Returordrer i salg og innkjøp

Returvarer påvirker både lager, regnskap og kundeforhold. Business Central har flere veier for å håndtere dem: en kreditnota direkte, eller en returordre med mer kontroll. Her ser du når du velger hva, hvordan returårsaker registreres, og hvorfor varen må tilbake på lageret til den opprinnelige kostprisen. Du får også en sjekkliste over innstillingene som bør være satt før de første returvarene kommer.

Kreditnota eller returordre

Skal en kunde ha penger tilbake for varer du har solgt og fått betalt for, bokfører du en salgskreditnota. Du kan opprette den fra den bokførte fakturaen eller kopiere fakturaen inn i en ny kreditnota. Er fakturaen ubetalt, kan du bruke Correct eller Cancel, men de støtter ikke delvise returer.

En returordre gir mer kontroll, for eksempel hvis du skal bruke lagerdokumenter, eller en retur dekker flere bokførte dokumenter. Returordren utsteder selv kreditnotaen og kan opprette relaterte dokumenter.

Opprett en salgsreturordre

På siden Sales Return Orders velger du New, fyller ut kunden og velger deretter Get Posted Document Lines to Reverse. Her kan du vise bare linjene som fortsatt kan returneres, slik at du ikke returnerer det samme to ganger. Funksjonen kopierer varelinjene og fyller ut Appl.-from Item Entry, slik at varen verdsettes til den opprinnelige prisen. Funksjonen Copy Document kan også gi nøyaktig reversering, hvis Exact Cost Reversing Mandatory er slått på i Sales & Receivables Setup.

Returårsak

På hver linje velger du en returårsakskode (Return Reason Code). Kodene oppretter du selv, for eksempel skadet, feil vare eller angret kjøp. De gir deg et grunnlag for å se hvor feilene oppstår, for eksempel hos en bestemt leverandør. Hvilke koder som gir mening, avhenger av virksomheten din, så lag en kort liste som alle kan bruke.

Lager og kostpris

Når varen bokføres som mottatt, legges den tilbake på lageret. For at lagerverdien skal bli riktig, må returvaren tilbake til kostprisen den ble solgt til, og ikke dagens kostpris. Det kalles nøyaktig kostreversering. Skjer det manuelt, velger du den opprinnelige salgsposten i feltet Appl.-from Item Entry på returlinjen. Det samme gjelder retur til leverandør.

Erstatning, gebyr og innkjøp

Fra returordren kan du opprette en erstatningsordre, en innkjøpsreturordre eller en innkjøpsordre, hvis varen skal tilbake til leverandøren eller bestilles på nytt. Vil du ta et gebyr for gjenlagring, eller gi et avslag for en skadet vare, bokfører du det som en varegebyrlinje og tildeler det til den bokførte leveransen, slik at lagerverdien holdes riktig. Flere returmottak kan samles på én kreditnota med funksjonen Combine Return Receipts.

Sjekkliste

Har du opprettet returårsakskoder?
Er nøyaktig kostreversering slått på i salgs- og innkjøpsoppsettet?
Vet lageret hvor returvarer skal stå til de er kontrollert?
Hvem godkjenner kreditnotaer?

Innkjøp: samme prinsipp

Returnerer du varer til en leverandør, virker innkjøpsreturordren på samme måte. Du kan kopiere eller hente linjer fra de bokførte dokumentene og få nøyaktig kostreversering. Du bokfører returleveranse og kreditnota fra ordren, avhengig av hva du velger.

Avtal med leverandøren om du får en kreditnota, en erstatning eller en ny faktura, og match det mot returordren din når beløpet kommer.

Tenk også på hva som skal skje med varen fysisk. Er den ubrukelig, kan den bokføres tilbake og deretter avskrives. Er den i orden, må den på en lokasjon der den kan selges igjen. Bruk en egen lokasjon eller plassering for returvarer som venter på kontroll, slik at de ikke ved en feil blir solgt videre.

Neste steg

Addverk bygger egne apper til Business Central, men de er ikke på Microsoft AppSource ennå. På siden for appene kan du se hva vi jobber med. Trenger du hjelp med oppsettet i standard-BC, kan du skrive til oss.