Retourorders bij verkoop en inkoop

Creditnota of retourorder

Moet een klant geld terugkrijgen voor artikelen die je hebt verkocht en waarvoor je betaald bent, dan boek je een verkoopcreditnota. Je kunt die aanmaken vanuit de geboekte factuur of de factuur naar een nieuwe creditnota kopiëren. Is de factuur onbetaald, dan kun je Correct of Cancel gebruiken, maar die ondersteunen geen gedeeltelijke retouren.

Een retourorder geeft meer controle, bijvoorbeeld als je magazijndocumenten nodig hebt of een retour meerdere geboekte documenten betreft. De retourorder geeft zelf de creditnota uit en kan gerelateerde documenten aanmaken.

Een verkoopretourorder aanmaken

Op de pagina Sales Return Orders kies je New, vul je de debiteur in en kies je daarna Get Posted Document Lines to Reverse. Hier kun je alleen de regels tonen die nog kunnen worden geretourneerd, zodat je hetzelfde niet twee keer retourneert. De functie kopieert de artikelregels en vult Appl.-from Item Entry in, zodat het artikel tegen de oorspronkelijke prijs wordt gewaardeerd. De functie Copy Document kan ook een exacte terugboeking geven, als Exact Cost Reversing Mandatory is ingeschakeld in Sales & Receivables Setup.

Retourreden

Op elke regel kies je een Return Reason Code. De codes maak je zelf aan, bijvoorbeeld beschadigd, verkeerd artikel of van gedachten veranderd. Ze geven je een basis om te zien waar fouten ontstaan, bijvoorbeeld bij een bepaalde leverancier. Welke codes zinvol zijn, hangt af van je bedrijf, dus maak een korte lijst die iedereen kan gebruiken.

Voorraad en kostprijs

Wanneer het artikel als ontvangen wordt geboekt, komt het terug op voorraad. Om de voorraadwaarde juist te houden, moet het geretourneerde artikel terug tegen de kostprijs waartegen het is verkocht, en niet tegen de kostprijs van vandaag. Dit heet exact cost reversal. Gebeurt dat handmatig, dan kies je de oorspronkelijke verkooppost in het veld Appl.-from Item Entry op de retourregel. Hetzelfde geldt voor retour aan een leverancier.

Vervanging, vergoeding en inkoop

Vanuit de retourorder kun je een vervangende order, een inkoopretourorder of een inkooporder aanmaken, als het artikel terug moet naar de leverancier of opnieuw moet worden besteld. Wil je een restocking fee in rekening brengen, of korting geven voor een beschadigd artikel, dan boek je dat als item charge-regel en wijs je het toe aan de geboekte levering, zodat de voorraadwaarde juist blijft. Meerdere retourontvangsten kunnen op één creditnota worden samengevoegd met de functie Combine Return Receipts.

Checklist

• Heb je Return Reason Codes aangemaakt?
• Is exact cost reversing ingeschakeld in de inrichting van verkoop en inkoop?
• Weet het magazijn waar retourgoederen moeten staan totdat ze zijn gecontroleerd?
• Wie keurt creditnota's goed?

Inkoop: hetzelfde principe

Retourneer je artikelen aan een leverancier, dan werkt de inkoopretourorder op dezelfde manier. Je kunt regels kopiëren of ophalen uit de geboekte documenten en exact cost reversal krijgen. Je boekt de retourlevering en de creditnota vanuit de order, afhankelijk van wat je kiest.

Spreek met de leverancier af of je een creditnota, een vervanging of een nieuwe factuur krijgt en match dat met je retourorder wanneer het bedrag binnenkomt.

Denk ook na over wat er fysiek met het artikel moet gebeuren. Is het onbruikbaar, dan kan het worden teruggeboekt en daarna afgeschreven. Is het in orde, dan moet het naar een locatie waar het opnieuw kan worden verkocht. Gebruik een aparte locatie of bin voor retourgoederen die op controle wachten, zodat ze niet per ongeluk worden doorverkocht.

Volgende stappen

Addverk bouwt eigen apps voor Business Central, maar die staan nog niet op Microsoft AppSource. Op de appspagina kun je zien waar we aan werken. Wil je hulp bij de inrichting in standaard-BC, schrijf ons dan.