Rigtig modtager og emnefelt på fakturamails

Fakturamailen går til en kontaktperson, der ikke betaler regninger, og emnefeltet er det samme for alle. Business Central kan mere, end mange tror, men ikke alt. Artiklen forklarer, hvordan modtager og mailtekst styres i standard, med dokumentlayouts pr. kunde og afsendelsesprofiler, og hvor man må acceptere, at emnefeltet ikke kan styres på samme måde. Du får også en testfaktura, der afslører, hvad der sker i jeres opsætning.

Hvad systemet foreslår

Når du sender en bogført faktura som e-mail, åbner Business Central ifølge Microsoft Learn siden Send e-mail. Til-feltet har som udgangspunkt kundens e-mailadresse, og emnet har som udgangspunkt kundens navn og fakturanummeret. Du kan skrive begge felter om, før du sender.

Learn siger ikke, om adressen kommer fra den kunde, der skal faktureres, eller fra den kunde, der har bestilt varen. Tjek det selv med en testfaktura, hvor de to kunder er forskellige.

Dette er værd at kende, fordi mange problemer med forkerte modtagere skyldes, at man tror, systemet vælger adressen efter én regel, mens det i praksis afhænger af opsætningen.

Dokumentlayouts pr. kunde og leverandør

Det vigtigste værktøj er handlingen Dokumentlayouts på kunde- og leverandørkortet. For hver anvendelse, for eksempel faktura eller rykker, kan du angive en eller flere e-mailadresser. Du kan vælge dem blandt de kontakter, der er registreret på kunden, eller skrive dem ind. Adresser adskilles med semikolon og uden mellemrum.

Så kan fakturaer gå til kundens regnskabsafdeling, ordrebekræftelser til indkøberen og rykkere til en tredje person. Du kan også vælge forskellige layouts for mailtekst og vedhæftet fil.

Husk at vedligeholde adresserne, når kontaktpersoner skifter job. En forkert adresse i et dokumentlayout er sværere at opdage end en forkert adresse på kundekortet.

Mailtekst, profiler og afsender

Til mailteksten kan du bruge et Word-layout. På siden for rapportvalg til salg markerer du, at layoutet bruges som mailtekst. Det kan indeholde hilsen og oplysninger fra dokumentet. Learn skriver, at layoutet skal være en Word-fil, ikke RDLC.

Er der flere sprog eller virksomheder, kan du lave flere layouts og knytte dem til de relevante kunder.

Afsendelsesprofilen bestemmer, om dokumentet sendes som e-mail eller som elektronisk dokument, og om siden Send e-mail åbner. Sættes den til Ja (spørg om indstillinger), kan du rette modtager og emne hver gang.

Afsenderadressen styres via e-mailscenarier. Man kan lade salgsdokumenter gå fra en konto og indkøbsdokumenter fra en anden. Med SMTP-konnektoren kan man bruge Send som eller Send på vegne af og vise en adresse som noreply.

Emnefeltet

Vi fandt ingen standardindstilling til at bygge emnet dynamisk af felter fra dokumentet. Idéen Dynamic Subject for Email har cirka 159 stemmer på Microsofts idéportal, og en idé om at bruge kunden, der skal faktureres, har cirka 149. Så længe det ikke findes, kan man rette emnet manuelt, når siden åbner, eller lægge de vigtige oplysninger i mailteksten.

Hvis emnet er vigtigt for kundens bogholderi, så tilføj fakturanummeret i mailteksten, og aftal med kunden, hvordan de vil have det.

Test det, før I stoler på det

Opret to kunder i en sandkasse: en bestiller og en betaler med forskellige e-mailadresser. Opret en salgsordre med bestilleren som kunde og betaleren som faktureringskunde. Bogfør og send. Se, hvilken adresse der står i modtagerfeltet, og hvilket emne mailen har.

Gentag med og uden dokumentlayout på kundekortet. Så ved I, hvad der vinder, når begge dele er sat. Skriv resultatet ned til den, der skal vedligeholde opsætningen.

Tjekliste og idé

Opret en afsendelsesprofil og knyt den til kunderne.
Læg regnskabskontaktens mail i Dokumentlayouts for faktura.
Test med en faktura, hvor kunde og faktureringskunde er forskellige.
Smart Email Rules er en idé på vores liste over mulige apps, som vi overvejer. Den kan ikke hentes eller købes i dag.