Reklamationen im Verkauf und Einkauf

Retouren betreffen Lager, Buchhaltung und Kundenbeziehung. Business Central bietet mehrere Wege, sie zu behandeln: direkt eine Gutschrift oder eine Reklamation (Return Order) mit mehr Kontrolle. Hier sehen Sie, wann Sie was wählen, wie Retourengründe erfasst werden und warum der Artikel zum ursprünglichen Einstandspreis zurück ins Lager muss. Dazu gibt es eine Checkliste zu den Einstellungen, die gesetzt sein sollten, bevor die ersten Retouren eintreffen.

Gutschrift oder Reklamation

Soll ein Kunde Geld für Artikel zurückbekommen, die Sie verkauft haben und für die Sie bezahlt wurden, buchen Sie eine Verkaufsgutschrift. Sie können sie aus der gebuchten Rechnung erstellen oder die Rechnung in eine neue Gutschrift kopieren. Ist die Rechnung unbezahlt, können Sie Correct oder Cancel verwenden, diese unterstützen aber keine Teilretouren.

Eine Reklamation (Return Order) gibt mehr Kontrolle, zum Beispiel wenn Sie Lagerbelege nutzen müssen oder eine Retoure mehrere gebuchte Belege umfasst. Die Reklamation stellt die Gutschrift selbst aus und kann zugehörige Belege erstellen.

Eine Verkaufsreklamation anlegen

Auf der Seite Sales Return Orders wählen Sie New, tragen den Debitor ein und wählen dann Get Posted Document Lines to Reverse. Dort können Sie nur die Zeilen anzeigen, die noch zurückgegeben werden können, damit Sie nicht dasselbe zweimal zurückgeben. Die Funktion kopiert die Artikelzeilen und füllt Appl.-from Item Entry aus, sodass der Artikel zum ursprünglichen Preis bewertet wird. Auch die Funktion Copy Document kann eine exakte Rückführung ergeben, wenn Exact Cost Reversing Mandatory in der Verkaufseinrichtung eingeschaltet ist.

Retourengrund

In jeder Zeile wählen Sie einen Return Reason Code. Die Codes legen Sie selbst an, zum Beispiel beschädigt, falscher Artikel oder Kaufreue. Sie geben Ihnen eine Grundlage, um zu sehen, wo Fehler entstehen, zum Beispiel bei einem bestimmten Lieferanten. Welche Codes sinnvoll sind, hängt von Ihrem Geschäft ab, legen Sie daher eine kurze Liste an, die alle nutzen können.

Lager und Einstandspreis

Wird der Artikel als empfangen gebucht, kommt er zurück ins Lager. Damit der Lagerwert stimmt, muss der zurückgegebene Artikel zu dem Einstandspreis zurückgehen, zu dem er verkauft wurde, und nicht zum heutigen Einstandspreis. Das nennt man exakte Kostenrückführung (exact cost reversing). Geschieht es manuell, wählen Sie in der Rückgabezeile im Feld Appl.-from Item Entry den ursprünglichen Verkaufsposten. Dasselbe gilt für Rücksendungen an einen Lieferanten.

Ersatz, Gebühr und Einkauf

Aus der Reklamation können Sie einen Ersatzauftrag, eine Einkaufsreklamation oder eine Einkaufsbestellung erstellen, wenn der Artikel an den Lieferanten zurückgehen oder neu bestellt werden soll. Wollen Sie eine Wiedereinlagerungsgebühr berechnen oder einen Abschlag für einen beschädigten Artikel gewähren, buchen Sie das als Artikelgebührenzeile (Item Charge) und weisen es der gebuchten Lieferung zu, damit der Lagerwert korrekt bleibt. Mehrere Rückgabeeingänge lassen sich mit der Funktion Combine Return Receipts auf einer Gutschrift zusammenfassen.

Checkliste

Haben Sie Return Reason Codes angelegt?
Ist Exact Cost Reversing in der Verkaufs- und Einkaufseinrichtung eingeschaltet?
Weiß das Lager, wo Retouren stehen sollen, bis sie geprüft sind?
Wer genehmigt Gutschriften?

Einkauf: dasselbe Prinzip

Geben Sie Artikel an einen Lieferanten zurück, funktioniert die Einkaufsreklamation genauso. Sie können Zeilen aus den gebuchten Belegen kopieren oder holen und erhalten die exakte Kostenrückführung. Rücklieferung und Gutschrift buchen Sie je nach Ihrer Wahl aus dem Auftrag.

Vereinbaren Sie mit dem Lieferanten, ob Sie eine Gutschrift, einen Ersatz oder eine neue Rechnung erhalten, und gleichen Sie das mit Ihrer Reklamation ab, wenn der Betrag eintrifft.

Überlegen Sie auch, was mit dem Artikel physisch geschehen soll. Ist er unbrauchbar, kann er zurückgebucht und danach abgeschrieben werden. Ist er in Ordnung, muss er an einen Lagerort, an dem er wieder verkauft werden kann. Nutzen Sie einen eigenen Lagerort oder Lagerplatz für Retouren, die auf Prüfung warten, damit sie nicht versehentlich weiterverkauft werden.

Nächster Schritt

Addverk entwickelt eigene Apps für Business Central, aber sie sind noch nicht auf Microsoft AppSource verfügbar. Auf der Seite zu den Apps sehen Sie, woran wir arbeiten. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung im Standard-BC möchten, schreiben Sie uns.