Returorder vid försäljning och inköp

Returvaror påverkar både lager, redovisning och kundrelationer. Business Central har flera vägar för att hantera dem: en kreditnota direkt, eller en returorder med mer kontroll. Här ser du när du väljer vad, hur returorsaker registreras och varför varan ska tillbaka på lagret till den ursprungliga kostnaden. Du får också en checklista för de inställningar som bör vara gjorda innan de första returvarorna kommer.

Kreditnota eller returorder

Ska en kund få pengar tillbaka för varor som du har sålt och fått betalt för bokför du en säljkreditnota. Du kan skapa den från den bokförda fakturan eller kopiera fakturan till en ny kreditnota. Är fakturan obetald kan du använda Correct eller Cancel, men de stöder inte delvisa returer.

En returorder ger mer kontroll, till exempel om du behöver använda lagerdokument eller om en retur omfattar flera bokförda dokument. Returordern utfärdar själv kreditnotan och kan skapa relaterade dokument.

Skapa en säljreturorder

På sidan Sales Return Orders väljer du New, fyller i kunden och väljer sedan Get Posted Document Lines to Reverse. Där kan du visa bara de rader som fortfarande kan returneras, så att du inte returnerar samma sak två gånger. Funktionen kopierar artikelraderna och fyller i Appl.-from Item Entry, så att artikeln värderas till det ursprungliga priset. Funktionen Copy Document kan också ge exakt återföring, om Exact Cost Reversing Mandatory är påslaget i Sales & Receivables Setup.

Returorsak

På varje rad väljer du en Return Reason Code. Koderna skapar du själv, till exempel skadad, fel artikel eller ångrat köp. De ger dig ett underlag för att se var felen uppstår, till exempel hos en viss leverantör. Vilka koder som är meningsfulla beror på din verksamhet, så gör en kort lista som alla kan använda.

Lager och kostnad

När varan bokförs som mottagen läggs den tillbaka på lagret. För att lagervärdet ska bli korrekt måste returvaran tillbaka till den kostnad den såldes till, och inte dagens kostnad. Det kallas exakt kostnadsåterföring (exact cost reversal). Sker det manuellt väljer du den ursprungliga säljposten i fältet Appl.-from Item Entry på returraden. Detsamma gäller retur till leverantör.

Ersättning, avgift och inköp

Från returordern kan du skapa en ersättningsorder, en inköpsreturorder eller en inköpsorder, om varan ska tillbaka till leverantören eller beställas på nytt. Vill du ta ut en lageravgift (restocking fee) eller ge avdrag för en skadad artikel bokför du det som en item charge-rad och tilldelar den till den bokförda leveransen, så att lagervärdet hålls korrekt. Flera returmottagningar kan samlas på en kreditnota med funktionen Combine Return Receipts.

Checklista

Har du skapat returorsakskoder?
Är exakt kostnadsåterföring påslagen i uppsättningen för försäljning och inköp?
Vet lagret var returvaror ska stå tills de är kontrollerade?
Vem godkänner kreditnotor?

Inköp: samma princip

Returnerar du varor till en leverantör fungerar inköpsreturordern på samma sätt. Du kan kopiera eller hämta rader från de bokförda dokumenten och få exakt kostnadsåterföring. Du bokför returleverans och kreditnota från ordern, beroende på vad du väljer.

Kom överens med leverantören om du får en kreditnota, en ersättning eller en ny faktura och matcha det mot din returorder när beloppet kommer.

Tänk också på vad som ska hända med varan fysiskt. Är den oanvändbar kan den bokföras tillbaka och därefter kasseras. Är den i ordning ska den till ett lagerställe där den kan säljas igen. Använd ett separat lagerställe eller en separat lagerplats för returvaror som väntar på kontroll, så att de inte av misstag säljs vidare.

Nästa steg

Addverk bygger egna appar till Business Central, men de finns inte på Microsoft AppSource ännu. På appsidan kan du se vad vi arbetar med. Vill du ha hjälp med uppsättningen i standard-BC kan du skriva till oss.