Eine gebuchte Servicerechnung korrigieren

Bei einer unbezahlten Verkaufsrechnung können Sie in BC Correct oder Cancel wählen, und das System erstellt die Gutschrift selbst. Viele erwarten dasselbe bei einer gebuchten Servicerechnung. Wir haben durchgesehen, was Microsoft Learn zu Korrekturen bei Verkauf, Einkauf und Service schreibt und was Sie tun können, wenn die Aktion nicht existiert. Es ist eine Anleitung, die Sie als Checkliste nutzen können. Es ist eine Checkliste, keine Garantie.

So funktionieren Correct und Cancel im Verkauf

Bei einer gebuchten Verkaufsrechnung erstellt und bucht Cancel automatisch eine korrigierende Gutschrift, die die Rechnung aufhebt. Correct storniert die Rechnung und erstellt gleichzeitig eine neue Verkaufsrechnung mit denselben Angaben, die Sie korrigieren und erneut buchen können. Microsoft schreibt, dass das für unbezahlte Verkaufsrechnungen gilt, die nicht vollständig geliefert wurden. In allen anderen Fällen wird eine korrigierende Gutschrift empfohlen.

Was Learn zu Service sagt

Für Service beschreibt Learn einen anderen Mechanismus. Unter der Überschrift Correct errors in service invoices steht, dass Sie Servicerechnungen löschen können, die zugehörige Serviceposten haben. Das Löschen bucht einen korrigierenden Serviceposten und stellt Rechnungsdatum und Periode im Vertrag wieder her, sodass Sie die Rechnung erneut erstellen können.

Der Text steht im Abschnitt über die Fakturierung von Serviceverträgen. Wir deuten ihn deshalb als Lösung für Vertragsrechnungen. Eine Correct- oder Cancel-Aktion an einer gebuchten Servicerechnung, die der der Verkaufsrechnung entspricht, haben wir nicht gefunden.

Grenzen beim Löschen

Sie können mehrere Rechnungen rückgängig machen, müssen das aber der Reihe nach tun, beginnend mit der letzten Rechnung. Sie können eine Servicerechnung nicht löschen, wenn Angaben wie der Fakturierungszeitraum oder das Feld Prepaid im Servicevertrag nachträglich geändert wurden. Löschen Sie deshalb die Rechnungen, bevor Sie den Vertrag ändern.

Korrektur in der Praxis

Ist die Servicerechnung gebucht und stammt nicht aus einem Vertrag, ist der normale Weg eine Servicegutschrift und eine neue Servicerechnung. Das sind zwei Belege und ein manueller Prozess, aber die Nachvollziehbarkeit ist gut: Der Abschlussprüfer sieht sowohl die ursprüngliche Rechnung als auch die Gutschrift und die neue Rechnung.

Buchen Sie eine Servicegutschrift mit denselben Zeilen wie die Rechnung, sodass der Wert der Rechnung ausgeglichen wird.
Erstellen Sie eine neue Servicerechnung mit den richtigen Angaben.
Gleichen Sie die Gutschrift auf den Debitorenposten gegen die ursprüngliche Rechnung aus, damit der Kunde keinen offenen Saldo sieht.
Prüfen Sie den Servicevertrag, wenn die Rechnung daher stammt, damit das nächste Fakturierungsdatum weiterhin stimmt.

Bevor Sie einen Weg wählen

Fragen Sie zuerst: Wurde die Rechnung an den Kunden gesendet? Wurde sie bezahlt? Gehört sie zu einem Vertrag? Die Antworten entscheiden, ob ein Löschen möglich ist oder ob es eine Gutschrift sein muss. Testen Sie das Vorgehen immer an einer Kopie der Daten, bevor Sie es bei echten Rechnungen anwenden, und lassen Sie Ihre Routine vom Abschlussprüfer akzeptieren.

Zahlen und Zeitablauf

Korrekturen bei Servicerechnungen entstehen oft zum Periodenabschluss, weil Stunden, Ersatzteile oder Preise erst dann kontrolliert werden. Je früher ein Fehler entdeckt wird, desto weniger Belege sind beteiligt. Überlegen Sie, ob ein Kollege Servicerechnungen vor dem Buchen prüfen soll, wenn häufig korrigiert wird. Ein Test der Korrektur in einer Sandbox-Umgebung zeigt auch, ob Ihre Einrichtung von Verträgen und Buchungsgruppen die Posten ergibt, die Sie erwarten.

Beispiel

Eine Rechnung wurde mit falschem Stundensatz gebucht. Die Rechnung wurde gesendet, aber nicht bezahlt, und sie stammt aus einem Serviceauftrag. Hier sind eine Gutschrift und eine neue Rechnung der sichere Weg. Die Rechnung wird in voller Höhe gutgeschrieben, und eine neue Rechnung wird mit dem richtigen Preis erstellt. Die Gutschrift wird gegen die ursprüngliche Rechnung ausgeglichen, sodass der Kunde nur die neue Rechnung zahlen muss.

Die Idee auf unserer Liste

Die Idee, gebuchte Servicerechnungen korrigieren zu können, hat bei Microsoft 159 Stimmen. Bei Addverk sammeln wir Ideen für kleine Apps, die solche Lücken schließen könnten. Es sind Ideen, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können. Die Liste der 30 Ideen finden Sie auf der Seite In Planung. Dort sehen Sie, welche davon dem ähneln, was Ihnen selbst fehlt.