Rätt mottagare och ämnesfält på fakturamejl

Fakturamejlet går till en kontaktperson som inte betalar räkningar, och ämnesfältet är detsamma för alla. Business Central kan mer än många tror, men inte allt. Artikeln förklarar hur mottagare och mejltext styrs i standard, med dokumentlayouter per kund och sändningsprofiler, och var man får acceptera att ämnesfältet inte kan styras på samma sätt. Du får också en testfaktura som avslöjar vad som händer i er uppsättning.

Vad systemet föreslår

När du skickar en bokförd faktura som e-post öppnar Business Central enligt Microsoft Learn sidan Send Email. Fältet Till har som utgångspunkt kundens e-postadress, och ämnet har som utgångspunkt kundens namn och fakturanumret. Du kan skriva om båda fälten innan du skickar.

Learn säger inte om adressen kommer från den kund som ska faktureras eller från den kund som har beställt varan. Kontrollera det själv med en testfaktura där de två kunderna är olika.

Det här är värt att känna till eftersom många problem med fel mottagare beror på att man tror att systemet väljer adressen efter en enda regel, medan det i praktiken beror på uppsättningen.

Dokumentlayouter per kund och leverantör

Det viktigaste verktyget är åtgärden Document Layouts på kund- och leverantörskortet. För varje användning, till exempel faktura eller påminnelse, kan du ange en eller flera e-postadresser. Du kan välja dem bland de kontakter som är registrerade på kunden eller skriva in dem. Adresser avgränsas med semikolon och utan mellanslag.

Då kan fakturor gå till kundens ekonomiavdelning, orderbekräftelser till inköparen och påminnelser till en tredje person. Du kan också välja olika layouter för mejltext och bifogad fil.

Kom ihåg att underhålla adresserna när kontaktpersoner byter jobb. En felaktig adress i en dokumentlayout är svårare att upptäcka än en felaktig adress på kundkortet.

Mejltext, profiler och avsändare

För mejltexten kan du använda en Word-layout. På sidan Report Selection - Sales markerar du att layouten används som mejltext. Den kan innehålla hälsning och uppgifter från dokumentet. Learn skriver att layouten måste vara en Word-fil, inte RDLC.

Finns det flera språk eller företag kan du skapa flera layouter och koppla dem till rätt kunder.

Sändningsprofilen avgör om dokumentet skickas som e-post eller som elektroniskt dokument och om sidan Send Email öppnas. Sätts den till Yes (Prompt for Settings) kan du ändra mottagare och ämne varje gång.

Avsändaradressen styrs via e-postscenarier. Man kan låta säljdokument gå från ett konto och inköpsdokument från ett annat. Med SMTP-anslutningen kan man använda Send As eller Send on Behalf och visa en adress som noreply.

Ämnesfältet

Vi hittade ingen standardinställning för att bygga ämnet dynamiskt av fält från dokumentet. Idén Dynamic Subject for Email har ungefär 159 röster på Microsofts idéportal, och en idé om att använda kunden som ska faktureras har ungefär 149. Så länge det inte finns kan man ändra ämnet manuellt när sidan öppnas eller lägga de viktiga uppgifterna i mejltexten.

Om ämnet är viktigt för kundens bokföring, lägg till fakturanumret i mejltexten och kom överens med kunden om hur de vill ha det.

Testa det innan ni litar på det

Skapa två kunder i en sandlåda: en beställare och en betalare med olika e-postadresser. Skapa en försäljningsorder med beställaren som kund och betalaren som faktureringskund. Bokför och skicka. Se vilken adress som står i mottagarfältet och vilket ämne mejlet har.

Upprepa med och utan dokumentlayout på kundkortet. Då vet ni vad som gäller när båda är satta. Skriv ner resultatet åt den som ska underhålla uppsättningen.

Checklista och idé

Skapa en sändningsprofil och koppla den till kunderna.
Lägg ekonomikontaktens e-postadress i Document Layouts för faktura.
Testa med en faktura där kund och faktureringskund är olika.
Smart Email Rules är en idé på vår lista över möjliga appar som vi överväger. Den kan inte laddas ner eller köpas i dag.