall og priser.
Opprett kreditnotaen på samme kunde, og skriv linjene med samme type, nummer, enhet og bokføringsgrupper.
Bruk de samme dimensjonene som fakturaen, slik at regnskapet nulles på de riktige delene.
Sjekk serviceordre-, kontrakt- og vareposter etterpå, slik at de stemmer med fakturaen.
Kjør testrapporten, og bokfør deretter.

Vær forsiktig med varer og kontrakter

Hvis det er varer på fakturaen, sjekk om de skal tilbake på lager, og til hvilken kostpris. Ved salg og innkjøp sørger kopierings- og tilbakeføringsfunksjonene for at kostprisen tilbakeføres nøyaktig. Ved en håndskrevet kreditnota er det opp til dere å kontrollere varepostene.

Hvis fakturaen er opprettet fra en servicekontrakt, sjekk hvordan kontrakten påvirkes. Microsoft beskriver en særskilt måte å slette kontraktfakturaer på, og den kan ikke brukes hvis kontrakten er endret etter fakturering.

Dokumentasjon til revisor

En håndskrevet kreditnota er vanskeligere å kontrollere enn en kopi. Lagre derfor en referanse til den opprinnelige fakturaen i kreditnotaens beskrivelse, og skriv årsaken. Bruk en fast formulering, slik at kreditnotaer kan søkes frem senere. Ved større beløp kan en kollega kontrollere linjene mot fakturaen før det bokføres. Det tar få minutter og forebygger feil som ellers først oppdages ved avstemming av kundereskontroen.

Eksempel

En servicefaktura har tre linjer: to timer, en reservedel og kjøring. Kunden skal ha kreditt for kjøringen og én time. Kreditnotaen opprettes på samme kunde med to linjer, og antall og priser kopieres fra fakturaen. Dimensjonene og bokføringsgruppene settes likt. Etter bokføring kan dere avstemme kundepostene, slik at kreditnotaen utlignes mot fakturaen og kunden bare ser beløpet som skal betales.

Ideen på listen vår

Ideen om å kopiere dokumenter til servicekreditnotaer har 234 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.