Returordrer i salg og køb

Returvarer påvirker både lager, regnskab og kundeforhold. Business Central har flere veje til at håndtere dem: en kreditnota direkte, eller en returordre med mere kontrol. Her ser du, hvornår du vælger hvad, hvordan returårsager registreres, og hvorfor varen skal tilbage på lageret til den oprindelige kostpris. Du får også en tjekliste til de indstillinger, der bør være sat, før de første returvarer kommer.

Kreditnota eller returordre

Skal en kunde have penge tilbage for varer, du har solgt og fået betaling for, bogfører du en salgskreditnota. Du kan oprette den fra den bogførte faktura eller kopiere fakturaen ind i en ny kreditnota. Er fakturaen ubetalt, kan du bruge Ret eller Annuller, men de understøtter ikke delvise returneringer.

En returordre giver mere kontrol, fx hvis du skal bruge lagerdokumenter, eller en retur dækker flere bogførte dokumenter. Returordren udsteder selv kreditnotaen og kan oprette relaterede dokumenter.

Opret en salgsreturordre

På siden Salgsreturordrer vælger du Ny, udfylder debitor og vælger derefter Hent bogførte dokumentlinjer til tilbageførsel (Get Posted Document Lines to Reverse). Her kan du vise kun de linjer, der stadig kan returneres, så du ikke returnerer det samme to gange. Funktionen kopierer varelinjerne og udfylder Udlign fra varepost, så varen værdisættes til den oprindelige pris. Funktionen Kopier dokument kan også give nøjagtig tilbageførsel, hvis Præcis kosttilbageførsel obligatorisk er slået til i salgsopsætningen.

Returårsag

På hver linje vælger du en returårsagskode (Return Reason Code). Koderne opretter du selv, fx beskadiget, forkert vare eller fortrudt køb. De giver dig et grundlag for at se, hvor fejlene opstår, fx hos en bestemt leverandør. Hvilke koder, der giver mening, afhænger af din forretning, så lav en kort liste, der kan bruges af alle.

Lager og kostpris

Når varen bogføres modtaget, lægges den tilbage på lageret. For at lagerværdien er korrekt, skal returvaren tilbage til den kostpris, den blev solgt til, og ikke dagens kostpris. Det kaldes nøjagtig kosttilbageførsel. Sker det manuelt, vælger du den oprindelige salgspost i feltet Udlign fra varepost på returlinjen. Det samme gælder returnering til leverandør.

Erstatning, gebyr og køb

Fra returordren kan du oprette en erstatningsordre, en købsreturordre eller en købsordre, hvis varen skal retur til leverandøren eller bestilles igen. Vil du opkræve et genlagringsgebyr, eller give et afslag for en beskadiget vare, bogfører du det som en varegebyrlinje og tildeler det til den bogførte levering, så lagerværdien holdes korrekt. Flere returmodtagelser kan samles på én kreditnota med funktionen Kombiner returmodtagelser.

Tjekliste

Har du oprettet returårsagskoder?
Er nøjagtig kosttilbageførsel slået til i salgs- og købsopsætningen?
Ved lageret, hvor returvarer skal stå, indtil de er kontrolleret?
Hvem godkender kreditnotaer?

Køb: samme princip

Returnerer du varer til en leverandør, virker købsreturordren på samme måde. Du kan kopiere eller hente linjer fra de bogførte dokumenter og få nøjagtig kosttilbageførsel. Du bogfører returleverance og kreditnota fra ordren, afhængigt af hvad du vælger.

Aftal med leverandøren, om du får en kreditnota, en erstatning eller en ny faktura, og match det mod din returordre, når beløbet kommer.

Tænk også på, hvad der skal ske med varen fysisk. Er den ubrugelig, kan den bogføres tilbage og derefter afskrives. Er den i orden, skal den på en lokation, hvor den kan sælges igen. Brug en særskilt lokation eller placering til returvarer, der venter på kontrol, så de ikke ved en fejl bliver solgt videre.

Næste skridt

Addverk bygger egne apps til Business Central, men de er ikke på Microsoft AppSource endnu. På appsiden kan du se, hvad vi arbejder med. Vil du have hjælp til opsætningen i standard-BC, finder du ydelserne og de åbne priser på prissiden.