Rätta en bokförd servicefaktura

På en obetald försäljningsfaktura kan man i BC välja Correct eller Cancel, och systemet skapar kreditfakturan själv. Många förväntar sig samma sak på en bokförd servicefaktura. Vi har gått igenom vad Microsoft Learn skriver om rättelser vid försäljning, inköp och service och vad man kan göra när åtgärden inte finns. Det är en vägledning som kan användas som checklista. Det är en checklista, ingen garanti.

Så fungerar Correct och Cancel vid försäljning

På en bokförd försäljningsfaktura skapar och bokför Cancel automatiskt en korrigerande kreditfaktura som upphäver fakturan. Correct annullerar fakturan och skapar samtidigt en ny försäljningsfaktura med samma uppgifter, som man kan rätta och bokföra igen. Microsoft skriver att det gäller obetalda försäljningsfakturor som inte är fullt levererade. I alla andra fall rekommenderas en korrigerande kreditfaktura.

Vad Learn säger om service

För service beskriver Learn en annan mekanism. Under rubriken Correct errors in service invoices står att man kan ta bort servicefakturor som har tillhörande serviceposter. Borttagningen bokför en korrigerande servicepost och återställer fakturadatum och period i avtalet, så att man kan skapa fakturan igen.

Texten står i avsnittet om fakturering av serviceavtal. Vi tolkar den därför som en lösning för avtalsfakturor. Vi har inte hittat någon Correct- eller Cancel-åtgärd på en bokförd servicefaktura som motsvarar försäljningsfakturans.

Begränsningar vid borttagning

Man kan återföra flera fakturor, men måste göra det i ordning, med den senaste fakturan först. Man kan inte ta bort en servicefaktura om uppgifter som faktureringsperiod eller fältet Prepaid har ändrats på serviceavtalet efteråt. Ta därför bort fakturorna innan ni ändrar avtalet.

Rättelse i praktiken

Är servicefakturan bokförd och inte från ett avtal är den normala vägen en servicekreditfaktura och en ny servicefaktura. Det är två dokument och en manuell process, men spårbarheten är god: revisorn kan se både den ursprungliga fakturan, kreditfakturan och den nya fakturan.

Bokför en servicekreditfaktura med samma rader som fakturan så att fakturans värde nollställs.
Skapa en ny servicefaktura med rätt uppgifter.
Reglera kreditfakturan mot den ursprungliga fakturan på kundposterna så att kunden inte ser ett öppet saldo.
Kontrollera serviceavtalet om fakturan kom därifrån, så att nästa faktureringsdatum fortfarande är rätt.

Innan ni väljer väg

Fråga först: Har fakturan skickats till kunden? Är den betald? Är den en del av ett avtal? Svaren avgör om en borttagning är möjlig eller om det ska vara en kreditfaktura. Testa alltid tillvägagångssättet på en kopia av data innan ni använder det på riktiga fakturor och be revisorn godkänna er rutin.

Siffror och tidslinje

Rättelser av servicefakturor uppstår ofta vid periodavslut, eftersom timmar, reservdelar eller priser först kontrolleras då. Ju tidigare ett fel fångas, desto färre dokument är inblandade. Överväg att låta en kollega kontrollera servicefakturor innan de bokförs om det ofta behöver rättas. Att testa en rättelse i en sandbox-miljö visar också om er uppsättning av avtal och bokföringsgrupper ger de poster ni väntar er.

Exempel

En faktura har bokförts med fel timpris. Fakturan har skickats men inte betalats, och den härstammar från en serviceorder. Här är en kreditfaktura och en ny faktura den säkra vägen. Fakturan krediteras i full storlek och en ny faktura skapas med rätt pris. Kreditfakturan regleras mot den ursprungliga fakturan så att kunden bara behöver betala den nya fakturan.

Idén på vår lista

Idén om att kunna rätta bokförda servicefakturor har 159 röster hos Microsoft. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.