Ret en bogført servicefaktura

På en ubetalt salgsfaktura kan man i BC vælge Ret eller Annuller, og systemet laver selv kreditnotaen. Mange forventer det samme på en bogført servicefaktura. Vi har gennemgået, hvad Microsoft Learn skriver om rettelser på salg, køb og service, og hvad man kan gøre, når handlingen ikke findes. Det er en vejledning, der kan bruges som tjekliste. Det er en tjekliste, ikke en garanti.

Sådan virker Ret og Annuller på salg

På en bogført salgsfaktura opretter og bogfører Annuller automatisk en korrigerende kreditnota, der ophæver fakturaen. Ret annullerer fakturaen og opretter samtidig en ny salgsfaktura med de samme oplysninger, som man kan rette og bogføre igen. Microsoft skriver, at det gælder ubetalte salgsfakturaer, som ikke er fuldt leveret. I alle andre tilfælde anbefales en korrigerende kreditnota.

Hvad Learn siger om service

For service beskriver Learn en anden mekanisme. Under overskriften Ret fejl i servicefakturaer står, at man kan slette servicefakturaer, som har tilknyttede serviceposter. Sletningen bogfører en korrigerende servicepost og genskaber fakturadato og periode i kontrakten, så man kan oprette fakturaen igen.

Teksten står i afsnittet om fakturering af servicekontrakter. Vi tolker den derfor som en løsning til kontraktfakturaer. Vi har ikke fundet en Ret- eller Annuller-handling på en bogført servicefaktura, som svarer til salgsfakturaens.

Begrænsninger ved sletning

Man kan tilbageføre flere fakturaer, men skal gøre det i rækkefølge, fra den seneste faktura. Man kan ikke slette en servicefaktura, hvis oplysninger som faktureringsperiode eller feltet Forudbetalt er ændret på servicekontrakten bagefter. Slet derfor fakturaerne, inden I ændrer kontrakten.

Rettelse i praksis

Er servicefakturaen bogført og ikke fra en kontrakt, er den normale vej en servicekreditnota og en ny servicefaktura. Det er to dokumenter og en manuel proces, men sporbarheden er god: Revisor kan se både den oprindelige faktura, kreditnotaen og den nye faktura.

Bogfør en servicekreditnota med samme linjer som fakturaen, så fakturaens værdi nulstilles.
Opret en ny servicefaktura med de rigtige oplysninger.
Afregn kreditnotaen mod den oprindelige faktura på debitorposterne, så kunden ikke ser en åben saldo.
Tjek servicekontrakten, hvis fakturaen kom derfra, så næste faktureringsdato stadig er rigtig.

Før I vælger vej

Spørg først: Er fakturaen sendt til kunden? Er den betalt? Er den en del af en kontrakt? Svarene afgør, om en sletning er mulig, eller om det skal være en kreditnota. Test altid fremgangsmåden på en kopi af data, før I bruger den på rigtige fakturaer, og få revisors accept af jeres rutine.

Tal og tidslinje

Rettelser på servicefakturaer opstår ofte ved periodeafslutning, fordi timer, reservedele eller priser først bliver kontrolleret dér. Jo tidligere en fejl fanges, jo færre dokumenter er der involveret. Overvej at lade en kollega kontrollere servicefakturaer, før de bogføres, hvis der ofte rettes. Test af en rettelse i et sandbox-miljø viser også, om jeres opsætning af kontrakter og bogføringsgrupper giver de poster, I forventer.

Eksempel

En faktura er bogført med forkert timepris. Fakturaen er sendt, men ikke betalt, og den stammer fra en serviceordre. Her er en kreditnota og en ny faktura den sikre vej. Fakturaen krediteres i fuld størrelse, og en ny faktura oprettes med den rigtige pris. Kreditnotaen udlignes mod den oprindelige faktura, så kunden kun skal betale den nye faktura.

Idéen på vores liste

Idéen om at kunne rette bogførte servicefakturaer har 159 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.