Een geboekte servicefactuur corrigeren

Zo werken Correct en Cancel bij verkoop

Op een geboekte verkoopfactuur maakt en boekt Cancel automatisch een corrigerende creditnota die de factuur opheft. Correct annuleert de factuur en maakt tegelijk een nieuwe verkoopfactuur met dezelfde gegevens, die u kunt corrigeren en opnieuw boeken. Microsoft schrijft dat dit geldt voor onbetaalde verkoopfacturen die niet volledig zijn geleverd. In alle andere gevallen wordt een corrigerende creditnota aanbevolen.

Wat Learn zegt over service

Voor service beschrijft Learn een ander mechanisme. Onder de kop over het herstellen van fouten in servicefacturen staat dat u servicefacturen kunt verwijderen die gekoppelde serviceposten hebben. Het verwijderen boekt een corrigerende servicepost en herstelt factuurdatum en periode in het contract, zodat u de factuur opnieuw kunt aanmaken.

De tekst staat in het gedeelte over het factureren van servicecontracten. Wij lezen hem daarom als een oplossing voor contractfacturen. We hebben geen actie Correct of Cancel gevonden op een geboekte servicefactuur die overeenkomt met die van de verkoopfactuur.

Beperkingen bij verwijderen

U kunt meerdere facturen terugdraaien, maar u moet dat in volgorde doen, te beginnen bij de meest recente factuur. U kunt een servicefactuur niet verwijderen als gegevens zoals factureringsperiode of het veld Prepaid daarna op het servicecontract zijn gewijzigd. Verwijder de facturen daarom voordat u het contract wijzigt.

Corrigeren in de praktijk

Is de servicefactuur geboekt en niet afkomstig van een contract, dan is de normale weg een servicecreditnota en een nieuwe servicefactuur. Dat zijn twee documenten en een handmatig proces, maar de traceerbaarheid is goed: de accountant ziet zowel de oorspronkelijke factuur, de creditnota als de nieuwe factuur.

• Boek een servicecreditnota met dezelfde regels als de factuur, zodat de waarde van de factuur op nul wordt gezet.
• Maak een nieuwe servicefactuur aan met de juiste gegevens.
• Letter de creditnota af tegen de oorspronkelijke factuur op de debiteurenposten, zodat de klant geen openstaand saldo ziet.
• Controleer het servicecontract als de factuur daar vandaan kwam, zodat de volgende factureringsdatum nog klopt.

Voordat u een weg kiest

Vraag eerst: is de factuur naar de klant verstuurd? Is hij betaald? Maakt hij deel uit van een contract? De antwoorden bepalen of verwijderen mogelijk is of dat het een creditnota moet worden. Test de werkwijze altijd op een kopie van de gegevens voordat u hem op echte facturen gebruikt en laat de accountant uw routine accepteren.

Cijfers en tijdlijn

Correcties op servicefacturen ontstaan vaak bij de periodeafsluiting, omdat uren, reserveonderdelen of prijzen pas dan worden gecontroleerd. Hoe eerder een fout wordt gevonden, hoe minder documenten erbij betrokken zijn. Overweeg een collega servicefacturen te laten controleren voordat ze worden geboekt als er vaak wordt gecorrigeerd. Het testen van een correctie in een sandbox-omgeving laat ook zien of uw inrichting van contracten en boekingsgroepen de posten oplevert die u verwacht.

Voorbeeld

Een factuur is geboekt met een verkeerd uurtarief. De factuur is verstuurd, maar niet betaald, en komt voort uit een serviceorder. Hier zijn een creditnota en een nieuwe factuur de veilige weg. De factuur wordt voor het volledige bedrag gecrediteerd en een nieuwe factuur wordt aangemaakt met de juiste prijs. De creditnota wordt afgeletterd tegen de oorspronkelijke factuur, zodat de klant alleen de nieuwe factuur hoeft te betalen.

Het idee op onze lijst

Het idee om geboekte servicefacturen te kunnen corrigeren heeft 159 stemmen bij Microsoft. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.