Właściwy odbiorca i pole tematu w e-mailach z fakturami

E-mail z fakturą trafia do osoby kontaktowej, która nie płaci rachunków, a pole tematu jest takie samo dla wszystkich. Business Central potrafi więcej, niż wielu myśli, ale nie wszystko. Artykuł wyjaśnia, jak w standardzie steruje się odbiorcą i treścią e-maila przez układy dokumentów dla klienta i profile wysyłania oraz gdzie trzeba zaakceptować, że pola tematu nie da się kontrolować tak samo. Dostajesz też fakturę testową, która pokazuje, co dzieje się w Waszej konfiguracji.

Co proponuje system

Gdy wysyłasz zaksięgowaną fakturę jako e-mail, Business Central według Microsoft Learn otwiera stronę Send Email. Pole Do ma domyślnie adres e-mail klienta, a temat domyślnie zawiera nazwę klienta i numer faktury. Możesz przepisać oba pola przed wysłaniem.

Learn nie mówi, czy adres pochodzi od klienta, który ma być zafakturowany, czy od klienta, który zamówił towar. Sprawdźcie to sami na fakturze testowej, na której obaj klienci są różni.

Warto o tym wiedzieć, bo wiele problemów z błędnymi odbiorcami bierze się stąd, że ktoś zakłada, że system wybiera adres według jednej reguły, podczas gdy w praktyce zależy to od konfiguracji.

Układy dokumentów dla klienta i dostawcy

Najważniejszym narzędziem jest akcja Document Layouts na karcie klienta i dostawcy. Dla każdego zastosowania, na przykład faktury albo monitu, możesz podać jeden lub kilka adresów e-mail. Możesz je wybrać spośród kontaktów zarejestrowanych przy kliencie albo wpisać. Adresy rozdziela się średnikiem i bez spacji.

Dzięki temu faktury mogą trafiać do działu księgowości klienta, potwierdzenia zamówień do zaopatrzeniowca, a monity do trzeciej osoby. Możesz też wybrać różne układy treści e-maila i załącznika.

Pamiętaj o aktualizowaniu adresów, gdy osoby kontaktowe zmieniają pracę. Błędny adres w układzie dokumentu trudniej wykryć niż błędny adres na karcie klienta.

Treść e-maila, profile i nadawca

Do treści e-maila możesz użyć układu Word. Na stronie Report Selection dla sprzedaży zaznaczasz, że układ jest używany jako treść e-maila. Może zawierać pozdrowienie i informacje z dokumentu. Learn pisze, że układ musi być plikiem Word, nie RDLC.

Jeśli jest kilka języków lub firm, możesz zrobić kilka układów i powiązać je z odpowiednimi klientami.

Profil wysyłania określa, czy dokument jest wysyłany jako e-mail czy jako dokument elektroniczny i czy otwiera się strona Send Email. Jeśli ustawisz go na Tak (pytaj o ustawienia), możesz za każdym razem poprawić odbiorcę i temat.

Adres nadawcy ustawia się przez scenariusze e-mail. Można ustawić, żeby dokumenty sprzedaży wychodziły z jednego konta, a dokumenty zakupu z innego. Z łącznikiem SMTP można używać Send As lub Send on Behalf i pokazywać adres typu noreply.

Pole tematu

Nie znaleźliśmy standardowego ustawienia, które pozwalałoby budować temat dynamicznie z pól dokumentu. Pomysł Dynamic Subject for Email ma około 159 głosów na portalu pomysłów Microsoftu, a pomysł użycia klienta, który ma być zafakturowany, około 149. Dopóki to nie istnieje, można poprawiać temat ręcznie, gdy strona się otwiera, albo umieścić ważne informacje w treści e-maila.

Jeśli temat jest ważny dla księgowości klienta, dodaj numer faktury w treści e-maila i ustal z klientem, jak chce go otrzymywać.

Przetestuj to, zanim na tym zaufasz

Utwórz w sandboxie dwóch klientów: zamawiającego i płatnika z różnymi adresami e-mail. Utwórz zamówienie sprzedaży z zamawiającym jako klientem i płatnikiem jako klientem do zafakturowania. Zaksięguj i wyślij. Zobacz, jaki adres jest w polu odbiorcy i jaki temat ma e-mail.

Powtórz z układem dokumentu na karcie klienta i bez niego. Wtedy wiecie, co wygrywa, gdy ustawione jest jedno i drugie. Zapiszcie wynik dla osoby, która będzie utrzymywać konfigurację.

Lista kontrolna i pomysł

Utwórz profil wysyłania i powiąż go z klientami.
Wpisz adres e-mail osoby od księgowości w Document Layouts dla faktury.
Przetestuj na fakturze, na której klient i klient do zafakturowania są różni.
Smart Email Rules to pomysł na naszej liście możliwych aplikacji, który rozważamy. Nie jest jeszcze dostępny.