Riktig mottaker og emnefelt på fakturaer sendt som e-post

Faktura-e-posten går til en kontaktperson som ikke betaler regninger, og emnefeltet er det samme for alle. Business Central kan mer enn mange tror, men ikke alt. Artikkelen forklarer hvordan mottaker og e-posttekst styres i standard, med dokumentlayout per kunde og sendingsprofiler, og hvor man må akseptere at emnefeltet ikke kan styres på samme måte. Du får også en testfaktura som avslører hva som skjer i oppsettet deres.

Hva systemet foreslår

Når du sender en bokført faktura som e-post, åpner Business Central ifølge Microsoft Learn siden Send Email. Til-feltet har som utgangspunkt kundens e-postadresse, og emnet har som utgangspunkt kundens navn og fakturanummeret. Du kan skrive om begge feltene før du sender.

Learn sier ikke om adressen kommer fra kunden som skal faktureres, eller fra kunden som har bestilt varen. Sjekk det selv med en testfaktura der de to kundene er ulike.

Dette er verdt å kjenne til, fordi mange problemer med feil mottakere skyldes at man tror systemet velger adressen etter én regel, mens det i praksis avhenger av oppsettet.

Dokumentlayout per kunde og leverandør

Det viktigste verktøyet er handlingen Document Layouts på kunde- og leverandørkortet. For hver bruk, for eksempel faktura eller purring, kan du angi én eller flere e-postadresser. Du kan velge dem blant kontaktene som er registrert på kunden, eller skrive dem inn. Adresser skilles med semikolon og uten mellomrom.

Da kan fakturaer gå til kundens regnskapsavdeling, ordrebekreftelser til innkjøperen og purringer til en tredje person. Du kan også velge ulike layouter for e-posttekst og vedlagt fil.

Husk å vedlikeholde adressene når kontaktpersoner bytter jobb. En feil adresse i et dokumentlayout er vanskeligere å oppdage enn en feil adresse på kundekortet.

E-posttekst, profiler og avsender

Til e-postteksten kan du bruke et Word-layout. På siden Report Selection - Sales markerer du at layoutet brukes som e-posttekst. Det kan inneholde hilsen og opplysninger fra dokumentet. Learn skriver at layoutet må være en Word-fil, ikke RDLC.

Er det flere språk eller virksomheter, kan du lage flere layouter og knytte dem til de aktuelle kundene.

Sendingsprofilen bestemmer om dokumentet sendes som e-post eller som elektronisk dokument, og om siden Send Email åpnes. Settes den til Yes (Prompt for Settings), kan du rette mottaker og emne hver gang.

Avsenderadressen styres via e-postscenarioer. Man kan la salgsdokumenter gå fra én konto og innkjøpsdokumenter fra en annen. Med SMTP-konnektoren kan man bruke Send as eller Send on Behalf og vise en adresse som noreply.

Emnefeltet

Vi fant ingen standardinnstilling for å bygge emnet dynamisk av felt fra dokumentet. Ideen Dynamic Subject for Email har omtrent 159 stemmer på Microsofts ideportal, og en idé om å bruke kunden som skal faktureres, har omtrent 149. Så lenge det ikke finnes, kan man rette emnet manuelt når siden åpnes, eller legge de viktige opplysningene i e-postteksten.

Hvis emnet er viktig for kundens regnskap, legg til fakturanummeret i e-postteksten, og avtal med kunden hvordan de vil ha det.

Test det før dere stoler på det

Opprett to kunder i en sandkasse: en bestiller og en betaler med ulike e-postadresser. Opprett en salgsordre med bestilleren som kunde og betaleren som faktureringskunde. Bokfør og send. Se hvilken adresse som står i mottakerfeltet, og hvilket emne e-posten har.

Gjenta med og uten dokumentlayout på kundekortet. Da vet dere hva som vinner når begge deler er satt. Skriv ned resultatet til den som skal vedlikeholde oppsettet.

Sjekkliste og idé

Opprett en sendingsprofil og knytt den til kundene.
Legg regnskapskontaktens e-post inn i Document Layouts for faktura.
Test med en faktura der kunde og faktureringskunde er ulike.
Smart Email Rules er en idé på listen vår over mulige apper som vi vurderer. Den kan ikke lastes ned eller kjøpes i dag.