Korekta zaksięgowanej faktury serwisowej

Na niezapłaconej fakturze sprzedaży można w BC wybrać Correct lub Cancel, a system sam utworzy notę kredytową. Wiele osób oczekuje tego samego na zaksięgowanej fakturze serwisowej. Przejrzeliśmy, co Microsoft Learn pisze o korektach w sprzedaży, zakupach i serwisie oraz co można zrobić, gdy takiej akcji nie ma. To instrukcja, której można użyć jako listy kontrolnej. To lista kontrolna, a nie gwarancja.

Jak działają Correct i Cancel w sprzedaży

Na zaksięgowanej fakturze sprzedaży Cancel automatycznie tworzy i księguje korygującą notę kredytową, która znosi fakturę. Correct anuluje fakturę i jednocześnie tworzy nową fakturę sprzedaży z tymi samymi danymi, którą można poprawić i zaksięgować ponownie. Microsoft pisze, że dotyczy to niezapłaconych faktur sprzedaży, które nie zostały w pełni dostarczone. We wszystkich innych przypadkach zaleca się korygującą notę kredytową.

Co Learn mówi o serwisie

Dla serwisu Learn opisuje inny mechanizm. Pod nagłówkiem o poprawianiu błędów w fakturach serwisowych stoi, że można usuwać faktury serwisowe, które mają powiązane pozycje serwisowe. Usunięcie księguje korygującą pozycję serwisową i przywraca datę faktury oraz okres w umowie, żeby można było utworzyć fakturę ponownie.

Tekst znajduje się w części o fakturowaniu umów serwisowych. Interpretujemy go więc jako rozwiązanie dla faktur umów. Nie znaleźliśmy akcji Correct ani Cancel na zaksięgowanej fakturze serwisowej, która odpowiadałaby akcji z faktury sprzedaży.

Ograniczenia usuwania

Można odwrócić kilka faktur, ale trzeba to robić po kolei, zaczynając od najnowszej. Nie można usunąć faktury serwisowej, jeśli później zmieniono na umowie serwisowej dane takie jak okres fakturowania albo pole Prepaid. Usuń więc faktury, zanim zmienisz umowę.

Korekta w praktyce

Jeśli faktura serwisowa jest zaksięgowana i nie pochodzi z umowy, normalną drogą jest serwisowa nota kredytowa i nowa faktura serwisowa. To dwa dokumenty i ręczny proces, ale identyfikowalność jest dobra: audytor widzi pierwotną fakturę, notę kredytową i nową fakturę.

Zaksięguj serwisową notę kredytową z tymi samymi liniami co faktura, żeby wartość faktury została wyzerowana.
Utwórz nową fakturę serwisową z poprawnymi danymi.
Rozlicz notę kredytową z pierwotną fakturą na pozycjach należności, żeby klient nie widział otwartego salda.
Sprawdź umowę serwisową, jeśli faktura pochodziła z niej, żeby następna data fakturowania nadal była poprawna.

Zanim wybierzesz drogę

Najpierw zapytaj: Czy faktura została wysłana do klienta? Czy jest zapłacona? Czy jest częścią umowy? Odpowiedzi rozstrzygają, czy możliwe jest usunięcie, czy musi to być nota kredytowa. Zawsze przetestuj postępowanie na kopii danych, zanim użyjesz go na prawdziwych fakturach, i uzyskaj akceptację rutyny od audytora.

Liczby i oś czasu

Korekty faktur serwisowych często pojawiają się przy zamknięciu okresu, bo dopiero wtedy kontroluje się godziny, części zamienne lub ceny. Im wcześniej błąd zostanie wychwycony, tym mniej dokumentów jest zaangażowanych. Rozważ, żeby kolega kontrolował faktury serwisowe przed zaksięgowaniem, jeśli często się je poprawia. Test korekty w środowisku sandbox pokazuje też, czy Wasza konfiguracja umów i grup księgowych daje pozycje, jakich oczekujecie.

Przykład

Faktura została zaksięgowana z błędną stawką godzinową. Faktura jest wysłana, ale niezapłacona, i pochodzi ze zlecenia serwisowego. Tu bezpieczną drogą jest nota kredytowa i nowa faktura. Fakturę kredytuje się w pełnej wysokości i tworzy nową fakturę z poprawną ceną. Notę kredytową rozlicza się z pierwotną fakturą, żeby klient musiał zapłacić tylko nową fakturę.

Pomysł z naszej listy

Pomysł możliwości korygowania zaksięgowanych faktur serwisowych ma u Microsoftu 159 głosów. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.