Rett en bokført servicefaktura

På en ubetalt salgsfaktura kan man i BC velge Correct eller Cancel, og systemet lager selv kreditnotaen. Mange forventer det samme på en bokført servicefaktura. Vi har gått gjennom hva Microsoft Learn skriver om korrigeringer på salg, innkjøp og service, og hva man kan gjøre når handlingen ikke finnes. Det er en veiledning som kan brukes som sjekkliste. Det er en sjekkliste, ikke en garanti.

Slik virker Correct og Cancel på salg

På en bokført salgsfaktura oppretter og bokfører Cancel automatisk en korrigerende kreditnota som opphever fakturaen. Correct kansellerer fakturaen og oppretter samtidig en ny salgsfaktura med de samme opplysningene, som man kan rette og bokføre på nytt. Microsoft skriver at dette gjelder ubetalte salgsfakturaer som ikke er fullt levert. I alle andre tilfeller anbefales en korrigerende kreditnota.

Hva Learn sier om service

For service beskriver Learn en annen mekanisme. Under overskriften om å rette feil i servicefakturaer står det at man kan slette servicefakturaer som har tilknyttede serviceposter. Slettingen bokfører en korrigerende servicepost og gjenoppretter fakturadato og periode i kontrakten, slik at man kan opprette fakturaen på nytt.

Teksten står i avsnittet om fakturering av servicekontrakter. Vi tolker den derfor som en løsning for kontraktfakturaer. Vi har ikke funnet en Correct- eller Cancel-handling på en bokført servicefaktura som tilsvarer salgsfakturaens.

Begrensninger ved sletting

Man kan tilbakeføre flere fakturaer, men må gjøre det i rekkefølge, fra den siste fakturaen. Man kan ikke slette en servicefaktura hvis opplysninger som faktureringsperiode eller feltet Prepaid er endret på servicekontrakten i etterkant. Slett derfor fakturaene før dere endrer kontrakten.

Korrigering i praksis

Hvis servicefakturaen er bokført og ikke kommer fra en kontrakt, er den normale veien en servicekreditnota og en ny servicefaktura. Det er to dokumenter og en manuell prosess, men sporbarheten er god: revisor kan se både den opprinnelige fakturaen, kreditnotaen og den nye fakturaen.

Bokfør en servicekreditnota med samme linjer som fakturaen, slik at fakturaens verdi nulles.
Opprett en ny servicefaktura med riktige opplysninger.
Gjør opp kreditnotaen mot den opprinnelige fakturaen på kundepostene, slik at kunden ikke ser en åpen saldo.
Sjekk servicekontrakten hvis fakturaen kom derfra, slik at neste faktureringsdato fortsatt er riktig.

Før dere velger vei

Spør først: Er fakturaen sendt til kunden? Er den betalt? Er den en del av en kontrakt? Svarene avgjør om en sletting er mulig, eller om det må være en kreditnota. Test alltid fremgangsmåten på en kopi av dataene før dere bruker den på ekte fakturaer, og få revisors aksept av rutinen deres.

Tall og tidslinje

Korrigeringer på servicefakturaer oppstår ofte ved periodeavslutning, fordi timer, reservedeler eller priser først blir kontrollert da. Jo tidligere en feil fanges, jo færre dokumenter er involvert. Vurder å la en kollega kontrollere servicefakturaer før de bokføres, hvis det ofte rettes. Test av en korrigering i et sandbox-miljø viser også om oppsettet av kontrakter og bokføringsgrupper gir postene dere forventer.

Eksempel

En faktura er bokført med feil timepris. Fakturaen er sendt, men ikke betalt, og den stammer fra en serviceordre. Her er en kreditnota og en ny faktura den sikre veien. Fakturaen krediteres i full størrelse, og en ny faktura opprettes med riktig pris. Kreditnotaen utlignes mot den opprinnelige fakturaen, slik at kunden bare skal betale den nye fakturaen.

Ideen på listen vår

Ideen om å kunne rette bokførte servicefakturaer har 159 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.